Вопрос
Устав нашей организации утверждается Правительством РФ, соответственно, оригинал документа хранится там, по факту у нас – копия. Но различные организации (БТИ, МОЭК и т.п.) часто запрашивают у нас копию устава, заверенную нашей организацией. Как в таком случае оформляется заверительная надпись?
Отвечает

Вы работаете с удостоверенной копией (возможно, и с нотариальной), на первом листе которой уже должна быть оформлена отметка «Копия», а листы пронумерованы и прошиты. На обороте последнего листа копии должна быть оформлена заверительная надпись со словами, например: «Прошито и пронумеровано 23 (Двадцать три) листа». Эта заверительная надпись должна быть подписана уполномоченным должностным лицом, датирована и удостоверена печатью (как правило, печатью управления делами).

Для создания фактически «копии с копии», что будет вполне законно, учитывая особенности создания вашей организации, необходимо:

  • ксерокопировать все листы копии и оборотную сторону последнего листа с заверительной надписью;
  • в полученной копии с копии устава должно быть на 1 лист больше, т.е. оборот последнего листа оригинала с заверительной надписью станет неотъемлемой частью и самостоятельным листом копии с копии. Далее все делается в обычном и очень надежном порядке:
    • заново нумеруются все полученные листы копии с копии (рядом или чуть сбоку от ранее проставленных номеров);
    • листы копии прошиваются;
    • на верхнем поле первого листа заново проставляется отметка «Копия» (уже штампом вашей организации) – см. Пример 1;
    • на обороте последнего листа копии с копии (на его лицевой стороне будет «первая» откопированная заверительная надпись) на месте сделанного вами сшива листов приклеивается лист бумаги небольшого формата;
    • на нем оформляется заверительная надпись уже вашей организации (см. Пример 2) с подписью уполномоченного должностного лица, датой и печатью вашей организации. Копии устава и других учредительных документов, как правило, удостоверяются подписью первого руководителя (или его уполномоченного заместителя) и печатью организации.
Пример 1. В верхней части лицевой стороны первого листа копии с копии окажется две отметки «Копия» (вторую ставите вы сами)
Пример 2. Заверительная надпись вашей организации на обороте скопированной и прошитой вами копии документа
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Анонимный гость
10.02.2020, 21:03

Добрый день, подскажите, а в каком документе прописано, что нужно ставить слово копия на первом листе?

Рекомендовано для вас

Как в отметке о заверении копии указать дело, у которого нет номера?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов в п. 4.26 сказано: «Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год»).» Но у нас нет номенклатуры дел, и потому на делах просто оформлены наименования и год заведения, но не номера. Нам надо заверить копию документа для ее представления в суд, поэтому важно, чтобы суд принял ее и претензий к заверению не было. За неимением номера дела мы можем оформить заверительную надпись с фразой «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле (наименование дела) за 2020 год»? Такая копия будет иметь юридическую силу?

Изменение в правилах заверения копии?

В пункте 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 есть описание, как должна выглядеть отметка о заверении копии, но нет указания на необходимость проставления штампа или надписи «Копия» в верхнем правом углу, как делали раньше. Означает ли это, что теперь надпись «Копия» ставить не надо? Или все-таки надо, но на какой-то части документов? Тогда где надо ставить и на основании чего?

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как заверить электронную копию бумажного оригинала

Как заверить электронную копию бумажного оригинала? Например, при ее предоставлении по запросу акционера.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как в отметке о заверении копии указать дело, у которого нет номера?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении организационно-распорядительных документов в п. 4.26 сказано: «Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №... за... год»).» Но у нас нет номенклатуры дел, и потому на делах просто оформлены наименования и год заведения, но не номера. Нам надо заверить копию документа для ее представления в суд, поэтому важно, чтобы суд принял ее и претензий к заверению не было. За неимением номера дела мы можем оформить заверительную надпись с фразой «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле (наименование дела) за 2020 год»? Такая копия будет иметь юридическую силу?

Справки, копии и выписки из документов

Каковы назначение и правила оформления справок, выписок и заверенных копий документов? Подробно разобран состав используемых реквизитов, даны образцы оформления.

Как заверить электронную копию бумажного оригинала

Как заверить электронную копию бумажного оригинала? Например, при ее предоставлении по запросу акционера.