Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

С развитием информационных технологий меняются и способы взаимодействия между людьми. Все больше контактов происходит дистанционно с использованием технологических и программных «костылей». Естественно, данная тенденция не обошла и сферу корпоративного взаимодействия. В настоящей статье мы рассмотрим особенности документирования собраний:

• в дистанционном (когда все участники собрания общаются посредством удаленного доступа) и
• смешанном формате (когда только часть участников собрания присутствует на нем дистанционно).

Гражданский кодекс РФ содержит общие нормы, касающиеся порядка ведения совещаний и содержимого протокола собраний органов управления юридических лиц и общественных объединений, но данные положения не являются исчерпывающими. По своей сути это диспозитивные нормы, определяющие общий порядок в отсутствие индивидуального регулирования. Стоит отметить, что специализированные нормы есть практически во всех профильных законодательных актах, регулирующих деятельность юридических лиц различных организационно-правовых форм.

Кроме того, законодатель дает достаточно широкие полномочия по регламентации технической стороны вопроса на локальном уровне. Особенно это касается коллегиальных органов управления, регулирование деятельности которых со стороны законодательства носит минимальный и фрагментарный характер. Так, практически не регламентируется порядок принятия решений советами директоров и иными коллегиальными органами (правлением, дирекцией), не говоря уже о внеуставных органах.

Поэтому, прежде чем составлять протокол, стоит изучить специальное законодательство, устав и локальные нормативные акты того юридического лица, в котором проводится собрание / заседание.

Что говорит закон?

Уже более 10 лет назад, в 2013 году ¹, в Гражданский кодекс РФ была введена глава 9.1 «Решения собраний». Ее введение в законодательство стало продуктом поступательного развития и длительной эволюции этого типа отношений. Предназначенная разрешить клубок противоречий, накопленных за годы, она может служить одним из ярких примеров законодательного ответа на вызовы деловой практики. Более того, законодатель не оставляет эту проблему своим вниманием. Так, в ответ на вызовы ковида получила значительное развитие ² идея о проведении заочных голосований, породив возможность участвовать в заседаниях дистанционно.

Отметим, что возможность заменить проведение заседания (очное голосование) сбором заполненных заранее бюллетеней (заочное голосование) в корпоративном законодательстве России была практически с момента его зарождения. С первых редакций ФЗ «Об ООО» ³ и ФЗ «Об АО» ⁴ в практике была возможность проведения голосования по вопросам повестки дня заочно (опросным путем). Предусматривалась и возможность совмещенного способа принятия решений, когда часть голосов собирается бюллетенями (заочно), а часть – во время заседания (в результате очного голосования).

Однако между заочным голосованием и участием в заседании дистанционно есть одна принципиальная разница. В первом случае это только письменное голосование, т.е. волеизъявление по конкретным вопросам. А во втором – полноценное участие в заседании органа управления, хоть и без нахождения в месте его проведения: начиная с возможности высказаться (если это предусмотрено регламентом) и заканчивая голосованием.

Стоит отметить, что при дистанционном участии есть определенные технические сложности в проведении тайных голосований. А заочное голосование, по нашему мнению, не может быть тайным, поскольку бюллетени для подсчета голосов должны быть идентифицированы – по ним всегда можно определить позицию каждого голосующего.

Для нас в этой ситуации важно понимать, что с точки зрения законодателя нет разницы: проводится заседание путем совместного присутствия всех в месте его проведения, с частичным или полным дистанционным участием. В любом из этих вариантов собрание регулируется одними и теми же нормами права.