Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось.
Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.
Вопрос в тему
Как правильно оформить протокол заседания, если часть членов органа присутствовала дистанционно (посредством телефонной связи), а другая часть – очно в месте проведения заседания?
С развитием информационных технологий меняются и способы взаимодействия между людьми. Все больше контактов происходит дистанционно с использованием технологических и программных «костылей». Естественно, данная тенденция не обошла и сферу корпоративного взаимодействия. В настоящей статье мы рассмотрим особенности документирования собраний:
-
в дистанционном (когда все участники собрания общаются посредством удаленного доступа) и
-
смешанном формате (когда только часть участников собрания присутствует на нем дистанционно).
Гражданский кодекс РФ содержит общие нормы, касающиеся порядка ведения совещаний и содержимого протокола собраний органов управления юридических лиц и общественных объединений, но данные положения не являются исчерпывающими. По своей сути это диспозитивные нормы, определяющие общий порядок в отсутствие индивидуального регулирования. Стоит отметить, что специализированные нормы есть практически во всех профильных законодательных актах, регулирующих деятельность юридических лиц различных организационно-правовых форм.
Кроме того, законодатель дает достаточно широкие полномочия по регламентации технической стороны вопроса на локальном уровне. Особенно это касается коллегиальных органов управления, регулирование деятельности которых со стороны законодательства носит минимальный и фрагментарный характер. Так, практически не регламентируется порядок принятия решений советами директоров и иными коллегиальными органами (правлением, дирекцией), не говоря уже о внеуставных органах.
Поэтому, прежде чем составлять протокол, стоит изучить специальное законодательство, устав и локальные нормативные акты того юридического лица, в котором проводится собрание / заседание.
Что говорит закон?
Уже более 10 лет назад, в 2013 году 1, в Гражданский кодекс РФ была введена глава 9.1 «Решения собраний». Ее введение в законодательство стало продуктом поступательного развития и длительной эволюции этого типа отношений. Предназначенная разрешить клубок противоречий, накопленных за годы, она может служить одним из ярких примеров законодательного ответа на вызовы деловой практики. Более того, законодатель не оставляет эту проблему своим вниманием. Так, в ответ на вызовы ковида получила значительное развитие 2 идея о проведении заочных голосований, породив возможность участвовать в заседаниях дистанционно.
Фрагмент документа
Абзац 2 п. 1 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ
Члены гражданско-правового сообщества могут участвовать в заседании дистанционно с помощью электронных либо иных технических средств, если при этом используются любые способы, позволяющие достоверно установить лицо, принимающее участие в заседании, участвовать ему в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать. Такие возможность и способы могут быть установлены законом, единогласным решением участников гражданско-правового сообщества или уставом юридического лица.
Отметим, что возможность заменить проведение заседания (очное голосование) сбором заполненных заранее бюллетеней (заочное голосование) в корпоративном законодательстве России была практически с момента его зарождения. С первых редакций ФЗ «Об ООО» 3 и ФЗ «Об АО» 4 в практике была возможность проведения голосования по вопросам повестки дня заочно (опросным путем). Предусматривалась и возможность совмещенного способа принятия решений, когда часть голосов собирается бюллетенями (заочно), а часть – во время заседания (в результате очного голосования).
Однако между заочным голосованием и участием в заседании дистанционно есть одна принципиальная разница. В первом случае это только письменное голосование, т.е. волеизъявление по конкретным вопросам. А во втором – полноценное участие в заседании органа управления, хоть и без нахождения в месте его проведения: начиная с возможности высказаться (если это предусмотрено регламентом) и заканчивая голосованием.
Стоит отметить, что при дистанционном участии есть определенные технические сложности в проведении тайных голосований. А заочное голосование, по нашему мнению, не может быть тайным, поскольку бюллетени для подсчета голосов должны быть идентифицированы – по ним всегда можно определить позицию каждого голосующего.
Для нас в этой ситуации важно понимать, что с точки зрения законодателя нет разницы: проводится заседание путем совместного присутствия всех в месте его проведения, с частичным или полным дистанционным участием. В любом из этих вариантов собрание регулируется одними и теми же нормами права.
В документах надо правильно использовать терминологию:
-
заседание подразумевает очную форму собрания;
-
дистанционное заседание – оно тоже очное и тоже путем совместного присутствия, просто способ присутствия дистанционный;
-
заочное голосование происходит без заседания – бюллетенями;
-
участник общества (например, ООО, АО) – это человек или юрлицо, которое обладает правом голоса через владение долями / акциями / паями участия в данном обществе;
- а учредитель общества – это человек или юрлицо, которое учредило организацию, т.е. стало ее участником (акционером) в момент создания организации и обладает долей в уставном капитале. Если учреждали организацию сразу несколько лиц, то их можно называть соучредителями;
- для АО обычно используют термин акционер – владелец акций этого АО;
-
участник заседания / собрания – тот, кто принимает участие в работе коллегиального органа и имеет на нем право голоса (например, акционер в общем собрании акционеров или директор по PR в заседании дирекции АО). Однако на заседании могут присутствовать и иные лица – они называются приглашенными и участвовать в принятии решений не могут.
