Покажем вам давно сформировавшийся подход к утверждению, регистрации и формированию в дела локальных нормативных актов организации. А потом объясним, как он постепенно оптимизируется в рамках концепции управления документами (снабдив примерами оформления заголовочной части ЛНА по общим правилам, а также с учетом требования идентифицировать каждый документ).
Казалось бы простые вопросы регистрации и идентификации локальных нормативных актов (ЛНА) организации в последнее время становятся все актуальнее. Считается, что регистрация - это прежде всего учет документов в пределах документопотоков для обеспечения последующего поиска и контроля. Если локальный нормативный акт утверждается и вводится в действие приказом, то он оформляется как приложение к нему. Но фактически он применяется, исполняется и контролируется как самостоятельный документ: при необходимости на него оформляются ссылки, он служит основанием для издания других документов.
Развитие функциональности информационных систем до уровня систем управления документами, создаваемыми в статусе электронных оригиналов требует не только учета, но и идентификации (т.е. распознавания и установления соответствия между двумя самостоятельными (хоть и связанными) информационными объектами):
- приказом и
- локальным нормативным актом (ЛНА).
Поэтому каждый из них должен обладать признаками и параметрами, которые поддерживаются справочниками и классификаторами информационной системы, обеспечивают создание или включение документа и информации о нем в систему.
Рассмотрим опыт лучших практик, при котором ЛНА регистрируются самостоятельно и идентифицируются по классификатору видов и разновидностей документов организации, а если ЛНА составляются и оформляются по типовым формам или с использованием электронных бланков, то и с учетом идентификаторов / кодов по классификатору типовых унифицированных форм документов.
Общий подход
В систему ЛНА организации включаются прежде всего документы, которые являются правовыми актами и относятся к подсистеме организационных документов системы организационно-распорядительной документации. Это следующие виды документов:
- положения,
- правила,
- инструкции,
- структура и штатная численность,
- штатное расписание,
- а также относительно недавно возникшие документы новых видов - стратегия, политика, регламент, концепция.
Эти виды документов имеют разновидности, в которых отражается конкретная цель их издания, например:
- служба делопроизводства методически руководит применением инструкции по делопроизводству, и её сотрудники работают на основании должностных инструкций;
- организациям рекомендуется иметь правила формирования личных дел, а в обязательном порядке они должны иметь правила внутреннего трудового распорядка;
-
регламент издания распорядительных документов необходим как часть системы принятия решений организации, а государственные гражданские служащие работают на основании своих служебных должностных регламентов;
-
штатное расписание организации составляется на базе штатных расписаний структурных подразделений;
-
учетная политика и политика в области обработки и защиты персональных данных являются обязательными для любой организации.
В систему ЛНА организации включаются документы, относящиеся и к другим системам документации, - стандарты предприятия (СтП), нормы и нормативы, технические условия, технологические и рабочие инструкции и т.п. ЛНА утверждаются и вводятся в действие распорядительными документами (приказами единоличного исполнительного органа или решениями / постановлениями коллегиальных органов управления организацией) и, как правило, оформляются в качестве приложений к этим распорядительным документам.
Правила оформления реквизитов документов, которые установлены действующим ГОСТ Р 6.30-2003 и сменящим его 1 июля 2018 г. ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривают оформление основного распорядительного документа и ЛНА-приложения к нему как отдельных информационных объектов.
Если...
