Когда лучше использовать глагол «высылаем», а когда «представляем» или «направляем». Когда в тексте местоимение «Вы» и его производные стоит писать с заглавной буквы, а когда со строчной. Как оформить отметку о наличии приложений. Как правильно адресовать письмо. Как указать исполнителя, с которым можно связаться, если возникнут вопросы. Какие даты могут быть оформлены на письме для фиксации этапов коммуникации.
Показываем примеры оформления отдельных реквизитов для разных ситуаций и целых сопроводительных писем.
Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Основное содержание сопроводительного письма – это информирование корреспондента о высылке ему определенных документов. Текст письма может содержать дополнительную информацию, поясняющую содержание тех материалов, которые составляют приложение к сопроводительному письму, просьбу выполнить какие-либо действия и др.
Специфика текста
Текст сопроводительного письма может начинаться ключевым глаголом:
- «Представляем…» (когда документы направляются в вышестоящую организацию);
- «Направляем…» (в подведомственную организацию);
- «Высылаем…» (в стороннюю «равностоящую» организацию), например:
- «В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…»;
- «В соответствии с договоренностью, достигнутой на выставке… высылаем Вам…»;
- «В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…» и др.
Текст сопроводительного письма может начинаться с обоснования или обозначения цели, например:
- «В соответствии с распоряжением Правительства Москвы от… №… “О…” направляем Вам…»;
- «Согласно заключенному между нашими компаниями договору поставки от… №… высылаем Вам…» и др.
С заглавной или строчной буквы писать местоимение «Вы», «Вам», «Вас» и т.п. в тексте письма? Если оно адресовано конкретному человеку с указанием должности (например, генеральному директору АО «Прогресс» Иванову И.И. или главному инженеру АО «Станколит» Чугункову П.Р.), особенно когда в начале текста еще есть обращение «Уважаемый…», то логично в последующем тексте письма обращаться лично к этому человеку и использовать вариации местоимения «Вы» с заглавной буквы (см. Примеры 1, 5 и 6).
Если же адресуете письмо в организацию или ее структурное подразделение, то логично в тексте использовать местоимение «вы», «вам», «вас» со строчной буквы, обращаясь к коллективу организации / подразделения в целом (см. Пример 2).
Пример 1. Текст сопроводительного письма и отметка о приложении (когда пересылаемые документы названы в тексте)
Пример 2. Текст сопроводительного письма и отметка о приложении (когда пересылаемый документ назван в тексте)
Пример 3. Текст сопроводительного письма, пересылаемые документы перечислены в отметке о приложении
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму (см. Примеры 2 и 4). В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения, пояснения, ограничения и др.
Пример 4. Что нужно сделать с пересылаемым документом, указано в тексте письма
Достаточно часто документы направляются на подпись контрагенту, и отправитель хотел бы их получить обратно подписанными как можно скорее. Тогда можно использовать следующие формулировки:
- «Просим подписать и вернуть в наш адрес один экземпляр акта приема-передачи работ». Если при этом в тексте не указывается, по какому адресу их следует вернуть, контрагент, скорее всего, посмотрит адрес в бланке сопроводительного письма, если иной особый порядок обмена документами не прописан в заключенном сторонами договоре. Но если вы хотите, чтобы...
