Несколько противоречивая формулировка в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления приводит к тому, что некоторые организации длительно хранят не только подписанный документ, но и все его рабочие проекты с листами согласования, даже когда этого не требуется.
Объясняем, как делать правильно: какие рабочие проекты надо хранить столько же, сколько подлинники, а какие нет; как оба эти варианта отразить в номенклатуре дел. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Сроки хранения проектов документов: общее и особенное
В экспертизе ценности документов есть один особенный вопрос – формирование дел и организация хранения подлинников и проектов документов коллегиальных органов. Обратите внимание на ст. 18 Перечня 2019 года, которая предусматривает одинаковый, в т.ч. постоянный, срок хранения подлинников протоколов заседаний, решений и постановлений коллегиальных органов, проектов решений и иных документов, возникших в процессе подготовки заседания соответствующего коллегиального органа.
Поэтому в процессе формирования дел с документами, принятыми коллегиальными представительными органами (собрание депутатов, муниципальное собрание), а также коллегиальными органами в коммерческих структурах (общее собрание, совет директоров, правление) целесообразно сразу предусмотреть раздельное формирование 2 томов 1 дела, например:
- у дела «Протоколы заседаний и решения муниципального собрания <наименование> и документы к ним» с постоянным сроком хранения по ст. 18 а) Перечня 2019 года будет:
- Том 1. Протоколы № 1–4 и решения муниципального собрания <наименование>;
- Том 2. Документы по проведению заседаний муниципального собрания <наименование> (списки, доклады, справки, стенограмма, проекты решений к протоколам № 1–4).
Такое совместное хранение подлинников документов, их проектов и других материалов позволяет сохранить на будущее документированную процедуру принятия решений. А разделение на тома отделяет «зерна от плевел» – подлинники документов от «сопутствующих материалов».
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
№ ст. |
Вид документа |
Срок хранения документа |
Примечания |
18 |
Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним: |
|
(1) Присланные для сведения – До минования надобности
(2) Рабочих групп – 5 лет ЭПК
(3) По оператив- ным вопросам – 5 лет
(4) Бюллетени для голосования на общих собраниях владельцев ценных бумаг, участников – 5 лет, пайщиков – 15 лет |
а) заседаний у Президента Российской Федерации, заседаний палат Федерального Собрания Российской Федерации, заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, заседаний представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, заседаний органов местного самоуправления; |
Постоянно (1) |
б) межведомственных комиссий по координации определенных видов деятельности, а также их рабочих групп; |
Постоянно (1) (2) |
в) совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации; |
Постоянно (1) |
г) контрольных, ревизионных органов организации; |
Постоянно |
д) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации; |
Постоянно (1) |
е) совещаний у руководителя организации; |
Постоянно (3) |
ж) собраний трудовых коллективов организации; |
Постоянно |
з) собраний структурных подразделений организации; |
5 лет |
и) общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков; |
Постоянно (4) |
к) собраний, сходов граждан; |
Постоянно (1) |
л) публичных слушаний |
Постоянно (1) |
А в большинстве случаев формирования дел должно соблюдаться общее правило: проекты документов хранятся временно (от срока «до минования надобности» до 5 лет ЭК) в отличие от подписанных подлинников. Мы сделали выборку сроков хранения проектов ряда документов:
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
№ статьи |
Вид документа |
Срок хранения документа |
Примечания |
5 |
Проекты законов, иных нормативных право вых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; документы по их разработке и рассмотрению (доклады, заключения, пояснительные записки, справки, обоснования, предложения, листы согласования, протоколы разногласий):
а) по месту разработки, рассмотрения;
б) в других организациях |
5 лет ЭПК <2> (1)
До минования надобности |
(1) Проекты федеральных конституционных, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации – Постоянно |
6 |
Проекты муниципальных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке:
а) по месту разработки, рассмотрения;
б) в других организациях |
5 лет ЭПК
До минования надобности |
|
9 |
Проекты правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов (профессиональных, межведомственных, корпоративных); документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке |
До минования надобности |
|
20 |
Проекты приказов, распоряжений; документы (докладные, служебные записки) к ним |
1 год |
|
35 |
Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке |
До минования надобности |
|
41 |
Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению |
До минования надобности |
|
194 |
Проекты перспективных планов, планов мероприятий ("дорожных карт"); документы (справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним |
3 года |
|
199 |
Проекты годовых планов, государственных и муниципальных заданий; документы (справки, заключения, сведения) к ним |
5 лет |
|
480 |
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий |
5 лет |
|
Общая технология работы на примере муниципальных правовых актов
Вопрос в тему
Недавно устроилась на работу в муниципальную структуру, которая является источником комплектования муниципального архива. И столкнулась со следующей ситуацией. В дела постоянного срока хранения подшивают все версии проектов документов, что считаю неправильным, т.к. архивохранилища не безразмерные и переплет томов дела стоит денег.
Служба делопроизводства мотивирует тем, что данные документы являются листами согласования. В итоге рождается от 3 и более вариантов / проектов документов, но выводится на номерной бланк и готовится к подписанию только последний / окончательный вариант. Все предыдущие версии проекта являются черновиками / проектами и постоянному хранению не подлежат вместе с правовыми актами в качестве листов согласования. Предварительные правки на проекте не влияют на юридическую силу окончательного документа.
Как наладить документооборот в данной части, т.к. мы еще используем и СЭД? Типовым перечнем предусмотрено, что проекты документов хранятся 5 лет ЭПК. Но как тогда быть с СЭД, если в ней сохраняются все версии проектов документов, как их оттуда убирать и можно ли убрать?
Вы совершенно правильно обратили внимание на вопросы, связанные с соблюдением нормативных сроков хранения муниципальных правовых актов и оформлением результатов процедуры согласования их проектов. Действительно, в соответствии со ст. 6 а) типового Перечня 2019 года проекты муниципальных правовых актов (решения, постановления, распоряжения, приказы, издаваемые в соответствии с уставом муниципального образования) подлежат хранению в течение 5 лет ЭПК по месту разработки и рассмотрения. Поэтому в номенклатуре дел органа местного самоуправления необходимо закрепить раздельное формирование и хранение дел:
- с муниципальными правовыми актами и
- их проектами.
Поскольку по общим правилам формирования дел:
-
документы постоянного и временных сроков хранения формируются в дела раздельно (проекты муниципальных актов имеют 5-летний срок хранения);
-
в дело включается по 1 экземпляру каждого документа (подготовленные проекты с разными замечаниями разных согласовывающих лиц не следует использовать вместо 1 листа согласования; даже если проводится согласование проекта в бумажной форме с собственноручными подписями, то используется 1 экземпляр проекта, который называется «визовым»);
-
листы согласования включаются в дело вместе с документами, к которым они относятся (1 лист согласования к 1 документу, а не несколько проектов с подлинными визами согласовывающих лиц);
-
черновые и дублетные экземпляры документов в дела не группируются (проект с замечаниями, правками и дополнениями является по сути черновиком).
Пример 1. В какие дела формируются проекты и подписанный подлинник муниципального правового акта
Покажем, в какие дела можно формировать окончательно принятый муниципальный правовой акт (подписанный / утвержденный подлинник) и его проекты, если листы согласования есть ко всем этим версиям документа (когда проекты создаются как в бумажной, так и в электронной форме, но не формируются в «гибридные» дела):
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во дел |
Срок хранения и № статьи по перечню |
Примечание |
02-05 |
Протоколы заседаний и решения муниципального собрания <наименование> |
|
Постоянно, ст. 18 а) |
|
02-06 |
Постановления Главы муниципального образования |
|
Постоянно, ст. 4 а) |
|
02-07 |
Проекты постановлений Главы муниципального образования <наименование> |
|
5 лет ЭПК, ст. 6 а) |
Визовые экземпляры |
02-08 |
Проекты постановлений Главы муниципального образования <наименование> |
|
5 лет ЭПК, ст. 6 а) |
В электронной форме <указывается локализация проектов в СЭД> |
02-09 |
Распоряжения Главы муниципального образования <наименование> |
|
Постоянно, ст. 4 а) |
|
02-10 |
Проекты распоряжений Главы муниципального образования <наименование> |
|
5 лет ЭПК, ст. 6 а) |
Визовые экземпляры |
02-11 |
Проекты распоряжений Главы муниципального образования <наименование> |
|
5 лет ЭПК, ст. 6 а) |
В электронной форме <указывается локализация проектов в СЭД> |
Сейчас, в IV квартале 2024 года, вы можете подготовить к утверждению соответствующие дополнения в номенклатуру дел на 2025 год. В процессе согласования дополнений с архивом, источником комплектования которого является ваш орган местного самоуправления, вы сможете получить дополнительную консультацию и поддержку вашего куратора от архива и мнение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК).
Кроме того, такое «особенное» формирование в 1 дело правовых актов органа местного самоуправления вместе с несколькими их проектами / версиями должно быть так или иначе отражено в Инструкции по делопроизводству вашего муниципального органа. Проверьте, какой порядок формирования дел установлен этим локальным нормативным актом, не требуется ли внести изменения и дополнения в Инструкцию. Любое мнение службы делопроизводства должно быть профессионально мотивировано и опираться на действующие нормативные акты.
Основу нормативной базы для организации делопроизводства органа местного самоуправления составляют Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71; далее – Правила делопроизводства), на основе которых должна быть разработана Инструкция по делопроизводству. А разъясняют правила разработки и обязательное содержание такой инструкции, в т.ч. с учетом применения СЭД, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199).
Служба делопроизводства могла руководствоваться несколько противоречивой формулировкой п. 2.9 Правил делопроизводства (абзац 3), в которой устанавливается, что «проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть». Такую формулировку можно понимать как: проект + лист согласования + подлинник документа. Но на самом деле, проект документа, полностью согласованный и подготовленный к подписанию, после подписания становится подлинником. Поэтому в дело формируется подлинник документа + лист согласования как его неотъемлемая часть.
В СЭД фактически хранятся все версии проекта, на распечатанном из СЭД листе согласования визуализируются электронные подписи согласующих лиц, которые поддерживает СЭД. О хранении всех проектов с замечаниями согласовывающих лиц (очевидно, с собственноручными подписями) в Правилах делопроизводства ничего не говорится. А для службы делопроизводства должно быть совершенно понятно, что проект документа представляет собой его окончательную согласованную версию, подготовленную к подписанию с учетом всех замечаний.
Поэтому и в данной ситуации рекомендуем проанализировать раздел вашей Инструкции по делопроизводству, устанавливающий процедуру согласования, и гармонизировать его с функциональностью СЭД и положением о СЭД (процедура согласования может осуществляться с применением тех видов электронных подписей, которыми в настоящее время наделяются заместители руководителя муниципального органа и некоторые руководители структурных подразделений). Если у вас внедрена СЭД, то внесите необходимые уточнения в соответствии с п. 3.3.5 Методических рекомендаций:
Фрагмент документа
Пункт 3.3.5 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199)
...Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью работника Службы делопроизводства (делопроизводителя структурного подразделения-исполнителя) с указанием даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование...
То есть не все проекты / версии документа, а только лист согласования как неотъемлемая часть муниципального правового акта подлежит архивному хранению и формированию в дело вместе с ним.
Организация электронного согласования всех версий проекта документа в СЭД является оптимальной. После истечения сроков хранения электронных проектов муниципальных актов (которые не стали подписанными подлинниками) они выделяются к уничтожению в СЭД в общем порядке в соответствии с п. 3.8.4 и приложением № 21 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству. Можно использовать и рекомендуемую форму акта из приложения № 3 к Правилам, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Обратите внимание, что на электронные документы акт о выделении их к уничтожению составляется отдельно, что должно быть закреплено в вашей Инструкции по делопроизводству. Причем ИТ-отдел обычно с удовольствием согласовывает проект акта, если его составит служба делопроизводства, или самостоятельно составляет проект с предложениями об уничтожении электронных документов, поскольку речь идет об экономии работ по поддержке СЭД и освобождении серверного пространства.
Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются в основном программно-аппаратным способом, причем подлинники, резервные копии и системные протоколы одновременно, поэтому рекомендуем составление в ИТ-отделе дополнительного так называемого «технического» акта с указанием даты и времени фактического уничтожения электронных документов / директорий, представлений, баз данных, их объема в Мб, фамилий сотрудников / системного администратора, наименование программного обеспечения, которое было использовано для уничтожения. Данный «технический» акт с удовольствием может согласовать служба делопроизводства, поскольку его экземпляр вместе с обычным «организационным» актом о выделении к уничтожению не подлежащих архивному хранению документов должен быть сформирован в дело фонда.
