Экономика использования упаковки для почтовых отправлений

Мы редко задумываемся над таким прозаическим вопросом, как отправка письменной корреспонденции. Казалось бы, что может быть проще – положить письмо в конверт. Однако использование неподходящей упаковки для почтовых отправлений снижает качество и скорость работы с документами, повышает расходы. В свою очередь, грамотно подобранная упаковка позволяет экономить деньги и значительно облегчает труд работников службы ДОУ¹:

• сокращает временные затраты на конвертование документов,
• надежно обеспечивает сохранность вложения,
• предотвращает возвраты отправлений при их сдаче к пересылке в организации почтовой связи,
• облегчает розыск отправленных писем.

Упаковка для почтовых отправлений может также выполнять имиджевую функцию. Некоторые организации, стремясь подчеркнуть собственный статус и экономическую состоятельность:

• используют упаковку из плотной бумаги формата А4, не предполагающую фальцовку (сгиб) документа;
• наносят на конверты типографским способом не только адрес отправителя, но и цветной логотип.

В официальных документах нам удалось найти следующие термины:

• «упаковка» – материалы и компоненты, используемые при любых упаковочных операциях для упаковки, хранения и защиты готовых изделий или материалов во время транспортировки (письмо ФТС РФ от 31.03.2008 № 18-12/12016 «О направлении Обзора правоприменительной практики»);
• в Генеральных условиях оказания услуг акционерного общества «Почта России» (№ 1-24-ТФДд)² встречается близкое понятие «упаковочный материал» – это материал внешней упаковки, используемый с целью обеспечения сохранности почтовых отправлений при пересылке;
• в Правилах оказания услуг почтовой связи (утв. приказом Минцифры России от 17.04.2023 № 382³) кроме термина «упаковка» упоминается еще «оболочка простого или заказного почтового отправления».

В Федеральном законе от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи»⁴ говорится о праве отправителя самостоятельно выбирать упаковку для почтового отправления, а также о действиях в случае обнаружения почтовых отправлений с неисправной упаковкой.

Некоторые из упомянутых выше актов содержат требования к упаковке.

В соответствии с Почтовыми правилами упаковка должна исключать «возможность повреждения вложения при обработке и пересылке, доступа к нему без нарушения оболочки, порчи других отправлений и причинения вреда имуществу и работникам почтовой связи».

Эти положения зафиксированы и в Генеральных условиях. В них же установлен запрет на повторное использование упаковки, имеющей следы ее предыдущей обработки или использования, вскрытия и т.п. Кроме того, упаковка запрещена к использованию, если есть «маркировка, свидетельствующая об опасности или токсичности вложения».

Особое внимание упаковке почтовых отправлений уделено в письме Федеральной антимонопольной службы РФ от 16.04.2012 № ИА/11654 «О качестве услуг почтовой связи». В нем косвенно говорится, что упаковка (оболочка) почтового отправления может служить доказательством предоставления услуг почтовой связи ненадлежащего качества, а также несвоевременной доставки корреспонденции адресату. При предъявлении претензии оператору почтовой связи среди прочих реквизитов указывается и вид упаковки.

Виды упаковки для почтовых отправлений

Видовой состав упаковки для почтовых отправлений законодательно не установлен. Однако 176-ФЗ и Почтовые правила упоминают одну из ее разновидностей – конверт.

В соответствии с ГОСТ Р 51506-99 «Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта от 23.12.1999 № 691-ст) конверт – это плоская прямо-угольная оболочка из бумаги или другого подобного материала, закрываемая липким или самоклеющимся клапаном, расположенным вдоль одной из ее сторон.

ГОСТ Р 51506-99 устанавливает ряд классификационных признаков для конвертов:

• размер,
• наличие окна,
• месторасположение закрывающего клапана,
• наличие указаний, разъясняющих место и порядок написания адресной информации,
• территория хождения,
• вид оформления лицевой стороны.

Классификационные критерии конвертов могут сочетаться в различных комбинациях. В ГОСТ Р 51506-99 также упоминаются требования к сырью, из которого выпускаются конверты: бумага или бумагоподобные материалы. В зависимости от размера конверта для изготовления разрешено применение офсетной, этикеточной, обложечной или оберточной бумаги массой до 140г/м², с установленными показателями гладкости и белизны. Кроме того, допускается использование цветной однотонной бумаги, окрашенной в светлые тона.

По размеру ГОСТ Р 51506-99 выделяет несколько видов конвертов. В зависимости от высоты и длины каждому из них присвоено наименование в соответствии с международными стандартами:

Если у конверта есть окно, то к наименованию прибавляется соответствующее обозначение через косую черту «/O». Такая разновидность конверта упоминается также в Почтовых правилах – «конверт с прозрачным адресным окном».

Клапан конверта может располагаться сбоку (по короткой стороне) либо сверху (по длинной стороне). На практике конверты отличаются не только по месту расположения клапана, но и по его форме (треугольный или прямоугольный) и способу запечатывания (стрип, декстрин).

На конверте могут быть оформлены ограничительные метки для указания почтовых адресов отправителя и получателя письменной корреспонденции (как трафарет для вписывания текста). Но есть и абсолютно «чистые» конверты, которые незаменимы при автоматизированной подготовке печати адресов.

Особенно интересен такой критерий, как оформление лицевой стороны. Согласно ГОСТ Р 51506-99 по данному признаку выделяют 4 вида конвертов:

• простой маркированный;
• простой немаркированный;
• иллюстрированный маркированный;
• иллюстрированный немаркированный.

На основании этого критерия по правилам бухгалтерского учета конверты делятся на 2 категории:

• канцелярские товары и
• денежные документы – к ним относятся маркированные конверты.

Маркированный конверт – это вид упаковки, на которую типографским способом нанесены государственные знаки почтовой оплаты (почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи).

Каждому виду почтового отправления на маркированном конверте соответствует «своя» латинская литера. Она указывает на стоимость, предельный вес и категорию почтового отправления – см. Таблицу 2.

Использование маркированных конвертов позволяет отказаться от дополнительных почтовых услуг – нанесения оттиска франкировальной машины, наклейки адресного стикера или с оттиском государственных знаков почтовой оплаты. Для службы ДОУ маркированный конверт – это «палочка-выручалочка», которая позволяет продолжать отправку документов при условии полного освоения лимитов денежных средств, выделенных на почтовую отправку корреспонденции, при незавершившемся финансовом годе.

Кроме классических конвертов для упаковки почтовых отправлений часто используются почтовые пакеты. В отличие от конвертов размеры и материалы, используемые для их производства, не регламентированы. Почтовый пакет используется для отправки писем, бандеролей. Он изготавливается из бумаги или полиэтилена, может иметь боковые и донные расширители. На практике такую упаковку удобно использовать для пересылки нестандартных отправлений (например, размер документа превышает формат бумаги А4 или объем документов свыше 100 листов). Почтовые пакеты отличаются от конвертов по следующим параметрам:

• размер (могут совпадать по размеру с конвертами или превышать их);
• материал изготовления (не только бумага светлых тонов, но и крафтовая бумага, полиэтилен);
• место расположения закрывающего клапана (только сбоку).

Выбор упаковки, закупка, учет

Организация самостоятельно принимает решение о видах закупаемого упаковочного материала, исходя из собственных потребностей. При большом объеме направляемой корреспонденции целесообразно использовать разные виды конвертов и почтовых пакетов:

• для небольших отправлений объемом до 5 листов, поздравительных открыток лучше всего подойдет конверт DL (если вы готовы сгибать листы);
• для писем до 22 листов – конверт C5 (если вы готовы сгибать листы);
• для документов свыше 120 листов – конверт или бумажный почтовый пак С4 с донным и боковым расширением;
• для отправки выплатных дел получателей социальных выплат, оформленных на бумаге формата А5, подходят полиэтиленовые пакеты формата В4 и E4 (в последний можно вложить несколько дел одновременно, благодаря его параметрам: высота 300 мм, длина 400 мм);
• при упаковке компакт-дисков мы применяем специальный бумажный пакет K6 с размерами 125 мм × 125 мм. Его вкладываем в конверт размера С5 и более с сопроводительным письмом и направляем ценным письмом.

Недостатком полиэтиленовых и бумажных пакетов является невозможность автоматического оформления адресной части отправления на лицевой стороне упаковки при использовании личного кабинета юридического лица в организации почтовой связи. В этом случае для оформления почтовых адресов работники службы ДОУ выбирают один из вариантов:

• почтовые адреса отправителя и получателя выводятся на печать на бумажный носитель А4 из личного кабинета по форме, установленной организацией почтовой связи, а затем приклеиваются на лицевую сторону упаковки;
• адресная часть оформляется от руки на лицевой стороне упаковки.

Отдельно можно упомянуть работу с конвертами с окошком DL/о и С5/о (см. Схему 1). Их удобно использовать при подготовке к отправке письменной корреспонденции, непосредственно на которой можно автоматически напечатать в зоне адресата данные получателя (кому и куда) и которые потом будут видны в прозрачном окошке конверта. Таким образом, существенно экономятся время, силы, деньги, ведь вам не приходится:

• отдельно распечатывать адресную часть получателя корреспонденции на самом конверте;
• документ, предназначенный определенному адресату, вкладывать в конверт, на котором нанесены именно его данные (важно не перепутать).

При массовой отправке корреспонденции эти дополнительные операции выливаются в ощутимые затраты времени и сил.

Важно при подготовке первого документа протестировать, чтобы напечатанная адресная часть была видна в окошке конкретного вида конверта, даже если вложение будет немного смещаться внутри. Тогда при оформлении адресной части на последующих документах вы уже будете знать, в какую зону надо попадать.

Упаковка для почтового отправления выбирается исходя из ряда критериев:

• условия договора оказания услуг почтовой связи;
• вид и размер носителя, на котором оформлен документ;
• количество листов отправления;
• порядок подготовки документов к отправке (централизованный или децентрализованный);
• бюджет на закупку упаковки для почтовых отправлений.

При отправке значительного числа письменной корреспонденции между организацией почтовой связи и юридическим лицом – отправителем заключается договор на оказание почтовых услуг, в котором в обязанности последнего вменено обеспечение соответствия упаковки почтовых отправлений требованиям документов, регулирующих оказание этих услуг.

Физические параметры упаковки (высота, длина, вес, плотность материала изготовления) могут иметь принципиальное значение для стоимости почтового отправления: вес упаковки порой добавляет несколько лишних граммов, из-за которых вы «переваливаетесь» в следующий почтовый тариф.

Сколько весит документ, напечатанный на 1 странице? Как правило, 5 грамм. На это значение мы выходим, когда печатаем документ на обычной офисной бумаге плотностью 80 гр/м2. В зависимости от плотности и формата бумаги, а также плотности нанесения изображения вес 1 страницы может варьироваться. Но для расчетов мы используем это усредненное значение, и тогда у нас получается, что отправляемый документ:

• на 1 странице весит 5 грамм;
• на 2 страницах – 10 грамм;
• на 3 страницах – 15 грамм
• и т.д. (например, на 100 страницах – 500 грамм).

Если вы наклеиваете стикер с адресом на конверт, он тоже чуточку добавляет веса отправлению.

У нас есть весы, которые позволяют контролировать вес отправления, когда документ полностью упакован и нанесен адрес, чтобы точно узнать вес и почтовый тариф.

Если взять письмо, оформленное на 1 листе, и направить его адресату в разной по весу упаковке, то масса почтового отправления будет разной. Из Таблицы 3 видно, что одностраничное письмо, вложенное в конверт С4, превышает вес этого же письма в конверте DL на 12 граммов, что безусловно повысит стоимость пересылки документа. Напомним также, что франкировка конвертов облагается НДС, а почтовые марки – нет. В Таблице 3 использованы новые почтовые тарифы, которые были введены с 01.07.2024.

Поэтому для рационального распоряжения бюджетными средствами, выделенными на отправку письменной корреспонденции, и обеспечения организации упаковочным материалом необходимо знать, кому, что и в каких объемах планируется отправлять. В течение года наша служба ДОУ ведет учет количества отправлений в целях определения объема закупки конвертов и почтовых пакетов.

Разные структурные подразделения направляют разную корреспонденцию. Конечно, основную массу писем составляет пересылка документов на 1 или нескольких листах в конвертах С5, С5/о и С4, но выявить сколько каких отправлений и как часто «случается», может помочь текущий учет фактически отправляемой корреспонденции, если в таблице вы добавите колонку «Вид упаковки» (см. Пример 1). Потом можно будет посмотреть статистику. Если есть необходимость выявить, каким подразделениям какие виды конвертов в каком объеме нужны, то при регистрации отправлений можно добавить колонку подразделения-отправителя, а потом проанализировать накопившуюся статистику и по этому критерию.

Но можно пойти и другим путем: просто закупать коробками используемые виды конвертов / пакетов, а когда какой-то из видов упаковки иссякает, вовремя заказываете его следующую партию.

Метод из Примера 1 достаточно скрупулезен, позволяет определить не только количество, но и виды используемой упаковки. Часть корреспонденции мы отправляем электронно, это тоже фиксируем, для такой корреспонденции закупать упаковку не надо. В Примере 2 показан реестр, где отражается расход только части конвертов – маркированных.

В разных организациях по-разному закупаются канцтовары, в т.ч. конверты и иная упаковка для отправки корреспонденции: на месяц вперед, на квартал, полугодие или даже сразу на год. В нашей организации планирование расходов производится на год. Необходимое к закупке количество упаковочного материала определяем исходя из показателей предыдущего года.

Закупку упаковки в соответствии с требованиями федерального законодательства и распорядительными документами организации может осуществлять как служба ДОУ, так и иное структурное подразделение, уполномоченное обеспечить организацию канцелярскими товарами. В последнем случае службе ДОУ достаточно подать заявку для приобретения конвертов и почтовых пакетов в уполномоченный отдел и в дальнейшем получить приобретенную упаковку со склада организации по товарной накладной. В нашей организации закупка осуществляется в пределах выделенных лимитов бюджетных обязательств ежегодно.

Иной порядок работы предусмотрен для маркированных конвертов. По правилам бухучета маркированные конверты являются денежными документами (т.е. документами, имеющими денежную оценку, услуга по которым оплачена, но не получена) и подлежат хранению в кассе организации.

Порядок работы с денежными документами в организации устанавливается учетной политикой, утверждаемой приказом руководителя. В ней определено место хранения таких документов и порядок их получения для работы. Поэтому после закупки маркированные конверты передаются на хранение в кассу бухгалтерии, где они подлежат учету, и выдаются для отправки корреспонденции только по заявке службы ДОУ с разрешающей резолюцией руководителя. Заявки у нас принято оформлять в форме служебных записок.

В сроки, определенные учетной политикой организации (как правило, в последний день месяца), по утвержденной форме служба ДОУ вносит отчет об использованных маркированных конвертах (см. Пример 2), а неиспользованные маркированные конверты возвращает в кассу.

Внимание! Изменились почтовые тарифы

С 1 июля 2024 г. изменились почтовые тарифы. До этого действовали тарифы от 1 ноября 2023 г., которые продержались немного больше полугода.

Если до изменения тарифов вы приобрели маркированные конверты, то с их помощью сможете отправить тот же вес, что рассчитывали изначально (например, конверт с литерой А позволит, как и раньше, отправить письмо весом до 20 грамм, несмотря на то, что теперь цена на это повысилась). Если же вы клеите на конверты марки или франкируете их, то расходы на отправку того же веса теперь немного возрастут.