На протяжении своей деятельности каждой организации и ИП приходится сталкиваться с таким документом от налоговых органов, как требование. В нем налоговики просят дать пояснения или представить документы в различных случаях, когда у них возникают вопросы. Причем при непредоставлении этих данных, налогоплательщику грозят штрафные санкции. Разберемся, как действовать в подобной ситуации.
Согласно п. 1 ст. 93 Налогового кодекса РФ1 в случае нахождения должностного лица налогового органа, проводящего налоговую проверку, на территории проверяемого лица требование о представлении документов передается руководителю (законному или уполномоченному представителю) организации или физическому лицу (его законному или уполномоченному представителю) лично под расписку.
Если вышеуказанным способом требование о представлении документов передать невозможно, то оно может быть направлено по почте заказным письмом (п. 1 ст. 93 НК РФ) на юридический адрес организации. Причем на бумажном носителе по форме оно будет идентично представленному по ТКС.
И в первом, и во втором случае налогоплательщик может представить документы в бумажном виде2:
Представляются они в виде бумажных заверенных копий (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Листы документов должны быть пронумерованы, прошиты и заверены с учетом требований Приложения № 18 к приказу ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@3.
Копии документов заверяются личной подписью руководителя организации (ИП) или лица, которое действует по доверенности. Им может быть главный бухгалтер (заместитель по соответствующим вопросам). У нотариуса заверять копии не нужно.
На каждом томе представляемых сшитых документов на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой ставится заверительная надпись. При этом объем каждого тома (части) не может превышать 150 листов4.
В соответствии с п. 5 Приложения № 18 наклейка должна содержать:
В силу не только рекомендательного ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и обязательного в применении Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х к вышеперечисленным сведениям на наклейку стоит добавить:
В результате получаем вариант оформления заверительной надписи на сшиве, который показан в Примере 1.
См. статью «Как прошить и заверить оригиналы и копии документов» в № 11’ 2020
Ответы на вопросы: как прошить документы на 2, 3 и на 4 прокола? когда какой вариант применяется? и чем это регламентируется? см. в № 7’ 2022
Пример 1. Заверительная надпись на сшиве копий документов, представляемых в налоговую
Оформление сшива по правилам из Приложения № 18 обеспечит прием налоговым органом представленных вами документов. А выполнение более расширенного списка требований к оформлению может потом сыграть свою роль в суде.
По умолчанию заверить сшив должен генеральный директор. Если документов много, то это может делать и иной сотрудник, просто делегирование этого права надо оформить документально (изданием приказа и доверенности). Обычно это поручают сотруднику бухгалтерии или службы делопроизводства.
Документы представляются в налоговый орган с сопроводительным письмом, в котором указывается основание их представления (реквизиты требования о представлении документов, информации: дата и номер), а также общее количество листов документов. Сопроводительное письмо обязательно содержит или к нему прикладывается опись представленных документов5.
Правила оформления писем не требуют указывать разновидность «сопроводительное письмо» на этом документе, но некоторые бухгалтеры делают это по середине строки над текстом, чтобы быстрее сориентировать в содержании и назначении документа. Правильнее было бы сформулировать заголовок к тексту, например, «О представлении затребованных документов» (как это сделано в Примере 3).
Если документов не много, то их можно отправить и почтой, перечислив в описи вложений (см. Пример 2), сопроводительное письмо тут тоже упоминается в отдельной строке. Если необходимо представить много документов, то обычно их везут лично и на своем экземпляре сопроводительного письма просят в налоговой оформить отметку о получении документов (см. Пример 3, где показано, как реально в московских налоговых инспекциях оформляют такую отметку).
Пример 2. Опись вложений в ценное отправление (по форме 107 «Почты России»)
Пример 3. Сопроводительное письмо при передаче документов лично
В случае получения требования от налоговой по ТКС через оператора электронного документооборота или личный кабинет налогоплательщика на nalog.ru, документы представляются по ТКС или через личный кабинет (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Формат представляемых документов утвержден приказом ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@.
Если необходимо электронно представить документы, составленные на бумажном носителе, то следует создать их электронный образ в формате pdf, png, jpg или tif.
При сканировании нужно сохранять реквизиты документов по утвержденной ФНС России форме (п. 12 Порядка, утв. приказом ФНС России от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@; далее – Порядок).
В электронном виде подаются электронные оригиналы документов, если они ведутся в форматах, утвержденных ФНС России (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ). В Примере 4 показана отметка, которая появляется на последней странице переданного через ТКС электронного документа (на предыдущих страницах тоже появляется отметка, но очень короткая).
Если же необходимо представить документы, исполненные по собственному электронному формату, то их следует направлять в налоговый орган (письма ФНС России от 12.04.2021 № ЕА-4-26/4872@, Минфина России от 01.10.2018 № 03-02-07/1/70444):
Пример 4. Отметка на последней странице электронного счета-фактуры (созданного по утвержденному ФНС Росии формату), который представлен в налоговую через ТКС
Пример 5. Электронный акт сдачи-приемки услуг (созданный не по утвержденному ФНС России формату), который представлен в налоговую через ТКС
Документы, представляемые в электронном виде по ТКС, пересылаются в виде файлов, подписанных усиленной квалифицированной подписью (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27, п. 3, ст. 29, п. 2 ст. 93 НК РФ, п. 13 Порядка):
При этом рекомендуем направить и сопроводительное письмо в электронном виде с перечнем представляемых документов на бланке налогоплательщика. Во-первых, о его необходимости говорит Приложение № 18, а во-вторых, оно может понадобиться вам для подтверждения полноты исполнения требования в случае повторного запроса тех же документов налоговиками.
В следующем номере читайте продолжение статьи – про сроки представления документов, которые напрямую зависят от способа их истребования налоговыми органами и определения даты получения такого требования (все объясним подробно на примерах).
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Какой эффект оказывают на адресата такие фразы в электронной переписке, как «Заранее благодарю» или «Заранее спасибо»: рассказываем о мнениях экспертов на этот счет и результатах исследования разработчика приложений для электронной почты; о западной, восточной и отечественной специфике. Профессионала от дилетанта отличает понимание нюансов, о которых мы и говорим в этой статье.
Какой обязательный претензионный порядок, который должен предшествовать обращению в суд, установлен в законодательстве, и как его можно прописать в договоре? Что будет в приоритете? В каких спорах его обязательно соблюдать, а кто может проигнорировать? Сколько ждать до обращения в суд? Вместо направления письма с претензией могут быть предусмотрены иные варианты урегулирования разногласий (например, с участием посредников). Как подтвердить их совершение? Что должно содержать письмо-претензия? Может ли предъявленный потом в суде иск отличаться от претензии по своим требованиям в сторону ужесточения? Или придется опять затевать досудебную 30-дневную процедуру? Отправить претензию можно курьером, через «Почту России» с описью вложений или по электронным каналам связи. Как при каждом из этих вариантов доказать время и содержание отправления? На какой адрес направлять? Даем конкретные ответы, примеры оформления и алгоритмы действий для различных ситуаций на основе устоявшейся судебной практики. Пользуйтесь готовыми решениями!
Как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы? Сначала разберем примеры нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях. Потом дадим рекомендации, как вести претензионную переписку с возможностью сохранить хорошие отношения с деловым партнером, а главное – чтобы добиться от него разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо». В статье дано множество примеров отдельных формулировок и целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования) – они выручат вас при составлении подобных документов.
Детально рассматриваем сроки регистрации и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.
На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,
Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.
Как автору письма-претензии избежать речевой агрессии при описании проблемы? Сначала разберем примеры нарушения правил делового общения, которые встречаются в служебных письмах и электронных сообщениях. Потом дадим рекомендации, как вести претензионную переписку с возможностью сохранить хорошие отношения с деловым партнером, а главное – чтобы добиться от него разрешения конфликтной ситуации в нужную вам сторону и «сохранить лицо». В статье дано множество примеров отдельных формулировок и целых писем-претензий и ответов на них (с согласием и с отказом удовлетворить предъявленные требования) – они выручат вас при составлении подобных документов.
Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
