В июне 2017 года вступили в силу последние изменения в Законе об архивном деле. Они коснулись полномочий Росархива, нормативной базы и порядка исчисления сроков хранения архивных документов, в т.ч. по личному составу. Из статьи 22.1 изъяли обязанность организаций передавать документы по личному составу в государственные и муниципальные архивы.
Федеральным законом от 18.06.2017 № 127-ФЗ1 внесен ряд изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации. Они были вызваны прежде всего необходимостью законодательного подтверждения полномочий Федерального архивного агентства, которое с 2016 года является федеральным органом исполнительной власти, имеющим полномочия разрабатывать и реализовывать государственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства, осуществлять в данной сфере функции правового регулирования и контроля, а также оказывать государственные услуги.
Теперь законодательно подтверждено закрепленное в Положении о Росархиве (утв. указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293) право устанавливать правила делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления, в соответствии с которыми должно осуществляться документирование информации в данных органах (в связи с этим Законом № 127-ФЗ внесены изменения в ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
В Законе № 127-ФЗ нашли также отражение:
- тенденция централизации комплектования Архивного фонда Российской Федерации за счет рассекреченных архивных документов специальных служб и таможенных органов;
- совместная с Банком России регулирующая роль Росархива в определении судьбы архивных документов ликвидированных организаций и подход к архивным документам как исторической, культурной ценности и объекту прав собственности;
- порядок депозитарного хранения архивных документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности, которое осуществляют федеральные органы исполнительной власти и государственные корпорации, - договоры о депозитарном хранении они должны заключать теперь с Росархивом.
Но наибольшего внимания и изучения требуют изменения, в очередной раз внесенные в статьи Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»2, которыми определяются сроки хранения документов, в том числе документов по личному составу.
Исчисление сроков хранения
В прошлом году в Законе об архивном деле появилась новая статья 22.13. Введенная временная граница для определения сроков хранения документов по личному составу не очень удивила профессиональное сообщество. Известно, что Пенсионный фонд РФ (а сейчас и Федеральная налоговая служба) гарантирует абсолютную сохранность, достоверность и полноту сведений о пенсионных отчислениях и местах работы граждан в своих базовых информационных ресурсах начиная с 2003 года. Но в ст. 22.1 вдруг было зафиксировано, что 75- или 50-летний срок хранения документов по личному составу исчисляется со дня создания документов. Это неожиданное правило противоречило и отечественной, и зарубежной теории и методике архивного дела, поскольку сроки хранения документов обычно исчисляются в календарных годах начиная с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством, а не с конкретной даты их создания.
Поэтому в Закон об архивном деле теперь совершенно обоснованно введена специальная статья 21.1, в которой профессиональному архивному правилу придан характер законодательной нормы (см. часть 2):
Фрагмент документа
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Статья 21.1. Установление и исчисление сроков хранения архивных документов
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Статья 21.1. Установление и исчисление сроков хранения архивных документов
1. Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
2. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (в значении, предусмотренном пунктом 17 статьи 3 настоящего Федерального закона).
Независимость срока хранения от места хранения документов прежде всего означает, что после исполнения документа, когда вопрос или управленческое решение, сформулированные в нем, разрешены окончательно и по существу (закончены делопроизводством), и документ еще находится в зоне ответственности исполнителей / структурных подразделений (т.е. на текущем оперативном, а не на архивном хранении), срок его хранения начинает исчисляться с 1 января следующего календарного года. Таким образом, в срок хранения документа необходимо включать:
- то время, в течение которого документ находится на текущем оперативном хранении в подразделении (в сформированном деле в соответствии с номенклатурой дел, что важно) до передачи в архив, и
- тот срок, в течение которого документ будет находиться на архивном хранении в зоне ответственности архива (или специально назначенного лица, ответственного за архивное хранение документов организации).
Таким образом, срок хранения должен определяться как период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе и документального, и архивного фонда организации, т.е. весь «общий» срок.
Как видите, один вопрос об исчислении сроков хранения законодательно разрешился, но сразу же возник другой. В ч. 2 ст. 22.1 вместе с понятием об исполнении документа (завершения делопроизводством) в скобках почему-то введено уточнение «в значении, предусмотренном пунктом 17 статьи 3 настоящего Федерального закона». Данный пункт закрепляет термин «упорядочение архивных документов» как «комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства».
Но действующие Правила работы архивов организаций4 предусматривают, что описанию и оформлению подлежат прежде всего законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, включая электронные дела, в процессе подготовки к передаче в архив после окончания календарного года, в котором они были заведены. См. далее цитируемый пункт 4.19 этих Правил.
Суть нового вопроса состоит в том, что срок хранения, который является результатом экспертизы ценности документов, никогда не ставился в зависимость от полной или частичной архивно-технической обработки и упорядочения документов, от оформления и описания дел. Наоборот, именно от срока хранения зависят правила формирования дел и их систематизация. Соблюдается главное правило - документы с разными сроками хранения в одно дело не формируются, за исключением дел-«досье», кредитных, юридических, личных дел, проектов и т.п. (п. 4.20 Правил работы архивов организаций). Рекомендуем это правило применять и в дальнейшем, формулируя заголовки дел и устанавливая сроки их хранения в номенклатуре дел организации.
