Какими бывают регистрационные номера по назначению и структуре (речь идет про индекс автора и входящий номер, присваиваемый получателем). Как их оформлять на самих документах.
Какие сведения фиксировать в журналах регистрации для входящих, исходящих и внутренних документов. Какие сроки регистрации надо соблюдать (считаем от даты поступления документа в организацию). Какие документы подлежат регистрации, а какие нет. Как применение СЭД влияет на процесс регистрации.
Некоторые из описанных в статье правил касаются исключительно госорганов и госорганизаций. Остальные их соблюдать не обязаны, но могут следовать этой продуманной технологии работы.
Понятие, цели и назначение регистрации
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 1 «регистрация – это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму».
Из этого определения понятно, что целями регистрации являются:
- обеспечение учета документов,
- формирование базы данных о документах организации,
- ведение на ее основе контроля исполнения,
- ведение информационно-справочной работы.
За этими достаточно лаконичными формулировками скрывается одна из самых важных операций по работе с документами. Значимость процесса регистрации отражена в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 2. В разделе 4 данного стандарта среди базовых принципов управления документами названа неотъемлемость ведения деловых процессов и создания, ввода в систему и управления документами. Трактовать этот принцип можно следующим образом – любая деловая деятельность должна оформляться с помощью документов, которые в свою очередь должны быть введены в систему и которыми необходимо управлять.
При этом именно ввод в систему позволяет управлять документами и обеспечивать к ним доступ. Ввод в систему фактически и является регистрацией документов. Этот процесс включает в себя:
- присвоение уникального идентификатора;
- ввод или создание метаданных о документе в момент ввода в систему;
- создание взаимосвязи между отдельным документом и другими документами, агентами или деловыми операциями.
Таким образом регистрация позволяет однозначно определить, какое место в управленческой системе занимает каждый конкретный документ, и использовать его как двигатель процессов и как носитель информации. Аккумулируя с помощью регистрации все данные о документах, управленческая система фактически аккумулирует все данные о процессах, протекающих в ней, что позволяет анализировать их и повышать их эффективность.
Кроме того, регистрация обеспечивает юридическую силу документов, поскольку регистрационный номер наряду с другими реквизитами включен в состав удостоверения документов.
Принципы регистрации
Существует ряд классических принципов регистрации документов. Это:
- однократность регистрации в пределах одной организации;
- ведение отдельных регистрационных форм как минимум для входящих, исходящих и внутренних документов со своей системой нумерации;
- осуществление регистрации в пределах видовых групп в течение календарного года;
- централизованная регистрация в службе ДОУ входящих и исходящих документов и децентрализованная регистрация внутренних документов в тех структурных подразделениях, в которых они создаются.
Однократность регистрации обеспечивает уникальность такого важного поискового признака документа, как регистрационный номер. Существующая в некоторых организациях практика повторной регистрации документов (например, первично в службе ДОУ, затем секретарем в приемной руководителя) является ошибочной. При таком подходе документ вводится в систему дважды и фактически существует в ней под разными «именами», что, несомненно, осложняет поиск и работу с этим документом.
Следующие принципы регистрации теряют свои традиционные очертания в связи с применением автоматизированных технологий.
Наличие отдельных форм для входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с их видами имеет смысл тогда, когда регистрация ведется на бумажном носителе. В этом случае проще вести учет документов и информационно-справочную работу. При автоматизированной регистрации записи физически не группируются. Регистрационный номер – это уникальный код в базе данных, который при этом позволяет отнести документ к определенной категории.
Регистрацию в пределах календарного года в СЭД также можно было бы не вести, т.к. это не бумажный журнал с конечным количеством страниц, по которому пришлось бы вести поиск среди сотен томов. Но тем не менее и в СЭД следует обнулять регистрацию ежегодно, чтобы избежать больших значений и уменьшить количество ошибок при поиске нужной записи. Именно поэтому для поиска документа кроме его регистрационного номера нам еще нужна дата.
Понятие централизации регистрации также становится условным. Документы, зарегистрированные на разных рабочих местах, которые в некоторых случаях могут находиться даже в разных регионах, все равно попадают в единую базу и составляют единый массив документов организации. Вместе с тем важно понимать, что некоторые группы документов, например кадровая документация, будут регистрироваться в отдельных информационных системах, которые не всегда интегрированы между собой.
Что в делопроизводстве лучше делать централизованно, а что децентрализованно, зависит от множества факторов – этим аспектам будет посвящена следующая статья.
Сроки регистрации документов
Обычно входящие документы стараются регистрировать в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания или утверждения. Но это общее правило работает не всегда.
Например, в Правилах делопроизводства для госорганов 3 допускается регистрация входящих документов на следующий рабочий день после их поступления в организацию 4 (см. Пример 1). В Примерной инструкции по делопроизводству для госорганизаций 5 делается оговорка, что это возможно в случае поступления документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.
