Top.Mail.Ru

Кто отвечает за текущее и архивное хранение документов в организации

Документы как один из видов активов компании в условиях рыночной экономики требуют большего внимания, ответственности и даже уважения. В данной статье даются рекомендации по системной регламентации их текущего оперативного и архивного хранения в организации, при этом особое внимание уделяется разграничению зон ответственности сотрудников и руководства.

Зачем хранить документы с точки зрения законодателя

Документы (прежде всего официальные, возникающие в деятельности юридических и физических лиц) представляют собой уникальное социальное явление и в истории, и в современном развитии человечества, и в государственном управлении, выполняя свою основную роль – регулятора общественных отношений. Документы представляют собой юридически значимые объекты, т.к. влекут правовые последствия.

Они являются объектами регулирования в гражданском праве, поскольку только на основании документов возможно подтвердить права собственности на имущество и иные имущественные права1.

В административном праве документы являются доказательствами2, за подделку документов (а также печатей, штампов и бланков; ст. 19.23 КоАП) и нарушение требований законодательства об их хранении акционерными обществами и иными участниками рынка ценных бумаг наступает административная ответственность (ст. 13.25 КоАП РФ).

Однако четкое определение документа как одного из объектов права в действующем законодательстве отсутствует, отсутствует и прямая норма, позволяющая считать документы имуществом или имуществом особого рода. Особый характер документа определяется тем, что документ и сам является материальным объектом, и фиксирует, доказывает права на имущество, выполняя правовую функцию, функцию доказательства. Кроме того, имущество подлежит денежной оценке и может быть отчуждено, но по отношению к документам методика денежной оценки остается практически неразвитой. Вопросы изъятия официальных документов кратко упоминаются в КоАП РФ. А в сделках слияния или поглощения документальный и архивный фонды практически никогда не упоминаются в актах приема-передачи основных средств.

Руководители организаций нормы ст. 210-211 ГК РФ о бремени содержания имущества собственником и рисках случайной гибели или случайного повреждения, которые собственник имущества принимает на себя, не относят к документальному фонду или архиву своей организации. Более того, в профессиональном сообществе довольно часто возникают обсуждения анекдотичных указаний руководителей организаций разного уровня, которые тем не менее одинаково не хотят создавать архив, возлагать на кого-либо ответственность за обеспечение сохранности документов (документального и архивного фонда), а всерьез планируют уплачивать административные штрафы в размере 300 тыс. руб. с должностного лица (ст. 13.25 КоАП РФ) и уничтожать все документы из-за якобы слишком дорогого хранения.

В связи с этим рекомендуем коллегам еще раз обратить внимание на Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»3:

  • Во-первых, при отсутствии прямых законодательных норм об ответственности коммерческих организаций за обеспечение сохранности их документальных и архивных фондов статьей 3 ФЗ № 125 тем не менее предусмотрено осуществление архивного дела не только государственными органами, органами местного самоуправления, но и организациями и гражданами.
  • Во-вторых, дается определение понятия «владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующее полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором».
  • В-третьих, права владения, пользования и распоряжения составляют суть содержания права собственности. Поэтому ст. 9 ФЗ № 125 прямо относит к частной собственности архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными. Таким образом, документы как собственность необходимо организовать, систематизировать, взять на учет, назначить ответственного за них и т.п. Собственность необходимо эффективно и рационально использовать, т.е. управлять ею. Для управления архивными документами организации имеют право (но не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ст. 13 ФЗ № 125). Но в то же время ст. 17 ФЗ № 125 устанавливает, что не только государственные органы и органы местного самоуправления, но и организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, нормативными правовыми актами, а также перечнями документов со сроками хранения.

Сделаем выводы:

1. Руководители (креативный топ-менеджмент) должны понимать значение документов как собственности организации, необходимость их хранения и документированного делегирования ответственности за обеспечение их сохранности, что предусматривается нормами корпоративного управления. Служба делопроизводства, которая стремится к реализации концепции управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (а также по стандартам ISO 15489:2001 и новой серии ISO 30300:2011), может помочь руководству.

2. Руководитель службы делопроизводства, отвечающий за ведение делопроизводства в организации, инициирует создание архива как структурного подразделения в составе службы делопроизводства (такова практика последних лет). Руководству организации представляются:

  • обоснование создания архива в зависимости от состава и количества документов организации, включая обоснование его штатной численности (в форме служебной записки);
  • проект положения об архиве;
  • проект внесения соответствующих изменений в штатное расписание службы...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.