К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации» – к документам постоянного или временного хранения? В какой строке итоговой записи к номенклатуре дел их учитывать? Когда и в какую опись включать при подготовке к передаче в архив?
Разбираемся, что сказано об этом в законе об архивном деле, действующем Перечне документов со сроками хранения 2019 года и в только что вступивших в силу архивных Правилах 2023 года. В результате делаем выводы, как действовать организациям и архивным учреждениям.
Почему возник вопрос
С 18 февраля 2020 г. действует новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 1. Согласно Инструкции по его применению (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237) указанный Перечень является нормативным документом, т.е. является обязательным для применения всеми организациями Российской Федерации независимо от форм собственности. Одновременно с началом действия Перечня 2019 года утратил силу аналогичный Перечень (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558) 2.
Существенным отличием Перечня 2019 года от Перечня 2010 года стало появление значительного количества документов со сроком хранения «до ликвидации организации»:
- Перечень 2010 года содержал всего 3 статьи 3 с таким сроком;
- Перечень 2019 года содержит уже более 30 статей 4 со сроком хранения «до ликвидации организации», включая те документы, для которых указанный срок хранения предусмотрен примечанием, бόльшая часть этих документов по Перечню 2010 года имела срок хранения «постоянно»!
Итак, количество документов со сроком хранения «до ликвидации организации» увеличилось существенно. По причине отсутствия методической базы по учету документов с указанным сроком хранения закономерен вопрос, каким образом надлежит учитывать эти документы в делопроизводстве организации и в ее архиве? В настоящей статье проанализируем действующую нормативную базу в попытке найти ответы на поставленные вопросы.
Ищем ответы
Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 5 сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков их хранения. Перечнем 2019 года предусмотрены следующие сроки хранения документов: без срока хранения (постоянное хранение) и исчисляемый (временный) срок хранения.
Исчисляемый (временный) срок хранения может быть как конкретным (75, 50, 45, 25, 15, 10, 6, 5 лет, 3 года, 1 год), так и неконкретным («до замены новыми», «до списания транспортных средств», «до ликвидации информационных систем», «до ликвидации организации»). Главным отличием конкретного срока хранения от неконкретного является начало исчисления срока хранения:
-
конкретный срок хранения начинает исчисляться после того,...
