Что ставить на контроль? Как лучше формулировать резолюцию и поручительский пункт распорядительного документа, чтобы они были поняты однозначно (особенно сроки исполнения)? Как можно отражать постановку на контроль и результат исполнения на бумажном документе и в СЭД? Как поделить функции между: руководителем, выдавшим поручение; тем, кто оценит результат его выполнения; службой ДОУ и ответственными за делопроизводство в подразделениях; ответственным исполнителем и соисполнителями (и как это отразить в самом документе и СЭД)? Какие виды отчетов удобно использовать руководству – предложены табличные формы и наглядные диаграммы.

Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации. То есть контроль – одно из звеньев управления, в котором участвует служба ДОУ 1 , в основном занимаясь технической стороной контроля исполнения поручений. Его основы были заложены еще в советское время Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ):

Фрагмент документа

Государственная система документационного обеспечения управления (утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33)

Государственная система документационного обеспечения управления (утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33)

...3.3. Контроль исполнения документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии... и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях...

Что ставить на контроль?

В некоторых организациях на контроль могут ставить не только документы, их отдельные пункты, но и устные поручения руководства. Тогда корректнее будет именовать систему контролем исполнения поручений, а не только документов.

Есть организации, работающие, что называется, «на ручном управлении», – в них на контроль могут ставиться только те документы, которые руководитель организации (и иногда руководители подразделений) поручат контролировать.

Но можно еще установить общие правила, по которым поручения будут ставиться на контроль «автоматически» без специального указания об этом руководителя, например:

  • высших органов управления организации (все поручения протоколов общих собраний участников в ООО или акционеров в АО и т.п.);
  • решения и поручения наиболее важных коллегиальных органов компании (протоколов заседаний совета директоров / наблюдательного совета, правления, дирекции и т.п.);
  • все поручения только первого руководителя либо определенной группы топ-менеджеров (их приказы, распоряжения, указания и т.п.);
  • управляющей компании;
  • вышестоящей организации;
  • предписания, постановления, решения, запросы и пр. контролирующих и надзорных органов (налоговой, прокуратуры, ГИТ и пр.), судов и др.

Чтобы определиться с этим вопросом, организация может разработать Перечень документов, подлежащих контролю исполнения.

Если он разработан и утвержден, а к вам пришли с просьбой поставить на контроль не упомянутый в нем документ, то решение по данному вопросу должен принимать руководитель. Он же своей резолюцией назначит и срок исполнения документа-«подкидыша».

Пример 1. Какие документы ставить на контроль

Контролю могут подлежать следующие документы:

  • поручительские пункты всех приказов, распоряжений, протоколов, решений;
  • запросы конкретных «вышестоящих» организаций (вы должны их для себя определить);
  • документы, которые руководитель сам ставит на контроль;
  • другие документы, исполнение которых хочет отслеживать ваш руководитель (это могут быть запросы сторонних организаций, контрагентов, требующие ответа).

Идеальное поручение должно быть понятным и конкретным. Должно быть точно ясно: кому, что и когда надо сделать. Причем так необходимо формулировать и резолюцию, и поручительские пункты распорядительного документа.

Пример 2. Резолюция на входящем письме

Пример 3. Пункт приказа

7. Руководителям СП представить итоговые записи о категориях и количестве дел, заведенных в СП в 2017 году, в управление делопроизводства и архива по форме согласно Приложению 2. Срок – 31.01.2018.

Казалось бы, логичное правило. Но здесь-то чаще всего и «спотыкаются» – обычно на сроках!

Сроки исполнения поручений

Как вы думаете, если поручение нужно выполнить «до 31.01.2018», то это значит, что оно должно быть исполнено 30 или 31 января? Засада в том, что с точки зрения русского языка – 30 января, а с точки зрения давно сформировавшейся практики делопроизводства – до конца рабочего дня 31 января. Самое интересное начинается, когда руководитель, контролер и исполнитель по-разному понимают этот момент. Конечно, вы можете прописать значение такой формулировки в Инструкции по делопроизводству, но тогда там придется еще разъяснить следующие варианты:

  • к 31.01.2018;
  • по 31.01.2018;
  • не позднее 31.01.2018;
  • в течение 3 дней / недели / месяца /...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Организация контроля исполнения документов – опыт Федерального агентства связи

Показан разработанный и утвержденный Россвязью Перечень сроков исполнения документов, который помогает исполнителям лучше ориентироваться в них. Вы узнаете, как контроль исполнения документов организован в этом агентстве. Какие документы и кто контролирует. Как распределяется ответственность. Каковы особенности исполнения документов и поручений Правительства РФ, взаимодействия между ФОИВ. Какая отчетность в СЭД помогает напоминать исполнителям о приближении дедлайна и систематически подводить итоги по исполнительской дисциплине. Сколько дней отводится на регистрацию поступивших документов. От какого события считать срок исполнения. Куда его переносить, если он выпадает на нерабочий день (например, новогодние каникулы). Как можно изменить срок исполнения и исполнителя. Те вопросы по контролю исполнения, которые не урегулированы в нормативных правовых актах, Россвязь определила в своих внутренних Инструкции по делопроизводству и Регламентах.

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством

Далеко не все входящие документы организация вольна исполнять в удобный для себя срок. Дело в том, что для некоторых из них срок исполнения, возможность его продления и наказание за его нарушение установлены на законодательном уровне. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы разобрались с официальными запросами / требованиями налоговых органов, силовых ведомств (полиции, Следственного комитета, прокуратуры), работников и Гострудинспекции.

Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения

Показываем, как разработать шаблон протокола в MS Word со всеми необходимыми реквизитами. Обращаем ваше внимание на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях к этому виду документов. Добавляем собственные находки, которые позволят и вам сделать процесс оформления протокола для исполнителя простым и логичным, а также легко отслеживать поручения, проходящие сквозь несколько протоколов с уточнением сроков и деталей исполнения, чтобы было удобно их контролировать.

Представление документов в ходе камеральной и встречной налоговых проверок

В чем разница между камеральной и встречной проверками, для которых организации обязаны представить свои документы в налоговый орган? Как определить дату получения требования налоговой при различных способах его направления (заказным письмом или в электронной форме)? Как правильно рассчитать срок, отведенный Налоговым кодексом РФ на представление документов (для различных видов проверок он разный)? Как и когда можно оформить ходатайство о продлении этого срока (ведь порой запрашивают и сотни, и тысячи документов)? Какие штрафы грозят нарушителям? В каком виде можно представить бумажные копии, скан-образы и электронные документы? Как заверять сшивы бумажных копий? Как оформить сопроводительное письмо и опись?

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством

Далеко не все входящие документы организация вольна исполнять в удобный для себя срок. Дело в том, что для некоторых из них срок исполнения, возможность его продления и наказание за его нарушение установлены на законодательном уровне. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы разобрались с официальными запросами / требованиями налоговых органов, силовых ведомств (полиции, Следственного комитета, прокуратуры), работников и Гострудинспекции.

Организация контроля исполнения документов – опыт Федерального агентства связи

Показан разработанный и утвержденный Россвязью Перечень сроков исполнения документов, который помогает исполнителям лучше ориентироваться в них. Вы узнаете, как контроль исполнения документов организован в этом агентстве. Какие документы и кто контролирует. Как распределяется ответственность. Каковы особенности исполнения документов и поручений Правительства РФ, взаимодействия между ФОИВ. Какая отчетность в СЭД помогает напоминать исполнителям о приближении дедлайна и систематически подводить итоги по исполнительской дисциплине. Сколько дней отводится на регистрацию поступивших документов. От какого события считать срок исполнения. Куда его переносить, если он выпадает на нерабочий день (например, новогодние каникулы). Как можно изменить срок исполнения и исполнителя. Те вопросы по контролю исполнения, которые не урегулированы в нормативных правовых актах, Россвязь определила в своих внутренних Инструкции по делопроизводству и Регламентах.

Разработка шаблона протокола, удобного для заполнения и контроля исполнения

Показываем, как разработать шаблон протокола в MS Word со всеми необходимыми реквизитами. Обращаем ваше внимание на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях к этому виду документов. Добавляем собственные находки, которые позволят и вам сделать процесс оформления протокола для исполнителя простым и логичным, а также легко отслеживать поручения, проходящие сквозь несколько протоколов с уточнением сроков и деталей исполнения, чтобы было удобно их контролировать.

Представление документов в ходе камеральной и встречной налоговых проверок

В чем разница между камеральной и встречной проверками, для которых организации обязаны представить свои документы в налоговый орган? Как определить дату получения требования налоговой при различных способах его направления (заказным письмом или в электронной форме)? Как правильно рассчитать срок, отведенный Налоговым кодексом РФ на представление документов (для различных видов проверок он разный)? Как и когда можно оформить ходатайство о продлении этого срока (ведь порой запрашивают и сотни, и тысячи документов)? Какие штрафы грозят нарушителям? В каком виде можно представить бумажные копии, скан-образы и электронные документы? Как заверять сшивы бумажных копий? Как оформить сопроводительное письмо и опись?