Сколько хранить проекты документов и листы согласования к ним

Сроки хранения проектов документов: общее и особенное

В экспертизе ценности документов есть один особенный вопрос – формирование дел и организация хранения подлинников и проектов документов коллегиальных органов. Обратите внимание на ст. 18 Перечня 2019 года¹, которая предусматривает одинаковый, в т.ч. постоянный, срок хранения подлинников протоколов заседаний, решений и постановлений коллегиальных органов, проектов решений и иных документов, возникших в процессе подготовки заседания соответствующего коллегиального органа.

Поэтому в процессе формирования дел с документами, принятыми коллегиальными представительными органами (собрание депутатов, муниципальное собрание), а также коллегиальными органами в коммерческих структурах (общее собрание, совет директоров, правление) целесообразно сразу предусмотреть раздельное формирование 2 томов 1 дела, например:

• у дела «Протоколы заседаний и решения муниципального собрания <наименование> и документы к ним» с постоянным сроком хранения по ст. 18 а) Перечня 2019 года будет:
  • Том 1. Протоколы № 1–4 и решения муниципального собрания <наименование>;
  • Том 2. Документы по проведению заседаний муниципального собрания <наименование> (списки, доклады, справки, стенограмма, проекты решений к протоколам № 1–4).

Такое совместное хранение подлинников документов, их проектов и других материалов позволяет сохранить на будущее документированную процедуру принятия решений. А разделение на тома отделяет «зерна от плевел» – подлинники документов от «сопутствующих материалов».

А в большинстве случаев формирования дел должно соблюдаться общее правило: проекты документов хранятся временно (от срока «до минования надобности» до 5 лет ЭК) в отличие от подписанных подлинников. Мы сделали выборку сроков хранения проектов ряда документов:

Общая технология работы на примере муниципальных правовых актов

Вы совершенно правильно обратили внимание на вопросы, связанные с соблюдением нормативных сроков хранения муниципальных правовых актов и оформлением результатов процедуры согласования их проектов. Действительно, в соответствии со ст. 6 а) типового Перечня 2019 года проекты муниципальных правовых актов (решения, постановления, распоряжения, приказы, издаваемые в соответствии с уставом муниципального образования) подлежат хранению в течение 5 лет ЭПК по месту разработки и рассмотрения. Поэтому в номенклатуре дел органа местного самоуправления необходимо закрепить раздельное формирование и хранение дел:

• с муниципальными правовыми актами и
• их проектами.

Поскольку по общим правилам формирования дел²:

• документы постоянного и временных сроков хранения формируются в дела раздельно (проекты муниципальных актов имеют 5-летний срок хранения);
• в дело включается по 1 экземпляру каждого документа (подготовленные проекты с разными замечаниями разных согласовывающих лиц не следует использовать вместо 1 листа согласования; даже если проводится согласование проекта в бумажной форме с собственноручными подписями, то используется 1 экземпляр проекта, который называется «визовым»);
• листы согласования включаются в дело вместе с документами, к которым они относятся (1 лист согласования к 1 документу, а не несколько проектов с подлинными визами согласовывающих лиц);
• черновые и дублетные экземпляры документов в дела не группируются (проект с замечаниями, правками и дополнениями является по сути черновиком).

Сейчас, в IV квартале 2024 года, вы можете подготовить к утверждению соответствующие дополнения в номенклатуру дел на 2025 год. В процессе согласования дополнений с архивом, источником комплектования которого является ваш орган местного самоуправления³, вы сможете получить дополнительную консультацию и поддержку вашего куратора от архива и мнение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК).

Кроме того, такое «особенное» формирование в 1 дело правовых актов органа местного самоуправления вместе с несколькими их проектами / версиями должно быть так или иначе отражено в Инструкции по делопроизводству вашего муниципального органа. Проверьте, какой порядок формирования дел установлен этим локальным нормативным актом, не требуется ли внести изменения и дополнения в Инструкцию. Любое мнение службы делопроизводства должно быть профессионально мотивировано и опираться на действующие нормативные акты.

Основу нормативной базы для организации делопроизводства органа местного самоуправления составляют Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71; далее – Правила делопроизводства), на основе которых должна быть разработана Инструкция по делопроизводству. А разъясняют правила разработки и обязательное содержание такой инструкции, в т.ч. с учетом применения СЭД, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199).

Служба делопроизводства могла руководствоваться несколько противоречивой формулировкой п. 2.9 Правил делопроизводства (абзац 3), в которой устанавливается, что «проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть». Такую формулировку можно понимать как: проект + лист согласования + подлинник документа. Но на самом деле, проект документа, полностью согласованный и подготовленный к подписанию, после подписания становится подлинником. Поэтому в дело формируется подлинник документа + лист согласования как его неотъемлемая часть.

В СЭД фактически хранятся все версии проекта, на распечатанном из СЭД листе согласования визуализируются электронные подписи согласующих лиц, которые поддерживает СЭД. О хранении всех проектов с замечаниями согласовывающих лиц (очевидно, с собственноручными подписями) в Правилах делопроизводства ничего не говорится. А для службы делопроизводства должно быть совершенно понятно, что проект документа представляет собой его окончательную согласованную версию, подготовленную к подписанию с учетом всех замечаний.

Поэтому и в данной ситуации рекомендуем проанализировать раздел вашей Инструкции по делопроизводству, устанавливающий процедуру согласования, и гармонизировать его с функциональностью СЭД и положением о СЭД (процедура согласования может осуществляться с применением тех видов электронных подписей, которыми в настоящее время наделяются заместители руководителя муниципального органа и некоторые руководители структурных подразделений). Если у вас внедрена СЭД, то внесите необходимые уточнения в соответствии с п. 3.3.5 Методических рекомендаций:

То есть не все проекты / версии документа, а только лист согласования как неотъемлемая часть муниципального правового акта подлежит архивному хранению и формированию в дело вместе с ним.

Организация электронного согласования всех версий проекта документа в СЭД является оптимальной. После истечения сроков хранения электронных проектов муниципальных актов (которые не стали подписанными подлинниками) они выделяются к уничтожению в СЭД в общем порядке в соответствии с п. 3.8.4 и приложением № 21 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству. Можно использовать и рекомендуемую форму акта из приложения № 3 к Правилам, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Обратите внимание, что на электронные документы акт о выделении их к уничтожению составляется отдельно, что должно быть закреплено в вашей Инструкции по делопроизводству. Причем ИТ-отдел обычно с удовольствием согласовывает проект акта, если его составит служба делопроизводства, или самостоятельно составляет проект с предложениями об уничтожении электронных документов, поскольку речь идет об экономии работ по поддержке СЭД и освобождении серверного пространства.

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются в основном программно-аппаратным способом, причем подлинники, резервные копии и системные протоколы одновременно, поэтому рекомендуем составление в ИТ-отделе дополнительного так называемого «технического» акта с указанием даты и времени фактического уничтожения электронных документов / директорий, представлений, баз данных, их объема в Мб, фамилий сотрудников / системного администратора, наименование программного обеспечения, которое было использовано для уничтожения. Данный «технический» акт с удовольствием может согласовать служба делопроизводства, поскольку его экземпляр вместе с обычным «организационным» актом о выделении к уничтожению не подлежащих архивному хранению документов должен быть сформирован в дело фонда.