Показали, как можно разместить в документе крупную таблицу, чтобы ее было удобно читать: когда она слишком длинная и продолжается на нескольких страницах либо умещается на одной; когда она не длинная, но очень широкая, ее тоже можно переносить; как разворот текста «в шапке» таблицы и использование сокращений экономит место. Как указывать название и номер таблицы. Как формулировать наименования граф (заголовки и подзаголовки), обозначать единицы измерения. Как вносить числовые данные, повторяющиеся значения, как выравнивать содержимое ячеек и др.
Особенности оформления трафаретного текста в документе и анкеты мы тоже проиллюстрировали примерами.
Текст-трафарет
Трафаретный текст – форма представления унифицированного грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.
Трафаретные тексты используются в управленческой деятельности в типовых повторяющихся ситуациях. Текст-трафарет содержит готовые предложения или части предложений, передающие ту часть информации, которая является неизменной, постоянной для данной ситуации. Постоянная часть трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения в предусмотренные места трафаретного текста. Как правило, предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации, переменная информация помещается после нее, но всегда переменная информация должна быть грамматически согласована с постоянной. Под зонами заполнения переменной информации можно добавить пояснения в скобках более мелким шрифтом.
При разработке трафаретных текстов должны быть изучены все особенности управленческих ситуаций, дающих повод для составления такого документа. Трафаретный текст удобен тем, что заставляет исполнителя, заполняющего трафарет, указать все обозначенные там аспекты. Например, если вы разработаете трафарет для заявления на отпуск, то при его составлении работник укажет не только то, о чем вспомнит сам (дату начала и длительность желаемого отпуска), но и другие аспекты, важные для работодателя – см. Пример 1.
Пример 1. Заполненный трафарет заявления на отпуск
Пример 2. Зона бланка уведомления (после пунктирной линии), которая заполняется в случае отказа ознакомиться с уведомлением под подпись
Текст-анкета
Анкета – форма представления унифицированного текста, в котором содержится описание определенного объекта по некоторому набору признаков. Текст-анкета строится по принципу «вопрос – ответ».
Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков объекта, а переменной – их конкретные характеристики. Двоеточие после каждого «вопроса», на который надо ответить анкетируемому, не ставится.
Наименования признаков формулируются:
- в виде словосочетания с опорным существительным в именительном падеже, например: «год рождения», «место работы», «должность»;
- словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете ли правительственные награды», «какими языками владеете» и...
