Если у вас нет СЭД, то регистрацию входящей корреспонденции вы, скорее всего, ведете в таблице MS Excel. Мы покажем вам, как прямо в ней можно осуществлять контроль за исполнением писем, какие колонки лучше ввести, какие функции Excel вам пригодятся для фильтрации сведений и составления отчетности, в т.ч. графической.
Деловое письмо – это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих для коммуникации (передачи официальной информации) между адресатами в деловой деятельности организаций. Зачастую деловые письма составляют основную массу документооборота предприятия.
При помощи деловых писем партнеры договариваются об условиях сделки, принимают решения по вопросам задолженностей между предприятиями и др. От быстроты подготовки ответного письма может зависеть благополучный исход решаемых вопросов или принятие решения о сделке в пользу вашей компании. Потому контроль за подготовкой ответных писем – одна из наиболее важных функций административной работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ), наравне с контролем исполнения иных документов / поручений. Порой для выполнения этой задачи создается даже специальная группа контроля внутри службы ДОУ или выделяется определенный специалист. Имея огромный поток информации, руководитель зачастую не в состоянии контролировать процесс исполнения поставленных перед сотрудниками задач. Поэтому эту функцию он и делегирует определенному подразделению или сотруднику.
Сроки предоставления ответов на письма могут быть:
- закреплены законодательно (например, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», далее по тексту – ФЗ-59);
- установлены в локальных нормативных актах предприятия (например, в Инструкции по делопроизводству);
- указаны в письме / обращении (например, «Ответ просим направить в срок до 16.01.2017»);
- регламентированы договорными отношениями между контрагентами (например, в организацию поступила претензия от покупателя, а согласно заключенному договору продавец обязан ответить на нее в течение 10 рабочих дней с момента получения);
- указаны в резолюции руководителя.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Порядок рассмотрения обращений граждан по ФЗ-59 должны соблюдать не только государственные органы, органы местного самоуправления (как было первоначально), но и другие организации, осуществляющие публично значимые функции. Кроме того, он распространяется и на обращения объединений граждан, в т.ч. обычных юридических лиц! Такое расширение зоны действия ФЗ-59 произошло давно – еще в мае 2013 года.
Согласно ст. 8 ФЗ-59 «письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления». В соответствии со ст. 10 адресанту должен быть дан «письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов» и ответ «подписывается руководителем... [организации], должностным лицом либо уполномоченным на то лицом». В силу ст. 12 «письменное обращение, поступившее в... [организацию] или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации».
Из этого общего правила есть исключения, например:
- если запрашиваемая информация относится к государственной или иной, охраняемой законом, тайне (для нее в соответствии с ч. 2 ст. 19 ФЗ-59 установлен особый порядок предоставления);
- если обращение касается фактов возможных нарушений законодательства о миграции (срок его рассмотрения сокращается со стандартных 30 до 20 дней в силу ч. 1.1 ст. 12 ФЗ-59);
- если для рассмотрения обращения его получатель запрашивает сведения у другой организации (тогда согласно ч. 2 ст. 12 и ч. 2 ст. 10 ФЗ-59 «проситель» сведений / документов удлиняет срок рассмотрения обращения максимум еще на 30 дней, а «просимый» обязан предоставить их в 15-дневный срок).
Пример 1. Таблица MS Excel для регистрации входящей корреспонденции
Контроль за подготовкой ответных писем может осуществляться по нескольким параметрам:
- контроль по существу вопроса (его обычно выполняет руководитель) и
- контроль сроков исполнения (его обычно делегируют специальному подразделению или сотруднику), он подразделяется на:
- текущий контроль (контроль состояния выполнения дел на текущий момент),
- предупредительный контроль (напоминание исполнителю о необходимости подготовить ответное письмо в установленные сроки) и
- итоговый контроль (проверка готовности делового письма).
Как в MS Excel аккумулировать и фильтровать информацию о входящих письмах
На предприятиях, где нет внедренной системы электронного документооборота (либо не установлен соответствующий модуль), возможен контроль поручений и документов в программе Microsoft Excel. Мы расскажем вам о частном случае данного процесса – как прямо в Журнале регистрации входящей корреспонденции можно вести контроль за подготовкой ответных писем. Мы это делаем в табличной форме, показанной в Примере 1, в MS Excel версии 2007. В ней регистрируем всю входящую корреспонденцию, а те письма, которые поставлены на контроль, помечаем в графе 11 буквой «К». Это позволяет потом фильтровать сведения:
- как по всем зарегистрированным письмам,
- так и только по контролируемым. В этом случае сначала нужно отфильтровать строки, у которых в графе 11 стоит значение «К» (см. Рисунок 5), а потом можно фильтровать и по другим параметрам иных колонок.
Чтобы в таблице было удобно работать, для начала нужно закрепить ее заголовок на экране. Это позволит ему при прокрутке содержимого таблицы вниз оставаться на первоначальном месте. Сделаем это так:
- заголовок у нас состоит из трех строк (в двух вписаны наименования граф, а в третьей – их...
