Работа курьера в канцелярии

Особенность работы курьера в том, что его загруженность в большой степени зависит от других сотрудников. Непосредственному начальнику курьера нужно быть готовым, с одной стороны, занять работника во время простоев, а с другой – помочь ему выстроить приоритеты и не идти на поводу у коллег, которые так и норовят отправить курьера по своим личным или околослужебным делам. Как соблюсти этот баланс? Какие формы заявок на доставку вам помогут? Как принять на работу и занять курьера? Как составить ему инструкцию? Даем ответы на все эти вопросы.

Когда в компании появляется курьер?

Не всем организациям необходимы штатные курьеры. Потребность в них возникает, если:

компания ведет активную офлайн-переписку;
доставлять некоторые документы приходится исполнителям, секретарям или водителям;
существует еще и третий фактор: если часто нужно отправлять кого-то с мелким поручением. Например, забрать рекламные материалы из агентства, купить букет для поздравления министра, отвезти каталоги и образцы продукции потенциальному клиенту…

Чем чаще возникают такие потребности, тем быстрее в компании появляется «специальный» работник. Хотя основной его задачей все-таки является доставка корреспонденции.

До коллег нужно донести, что появление в канцелярии курьера совсем не означает, что письма теперь будут волшебным образом материализовываться у адресатов в удобное для отправителя время. Чтобы работа курьера была эффективной, он должен работать системно. Приведем перечень основных функций, которые можно поручить курьеру:

доставка корреспонденции нарочным способом;
выполнение мелких поручений за пределами офиса;
подготовка к отправке почтовой корреспонденции (регистрация, фальцовка, конвертирование, создание реестров);
отправка документов по почте, если у компании не заключен договор на корпоративное обслуживание с «Почтой России» или другой курьерской службой;
отслеживание почтовых уведомлений о доставке писем, подшивание их в дело, обработка «возвратных» писем;
составление заявок на конверты и почтовые бланки;
передача документов внутри компании.

Отслеживаем: что и когда, откуда и куда

О выполнении своей работы курьер должен отчитаться.

Если он доставляет документы лично получателю, то это всегда исходящее письмо с визовым экземпляром (или комплект документов с сопроводительным письмом в 2 экз., в котором указан состав направляемых «ценностей» обычно в списке приложений, – см. Примеры 1 и 2).

На этом экземпляре отправителя принимающая организация ставит отметку о приеме – по общим делопроизводственным правилам это только входящий номер с датой, он проставляется полностью от руки либо с использованием штампа (см. отметки «1» в Примерах 1 и 2). Данный экземпляр затем подшивается в дело организации-отправителя.

Пример 1. Фрагмент сопроводительного письма (наименование приложения указано в тексте письма, остальные сведения в отметке о наличии приложения)

Пример 2. Фрагмент сопроводительного письма (наименования приложений указаны в отметке об их наличии)

Имейте в виду, что если при проставлении входящего номера на экземпляре, который вам вернули, данная корреспонденция потом не будет зарегистрирована в журнале получателя, то доказать (например, в суде) факт и дату получения адресатом этого документа будет сложно. У получателя будет возможность «пойти в отказ»! Поэтому юристы в конфликтных ситуациях рекомендуют, чтобы курьер просил адресата добавить в отметку о получении больше конкретики (см. цифру «2» в Примере 2):

кто получил (с указанием Ф.И.О. и полной должности с наименованием организации),
когда получил,
и расписаться в этом.

Но как раз в конфликтной сутуации курьеру в выполнении такой просьбы могут и отказать. Поэтому если время позволяет, то в таких случаях документ лучше направлять по почте заказным отправлением с уведомлением о вручении.

Если курьером выполняется поручение, то, как правило, есть отчетный документ, например, чек или квитанция об оплате товара / работ / услуг.

Нельзя позволять коллегам беспорядочно «гонять» курьера. Он такой же работник, как и все остальные: имеет очерченный круг обязанностей и подчиняется конкретным должностным лицам – своему непосредственному руководителю и генеральному директору компании. Только они могут отправить курьера с поручением вне очереди (так что объяснять наисрочнейшесть неожиданно возникшей поездки придется им, а не курьеру). Сотрудники должны знать – если курьер в офисе, это совсем не означает, что ему нечего делать. Курьер имеет и другие обязанности в канцелярии, так что...