Что ставить на контроль? Как лучше формулировать резолюцию и поручительский пункт распорядительного документа, чтобы они были поняты однозначно (особенно сроки исполнения)? Как можно отражать постановку на контроль и результат исполнения на бумажном документе и в СЭД? Как поделить функции между: руководителем, выдавшим поручение; тем, кто оценит результат его выполнения; службой ДОУ и ответственными за делопроизводство в подразделениях; ответственным исполнителем и соисполнителями (и как это отразить в самом документе и СЭД)? Какие виды отчетов удобно использовать руководству – предложены табличные формы и наглядные диаграммы.

Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации. То есть контроль – одно из звеньев управления, в котором участвует служба ДОУ 1 , в основном занимаясь технической стороной контроля исполнения поручений. Его основы были заложены еще в советское время Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ):

Фрагмент документа
Государственная система документационного обеспечения управления (утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33)

Государственная система документационного обеспечения управления (утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33)

...3.3. Контроль исполнения документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии... и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях...

Что ставить на контроль?

В некоторых организациях на контроль могут ставить не только документы, их отдельные пункты, но и устные поручения руководства. Тогда корректнее будет именовать систему контролем исполнения поручений, а не только документов.

Есть организации, работающие, что называется, «на ручном управлении», – в них на контроль могут ставиться только те документы, которые руководитель организации (и иногда руководители подразделений) поручат контролировать.

Но можно еще установить общие правила, по которым поручения будут ставиться на контроль «автоматически» без специального указания об этом руководителя, например:

  • высших органов управления организации (все поручения протоколов общих собраний участников в ООО или акционеров в АО и т.п.);
  • решения и поручения наиболее важных коллегиальных органов компании (протоколов заседаний совета директоров / наблюдательного совета, правления, дирекции и т.п.);
  • все поручения только первого руководителя либо определенной группы топ-менеджеров (их приказы, распоряжения, указания и т.п.);
  • управляющей компании;
  • вышестоящей организации;
  • предписания, постановления, решения, запросы и пр. контролирующих и надзорных органов (налоговой, прокуратуры, ГИТ и пр.), судов и др.

Чтобы определиться с этим вопросом, организация может разработать Перечень документов, подлежащих контролю исполнения.

Если он разработан и утвержден, а к вам пришли с просьбой поставить на контроль не упомянутый в нем документ, то решение по данному вопросу должен принимать руководитель. Он же своей резолюцией назначит и срок исполнения документа-«подкидыша».

Пример 1. Какие документы ставить на контроль

Контролю могут подлежать следующие документы:

  • поручительские пункты всех приказов, распоряжений, протоколов, решений;
  • запросы конкретных «вышестоящих» организаций (вы должны их для себя определить);
  • документы, которые руководитель сам ставит на контроль;
  • другие документы, исполнение которых хочет отслеживать ваш руководитель (это могут быть запросы сторонних организаций, контрагентов, требующие ответа).

Идеальное поручение должно быть понятным и конкретным. Должно быть точно ясно: кому, что и когда надо сделать. Причем так необходимо формулировать и резолюцию, и поручительские пункты распорядительного документа.

Пример 2. Резолюция на входящем письме
Пример 3. Пункт приказа

7. Руководителям СП представить итоговые записи о категориях и количестве дел, заведенных в СП в 2017 году, в управление делопроизводства и архива по форме согласно Приложению 2. Срок – 31.01.2018.

Казалось бы, логичное правило. Но здесь-то чаще всего и «спотыкаются» – обычно на сроках!

Сроки исполнения поручений

Как вы думаете, если поручение нужно выполнить «до 31.01.2018», то это значит, что оно должно быть исполнено 30 или 31 января? Засада в том, что с точки зрения русского языка – 30 января, а с точки зрения давно сформировавшейся практики делопроизводства – до конца рабочего дня 31...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?

Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.

Ознакомление с кадровыми документами, подтвержденное простой электронной подписью

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это нужно дополнительно легитимизировать. «Игра того стоит» – ​мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников. Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать. Дополнительно дали обзор проводимого эксперимента Минтруда России с электронными кадровыми документами у отдельных работодателей: какие электронные подписи используются и что регламентируется в ЛНА.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?