Изменения в Законе об архивном деле и сроки хранения документов

Федеральным законом от 18.06.2017 № 127-ФЗ¹ внесен ряд изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации. Они были вызваны прежде всего необходимостью законодательного подтверждения полномочий Федерального архивного агентства, которое с 2016 года является федеральным органом исполнительной власти, имеющим полномочия разрабатывать и реализовывать государственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства, осуществлять в данной сфере функции правового регулирования и контроля, а также оказывать государственные услуги.

Теперь законодательно подтверждено закрепленное в Положении о Росархиве (утв. указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293) право устанавливать правила делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления, в соответствии с которыми должно осуществляться документирование информации в данных органах (в связи с этим Законом № 127-ФЗ внесены изменения в ч. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

В Законе № 127-ФЗ нашли также отражение:

• тенденция централизации комплектования Архивного фонда Российской Федерации за счет рассекреченных архивных документов специальных служб и таможенных органов;
• совместная с Банком России регулирующая роль Росархива в определении судьбы архивных документов ликвидированных организаций и подход к архивным документам как исторической, культурной ценности и объекту прав собственности;
• порядок депозитарного хранения архивных документов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральной собственности, которое осуществляют федеральные органы исполнительной власти и государственные корпорации, - договоры о депозитарном хранении они должны заключать теперь с Росархивом.

Но наибольшего внимания и изучения требуют изменения, в очередной раз внесенные в статьи Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»², которыми определяются сроки хранения документов, в том числе документов по личному составу.

Исчисление сроков хранения

В прошлом году в Законе об архивном деле появилась новая статья 22.1³. Введенная временная граница для определения сроков хранения документов по личному составу не очень удивила профессиональное сообщество. Известно, что Пенсионный фонд РФ (а сейчас и Федеральная налоговая служба) гарантирует абсолютную сохранность, достоверность и полноту сведений о пенсионных отчислениях и местах работы граждан в своих базовых информационных ресурсах начиная с 2003 года. Но в ст. 22.1 вдруг было зафиксировано, что 75- или 50-летний срок хранения документов по личному составу исчисляется со дня создания документов. Это неожиданное правило противоречило и отечественной, и зарубежной теории и методике архивного дела, поскольку сроки хранения документов обычно исчисляются в календарных годах начиная с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством, а не с конкретной даты их создания.

Поэтому в Закон об архивном деле теперь совершенно обоснованно введена специальная статья 21.1, в которой профессиональному архивному правилу придан характер законодательной нормы (см. часть 2):

Независимость срока хранения от места хранения документов прежде всего означает, что после исполнения документа, когда вопрос или управленческое решение, сформулированные в нем, разрешены окончательно и по существу (закончены делопроизводством), и документ еще находится в зоне ответственности исполнителей / структурных подразделений (т.е. на текущем оперативном, а не на архивном хранении), срок его хранения начинает исчисляться с 1 января следующего календарного года. Таким образом, в срок хранения документа необходимо включать:

• то время, в течение которого документ находится на текущем оперативном хранении в подразделении (в сформированном деле в соответствии с номенклатурой дел, что важно) до передачи в архив, и
• тот срок, в течение которого документ будет находиться на архивном хранении в зоне ответственности архива (или специально назначенного лица, ответственного за архивное хранение документов организации).

Таким образом, срок хранения должен определяться как период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе и документального, и архивного фонда организации, т.е. весь «общий» срок.

Как видите, один вопрос об исчислении сроков хранения законодательно разрешился, но сразу же возник другой. В ч. 2 ст. 22.1 вместе с понятием об исполнении документа (завершения делопроизводством) в скобках почему-то введено уточнение «в значении, предусмотренном пунктом 17 статьи 3 настоящего Федерального закона». Данный пункт закрепляет термин «упорядочение архивных документов» как «комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства».

Но действующие Правила работы архивов организаций⁴ предусматривают, что описанию и оформлению подлежат прежде всего законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, включая электронные дела, в процессе подготовки к передаче в архив после окончания календарного года, в котором они были заведены. См. далее цитируемый пункт 4.19 этих Правил.

Суть нового вопроса состоит в том, что срок хранения, который является результатом экспертизы ценности документов, никогда не ставился в зависимость от полной или частичной архивно-технической обработки и упорядочения документов, от оформления и описания дел. Наоборот, именно от срока хранения зависят правила формирования дел и их систематизация. Соблюдается главное правило - документы с разными сроками хранения в одно дело не формируются, за исключением дел-«досье», кредитных, юридических, личных дел, проектов и т.п. (п. 4.20 Правил работы архивов организаций). Рекомендуем это правило применять и в дальнейшем, формулируя заголовки дел и устанавливая сроки их хранения в номенклатуре дел организации.