Показали, как можно разместить в документе крупную таблицу, чтобы ее было удобно читать: когда она слишком длинная и продолжается на нескольких страницах либо умещается на одной; когда она не длинная, но очень широкая, ее тоже можно переносить; как разворот текста «в шапке» таблицы и использование сокращений экономит место. Как указывать название и номер таблицы. Как формулировать наименования граф (заголовки и подзаголовки), обозначать единицы измерения. Как вносить числовые данные, повторяющиеся значения, как выравнивать содержимое ячеек и др.
Особенности оформления трафаретного текста в документе и анкеты мы тоже проиллюстрировали примерами.
Трафаретный текст – форма представления унифицированного грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.
Трафаретные тексты используются в управленческой деятельности в типовых повторяющихся ситуациях. Текст-трафарет содержит готовые предложения или части предложений, передающие ту часть информации, которая является неизменной, постоянной для данной ситуации. Постоянная часть трафаретного текста должна быть сформулирована так, чтобы можно было быстро и однозначно выбрать вариант переменной информации для внесения в предусмотренные места трафаретного текста. Как правило, предложение в трафаретном тексте начинается с постоянной информации, переменная информация помещается после нее, но всегда переменная информация должна быть грамматически согласована с постоянной. Под зонами заполнения переменной информации можно добавить пояснения в скобках более мелким шрифтом.
При разработке трафаретных текстов должны быть изучены все особенности управленческих ситуаций, дающих повод для составления такого документа. Трафаретный текст удобен тем, что заставляет исполнителя, заполняющего трафарет, указать все обозначенные там аспекты. Например, если вы разработаете трафарет для заявления на отпуск, то при его составлении работник укажет не только то, о чем вспомнит сам (дату начала и длительность желаемого отпуска), но и другие аспекты, важные для работодателя – см. Пример 1.
Пример 1. Заполненный трафарет заявления на отпуск
Пример 2. Зона бланка уведомления (после пунктирной линии), которая заполняется в случае отказа ознакомиться с уведомлением под подпись
Анкета – форма представления унифицированного текста, в котором содержится описание определенного объекта по некоторому набору признаков. Текст-анкета строится по принципу «вопрос – ответ».
Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков объекта, а переменной – их конкретные характеристики. Двоеточие после каждого «вопроса», на который надо ответить анкетируемому, не ставится.
Наименования признаков формулируются:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Как правильно указывать денежные суммы в договоре (цифрами и словами; с включением НДС и когда сумма НДС не облагается). Как употреблять количественные и порядковые числительные в текстах документов в различных ситуациях (все показываем на примерах). Как правильно писать сокращения, знак «%», указывать диапазон значений, номер телефона и др.
Возник спор с коллегами. При написании периода: 2024 - 2025 годы используется тире (длинная черта) или дефис (короткая черта)? Я за тире, коллеги говорят, что нужен дефис, так как это небольшой временной промежуток. Считают, что если бы было, например, 2024 – 2027 годы, тогда проставлялось бы тире.
Какие должности надо указывать в документах без учета женского рода их обладателя, т.е. всегда в мужском роде?
Можно ли переносить слова в грифе утверждения, в адресате, в заголовке к тексту документа? Может быть где-то зафиксирован запрет на это?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Сначала объясняем правила употребления кавычек в наименовании организации и в текстах документов. А потом приводим примеры из судебной практики, которые наглядно демонстрируют, чем оборачиваются ошибки в кавычках (прежде всего, в названии организации) в договорах, печатях, платежках, вывесках и рекламных текстах, при госзакупках.
Во второй части статьи читайте ответы на следующие вопросы: как оформлять абзацы? надо ли писать в конце письма «С уважением,» и можно ли это делать от руки? в каких документах принято оформлять этикетную рамку? в каких случаях «Вы» и «Ваш» пишется с заглавной буквы, а в каких со строчной? что пишется с заглавной и что со строчной буквы в названиях организаций, праздников и массовых мероприятий? В этих вопросах часто ошибаются исполнители при оформлении текстов документов, поэтому наши наглядные разъяснения с примерами вы можете включить в программу обучения для сотрудников вашей организации, в методички и памятки для них... и для себя :)
Какие должности надо указывать в документах без учета женского рода их обладателя, т.е. всегда в мужском роде?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
