Как сформировать дела с протоколами заседаний комиссии, если некоторые протоколы отсутствуют по неизвестным причинам. Как это отобразить? В предисловии к описи? И если некоторые номера протоколов дублируются, как тогда формировать дела?
Этот вопрос читателя заставляет вспомнить общие правила формирования дел и рассмотреть особенности их применения в конкретной управленческой ситуации. Вопрос является и простым, и сложным одновременно, т.к. названные проблемы могут возникнуть в разных ситуациях. Поэтому в ответе обратим внимание на критерии и методику проведения экспертизы ценности документов, по результатам которой и будут решаться вопросы оформления конкретного дела.
Некоторые ссылки делаем на новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом от 31.07.2023 № 77, зарег. в Минюсте России 06.09.2023; далее – Правила 2023 года), которые вступили в силу 17.09.2023. В них на основе принципа преемственности нормативного регулирования подтверждены ранее действовавшие основные правила формирования дел.
В вопросе речь идет об описи и возможном оформлении предисловия к ней, которая составляется при формировании и архивно-технической обработке дел при их подготовке к передаче в архив (или на архивное хранение, если архив в организации не создан). Возможны 2 варианта:
Протоколы формируются в дела по общему профессиональному алгоритму, который подтверждают и новые Правила 2023 года:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
Какими нормативными и методическими документами зафиксированы правила оформления протоколов. Кого записывать в присутствующих, а кого – в приглашенных на заседание. Как оформить в протоколе ситуации: когда председатель комиссии отсутствует и вместо него заседание ведет другой член комиссии; часть членов комиссии отсутствует; кворум для принятия решений имеется (когда его нужно определять не только для всего заседания, но и для отдельных вопросов, поставленных на голосование). Как отражать во вводной части протокола фамилии, инициалы, должности присутствующих, приглашенных, председателя и секретаря. Когда поименный состав переносится в отдельный список, который становится приложением к протоколу. Кого приглашают на заседание аттестационной комиссии. Показываем 6 примеров вводной части протокола (для разных ситуаций) и образец списка присутствующих на заседании. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Какие протоколы нумеровать в пределах календарного года, а какие – в пределах срока полномочий комиссии. По какой логике нумеруются протоколы постоянных и временных комиссий (и почему ей не всегда следуют). Когда протокол регистрируется. Обязательны ли для него дата и номер. В каких регламентирующих документах и как сформулировать правила нумерации протоколов. Если нумерация ведется в пределах срока полномочий комиссии, то начинается ли она заново при изменении ее персонального состава, председателя, срока полномочий. Как срок полномочий формулируется в приказе о создании временной комиссии.
Вопрос о регистрации протоколов – нужно вести журнал их регистрации или нет? Протоколы заседаний (комиссия по охране труда, общее собрание трудового коллектива, заседание комиссии по поступлению и выбытию активов, заседание комиссии по противодействию коррупции и т.п.) возможно ли регистрировать в одном журнале или каждая комиссия регистрирует протоколы в своем журнале?
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.
Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.
Подскажите, пожалуйста, порядок подписания протокола и акта. Кто подписывает эти документы первым: руководитель или члены комиссии?
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
