Описан оптимальный алгоритм сбора и подготовки документов на рассмотрение руководителю (на подпись, утверждение, проставление резолюции) – это позволит экономить драгоценное время и силы руководителя. Показываем, как распределить обязанности между отделом делопроизводства и личным помощником руководителя. Как перенести этот логичный сценарий в СЭД.
На руководителя организации 1 ложится высокая нагрузка при работе с документами:
- он имеет по умолчанию право подписи всех документов;
- большинство поступающих на предприятие документов, как правило, адресовано на его имя.
Чтобы снять избыточную и неоправданную нагрузку по рассмотрению документов с руководителя, обычно применяются следующие процедуры:
-
предварительное рассмотрение поступивших документов предусматривает их распределение:
- на те, которые требуют обязательного рассмотрения именно руководителем;
- и те, которые должны быть направлены на рассмотрение его заместителям или иным работникам структурных подразделений и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется квалифицированным работником, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного на предприятии распределения обязанностей и делегирования полномочий. Основанием для принятия решения является прежде всего содержание документа, а не его адресация руководителю;
-
делегирование права подписи документов. Данная процедура относится к внутреннему и исходящему документопотокам. Не всегда целесообразно тратить время руководителя на проставление подписи на каждом документе. Решением в данной ситуации является делегирование права подписи определенных категорий документов должностным лицам предприятия. Оформляется это право доверенностью и приказом.
Тем не менее всегда остаются документы, которые необходимо подать на рассмотрение именно руководителю организации. Но и в этой задаче вы можете ему помочь, повысив комфорт работы с такими документами и снизив риски принятия неверных решений – необходимо тщательно проверить и подготовить документы для доклада руководителю. Особенно актуальна данная функция при больших объемах документооборота или если руководитель желает лично принимать решения по максимуму документов (не делегирует). Такая практика не редкость и обусловлена, например, желанием руководителя отслеживать все процессы, участвовать во всей цепочке принятия решений и пр.
Технология подготовки бумажных документов для рассмотрения руководителем
Давайте сначала подробно разберем технологию процесса, а затем – варианты распределения обязанностей среди работников предприятия в рамках данной функции.
Несмотря на то что электронный документооборот набирает темпы, практически на каждом предприятии в достаточном количестве имеются бумажные документы: это и договоры, и переписка с контрагентами, и другие виды документов (те, что прошли согласование в электронном виде, но на рассмотрение руководителю подаются на бумаге).
Технологию сбора, проверки, подготовки и передачи на рассмотрение документов для доклада руководителю целесообразно проработать и утвердить в виде локального нормативного акта (либо отдельного регламента или раздела в Инструкции по делопроизводству). Что там стоит закрепить:
1. Четко установить место и время начала и окончания передачи документов работниками структурных подразделений. Как правило, это специально отведенная зона в помещении отдела делопроизводства 2. Каждое подразделение может иметь отдельно выделенную ячейку, в которую его исполнители помещают документы. Необходимое условие – ячейки для сбора документов должны хорошо просматриваться с рабочего места ответственного работника ОД и исключать возможность несанкционированного доступа к документам.
2. Установить время начала и окончания...
