Регламентация использования электронной почты: советы юриста

При электронном документообороте документы создаются и обращаются в электронном виде, т.е. без использования бумажных носителей. Хотя в большинстве случаев мы имеем дело со смешанным документо­оборотом, в котором присутствуют и документы, выполненные на бумаге. Главным удобством электронного обмена информацией является скорость, однако в последние годы все чаще стали вставать вопросы ­правовых последствий электронного общения.

Не вдаваясь в юридические дебри, рассмотрим практические ситуации, на которые следует обращать внимание при организации работы корпоративной электронной почты. Более того, мы укажем, как можно подстраховаться путем включения определенных положений в ­локальные нормативные акты (ЛНА) вашей организации.

Но сначала придется разобраться с основополагающими понятиями.

Документ или сообщение, подлинник или копия?

Для юриста и суда документом (имеющим функцию доказательства) считается любая информация, зафиксированная на материальном ­носителе:

Все представленные доказательства всегда оцениваются судом в совокупности.

Для решения спора организаций в суде письменные доказательства представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Однако судом может быть затребован исключительно подлинник документа, которым признается его первый экземпляр. Данная рекомендация была дана судам еще в 1979 г. в Инструктивных указаниях Госарбитража СССР № И-1-4 «Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники», где уже в п. 1 сказано, что если для разрешения спора требуется подлинник документа, то суду должен быть представлен первый экземпляр.

Разъяснения по вопросу копии и подлинника (первого экземпляра) электронного документа даны в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 20.09.2011 № 5365/11:

• если документ первоначально создан на бумажном носителе, а лишь затем переведен в электронную форму, причем путем сканирования, то копией документа является именно электронное изображение, так как сам документ изначально создан на бумажном носителе, а лишь затем переведен в электронную форму путем сканирования. В данном случае оригиналом является документ на бумажном носителе, а ­документ в электронном виде – копией;
• если электронный документ изначально создается в электронном виде, он и является оригиналом, а распечатка на бумажном носителе – его копией.

Однако и здесь все не так просто: если мы говорим о документе, имеющем юридическую силу, то он становится таковым лишь в случае его оформления в надлежащем порядке.

В Федеральном законе № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» установлены 3 вида электронной подписи (далее – ЭП):

Согласно ст. 6 закона об ЭП, простые и неквалифицированные подписи на электронном документе заменяют бумажный документ, подписанный собственноручной подписью, только в случаях, прямо оговоренных законом, или по соглашению сторон (например, прописанному в договоре). А вот усиленная квалифицированная подпись может рассматриваться как аналог подписи и печати на бумажном оригинале (т.е. электронный документ с такой подписью «сгодится» для любых случаев кроме тех, ­когда обязателен бумажный документ).

Однако согласно ст. 2 того же закона электронная подпись – это всего лишь «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». То есть криптоключами и иными механизмами мы защищаем саму подпись, а не текст документа, присоединенного к ней. Поэтому, когда возникает вопрос о факте получения / отправки электронного документа, заверенного электронной подписью, или его содержании, мы сталкиваемся с традиционными проблемами электронных документов, отдельные варианты решения которых мы приводим в данной статье.

К сожалению, многие, цепляясь только за ст. 6 закона об ЭП, наивно полагают, что подписание файла (например, вордовского файла с текстом договора) электронной подписью, особенно самой защищенной – усиленной квалифицированной, автоматически делает его полноценным электронным документом и неоспоримым доказательством в суде. Но здесь нужно учесть следующие тонкости:

• если электронный документ подписан ЭП в защищенной информационной системе в статусе оригинала, то к нему нет вопросов,
• но если вы должны «вынуть» его из защищенной системы для предоставления в суде или отправки контрагенту, то потребуются дополнительные действия по заверению;
• если вы пересылаете вордовский файл, подписанный ЭП по открытым каналам электронной почты, то наличие ЭП не запретит профессиональным злоумышленникам его подделать:
  • содержание документа может быть изменено на фоне неизменной подписи. Рассказы IT-компаний о невозможности этого, мягко говоря, не соответствуют действительности, можно только повысить сложность подделки, но не исключить ее полностью (все будет ­зависеть от цены вопроса и квалификации специалистов);
  • профессионалы могут даже заверить вашей электронной подписью чужой текст, и вам придется доказывать, что вы этого не писали.

Для придания юридической значимости электронной переписке:

• партнерские организации могут установить это в договоре или в отдельном соглашении (подробности читайте далее);
• можно использовать услуги доверенных третьих сторон для защиты канала связи и подтверждения прохождения по нему сообщений (как это делают, например, налоговые органы в электронной переписке с налогоплательщиками);
• в суд можно представить скриншот¹ открытого на компьютере электронного документа. Хотя он будет считаться копией документа, при правильном оформлении он может быть принят судом в качестве доказательства. Скриншот может оформляться как у нотариуса, так и в простой письменной форме самим заинтересованным лицом (с указанием даты и времени снимка; подписи и инициалов сделавшего его лица; программы или сайта, с которого он выполнен).
  При оформлении скриншота у нотариуса в протоколе осмотра страницы телекоммуникационной сети должно быть описание ­последовательных действий по выходу именно на данный электронный документ.
  Приведенные правила оформления скриншотов позволяют использовать их в качестве доказательств в суде. Простая распечатка скриншота без указания на дату, время, программу / сайт, с которого она выполнена, без подписи и инициалов исполнителя не может рассматриваться в качестве надлежащего доказательства. А вот дополнительные доказательства (например, системный протокол информационной системы, данные почтового агента и др.) приветствуются, хотя не всегда обязательны – оценка достаточности доказательств остается на усмотрение суда.