Могут ли быть включены в акт на уничтожение документы разных лет? Номенклатуру дел какого года указывать в «шапке» документа? Допускаются ли у дел с одинаковыми заголовками разные индексы в номенклатурах дел?
Заданы правильные вопросы. Конечно, опытом лучших практик является ежегодная экспертиза ценности документов в делопроизводстве по следующему алгоритму: номенклатура дел – описи дел – акты о выделении документов к уничтожению, в которых возможна работа с документами, возникшими в одном и том же году. Но это возможность, т.к. документы / дела имеют разные сроки хранения, которые исчисляются с 1 января календарного года, следующего за годом исполнения, этот календарный год будет являться условно единым годом, в котором проводится экспертиза ценности документов. Таким образом, и в описи дел, и в акты о выделении документов к уничтожению могут вноситься документы сразу за несколько лет.
Обратите внимание на рекомендуемую форму акта о выделении архивных документов к уничтожению (приложение № 3 1 к Правилам 2023 г. 2) и сравните с...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Можно ли в 2025 году уничтожить документы за 2023 год, срок хранения которых 1 год?
Штраф за неуничтожение в заданные сроки персональных данных для организации сейчас доходит до 500 000 руб., и Госдума рассматривает законопроект о его увеличении в несколько раз! Поэтому давайте разберемся, в каких ситуациях, в какие сроки надо уничтожать персданные, как это документально подтвердить, сколько потом хранить такие доказательства. Правила документирования установлены Роскомнадзором – объясняем, что он требует. Показываем образцы приказа о создании комиссии, акта об уничтожении персданных, уведомления работника об уничтожении персональных данных, которые использовались неправомерно. Предлагаем формулировки для ЛНА о порядке уничтожения таких конфиденциальных сведений, для договоров об обязательстве контрагента уничтожить передаваемые ему персданные.
Необходимо списать документы из библиотечного фонда технической библиотеки организации. Есть постоянно действующая экспертная комиссия по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности всех подразделений предприятия. Возможно ли издать приказ, который утвердит временную экспертную комиссию по экспертизе ценности документов библиотечного фонда ввиду его специфики?
Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Какую утвержденную форму акта о выделении документов к уничтожению следует использовать, как ее адаптировать для нужд делопроизводства (когда документы уничтожаются в подразделениях до передачи в архив). Когда планируемые сроки хранения в номенклатуре дел будут отличаться от сроков в акте, по которым документы реально будут уничтожаться. Как в акте можно отразить «старые» сроки хранения и индексы дел по номенклатуре и «новые» сроки по актуальному Перечню документов. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
