Досье контрагента глазами юриста: состав документов, проверка контрагента, конфиденциальность

Полезная информация – один из самых дорогих ресурсов современного мира. Ее сбор и систематизация с развитием электронных технологий переходит из стадии ремесла в настоящее искусство. Правильно сформированное информационное досье позволяет здраво оценивать возможности партнеров не только при заключении, но и при исполнении ими сделки. Более того, в целом ряде случаев такое досье поможет избежать значительных налоговых рисков. В настоящей статье мы дадим нашим читателям несколько универсальных советов, которые помогут систематизировать работу по его формированию.

Цель создания досье

Главная цель сбора информации о контрагенте – минимизировать риски финансовых потерь своей организации. Данные риски имеют двойную природу.

Во-первых, это гражданско-правовые риски неисполнения контрагентом взятых на себя обязательств. Для их минимизации необходимо быть уверенным в том, что ваш контрагент (и его представитель):

• обладает правосубъектностью (зарегистрирован, имеет необходимые разрешения или лицензии на конкретные виды деятельности) и вы ведете переговоры с полномочным лицом;
• требуются ли с точки зрения внутреннего корпоративного контроля вашего партнера дополнительные мероприятия (одобрение крупных сделок, получение разрешения собственника имущества и т.п.);
• позволяет ли финансовая состоятельность контрагента исполнить сделку, и нет ли рисков признания партнера банкротом в ходе ее исполнения;
• насколько добросовестно контрагент ведет себя на рынке. Не было ли случаев недобросовестного хозяйственного поведения с его стороны.

Во-вторых, налоговые риски – связаны с тем, что налоговые органы могут привлечь организацию к ответственности ¹, например, признав вашего контрагента фирмой-однодневкой, а хозяйственные операции фиктивными. Организация должна быть готова доказать, что налоговая выгода у нее возникла добросовестно. Для этого необходимо будет подтвердить:

• реальность проведения хозяйственной операции, наличие у нее коммерческой цели;
• отсутствие незаконных интересов вашей организации в сделке ² (например, укрывательство от налогов).

Минимизация этих рисков осуществляется путем сбора всей доступной информации о вашем партнере и ее проверки через открытые информационные источники. Необходимо учитывать, что досье не должно быть статичным. Работать с ним необходимо на периодической основе, пополняя его новыми данными либо подтверждая актуальность уже имеющихся.

Досье электронное или бумажное?

Безусловно, в наше время большая часть данных уже хранится в электронной форме.

Вместе с тем есть достаточно большой объем документов, перевод которых в электронную форму ведет к безвозвратной утрате их ценности. Прежде всего речь идет об официальных «опечатанных» и заверенных документах. Электронная копия договора и договор с «живыми» подписями в суде – это две большие разницы. То же самое относится и к ряду документов, наличие которых необходимо в досье контрагента. Прежде всего речь идет об учредительных документах вашего партнера.

Кроме того, необходимо помнить, что открытые информационные базы меняются одновременно со сменой данных. Так, в открытых источниках вы не сможете получить информацию о бывших руководителях вашего партнера. Конечно, эти данные можно хранить и в электронной форме, но тогда перед предъявлением их третьему лицу или налоговым органам вы не сможете заверить их надлежащим образом. В таком случае лучше хотя бы сразу письменно фиксировать дату и способ получения соответствующей информации уполномоченным на это лицом (Пример 4). Поэтому мы рекомендуем хранить информацию в бумажной форме, если у организации нет возможности использовать электронные цифровые подписи. Если же они есть, то, конечно, такой архив рационально вести в виде электронных образов документов (заверенных электронных копий), тогда хранить лишнюю «макулатуру» не придется.

Срок хранения досье

Отдельно остановимся на сроках хранения документации в досье клиента. К их определению есть 2 подхода:

• срок хранения досье определяется сроками налоговой проверки данного контрагента. В этом случае досье хранится до истечения сроков налоговой проверки по последней из хозяйственных операций, связанных с данной организацией;
• срок хранения досье определяется потенциальными рисками привлечения к уголовной ответственности (например, за мошенничество или уход от налогов). В этом случае такие документы (так же как и документы первичного бухгалтерского учета по сделкам, которые могут вызвать вопросы у правоохранителей) хранятся не менее 10 лет с момента окончания взаимодействия с «токсичным» партнером.

Впрочем, есть еще один подход к определению срока хранения, назовем его нерациональным. Целый ряд организаций в принципе не уничтожают досье клиентов – такие компании копят документы вплоть до своей ликвидации.

Содержание досье

Что включать в досье своих контрагентов, организация определяет сама, исходя из собственных представлений о приемлемом риске. Она же решает, как реагировать на отказ предоставить какие-либо документы. Однако работа над созданием досье должна быть системной. Для этого в организации нужен документ, детально регламентирующий ее. Назвать его можно, например, Положение о проверке добросовестности контрагентов. В данном документе необходимо определить:

• перечень документов и сведений, включаемых в такие досье;
• в чьи обязанности входит сбор информационных материалов, их последующее хранение и актуализация;
• сроки, место и форму хранения;
• когда и при каких обстоятельствах осуществлять актуализацию.

Документы от контрагента

От контрагента запрашиваются...