Показываем приёмы оптимизации делопроизводственных процессов на примере работы с входящим электронным письмом (сначала описываем «громоздкий» процесс – кто что в каком порядке делает, а потом как этот процесс можно ускорить, упростить, автоматизировать).
В табличной форме систематизируем проблемы «забюрократизированного» делопроизводства и методы их «лечения». Объясняем, как можно провести аудит локальных нормативных актов организации и потом оптимизировать их, чтобы обеспечить работников удобными инструкциями и регламентами.
На тему работы с человеческим фактором тоже даем некоторые советы.
«Бюрократия – это удивительный механизм, позволяющий десятерым делать работу одного»
С.Н. Паркинсон
«Дебюр» шагает по стране
Интернет заполнен статьями, опросами и социологическими исследованиями о дебюрократизации экономики, госаппарата и делопроизводства. Росатом, ЕВРАЗ, РЖД – делятся опытом успешных проектов, в Казахстане на государственном уровне указом Президента Республики закрепили принципы дебюрократизации.
Бюрократия воспринимается как источник замедления процессов, излишней волокиты и ненужных формальностей. Однако в некоторых случаях бюрократические процедуры могут стать полезным инструментом для оптимизации работы сотрудников и повышения их эффективности.
А можно ли обратить бюрократию на пользу организации? Вот несколько примеров бюрократической структуры как эффективного инструмента, способного наладить кооперацию между людьми, минимизировать влияние административного ресурса или упорядочить организационный хаос.
Сеть ресторанов McDonald’s. В ресторанах быстрого питания каждый сотрудник на своем месте, при приготовлении заказов все следуют рецептуре, даже речь менеджеров строго регламентирована. Это позволяет систематизировать деятельность ресторанов в разных странах, привести их к единообразию.
Портал государственных услуг – наглядный пример бюрократической структуры нового уровня.
На платформе можно получить документы в режиме «Одно окно». Услуги подбираются по ситуации, в которой оказался человек, а не из функций государственного ведомства, например:
- при переезде в другой регион можно описать ситуацию роботу Максу – виртуальному помощнику на портале «Госуслуги». Он предложит все услуги, которые могут быть с этим связаны, даст полезные ссылки и перенаправит в нужную часть портала;
- также на платформе есть суперсервис регистрации рождения ребенка, который позволяет получить все необходимые документы онлайн без посещения офисов.
Ресурс стал настоящим прорывом в сфере взаимодействия граждан с государством, без необходимости личного присутствия, очередей и хождения по инстанциям «за справками».
Понятные, человечные, удобные и эстетичные памятки, советы и инструкция по каждому разделу и теме – такими должны быть все системы и внутренние процессы ведомств, муниципалитетов и, конечно, коммерческих организаций.
Если бюрократия – это система управления структурой организации, для которой характерны: четкая управленческая иерархия, правила и стандарты, показатели оценки работы, принципы найма, основывающиеся на компетенции работника, тогда почему же «бюрократия» стало словом нарицательным применительно ко всему управленческо-чиновничьему аппарату?
Попросту систему путают с явлением «бюрократизм», когда система начинает работать не на результат, а на процесс, когда форма и процедура становятся важнее, чем содержание и эффективность, а в управлении зачастую допускаются перегибы и нелогичные действия.
«Документ приобретает для бюрократической системы сакральные смыслы: это не просто носитель информации, но и основной инструмент, поддерживающий жизнь и смысл ее существования»
Л.Н. Мазур
Для того чтобы бюрократия становилась действенным и эффективным инструментом управления, она должна ускорять работу, а не тормозить ее.
Заниматься глобальным переустройством мира в этой статье мы не станем, рассмотрим набор практических инструментов, которые можно применить в любой организации при излишне забюрократизированных процессах делопроизводства и документооборота. Постараемся превратить бюрократию в союзника, основываясь на принципах дебюрократизации документооборота, позволяющих одному сотруднику выполнять работу десятерых.
А для кого-то это будет набор «вредных советов», что предпринять, чтобы поклонники «исторически сложившихся» правил и «без бумаги не заходи» ничего не заподозрили и изменения прошли незаметно и были восприняты, как само собой разумеющиеся. Ведь часто многие начинания натыкаются на стену запретов различного уровня, потому что так написано в регламенте/инструкции.
Если подробнее изучить историю закрепления «железобетонных правил», часто выясняется, что это локальный нормативный документ организации, который можно и нужно корректировать под изменившиеся обстоятельства и требования времени, найти убедительные аргументы и предложить улучшение владельцам процессов. Пусть сначала это будут небольшие, точечные улучшения. Суть в том, что из маленьких побед складывается общая, поэтому важно не тянуть с реализацией. Нужно спрашивать себя: что можно улучшить сегодня и на этой неделе, чтобы получить результат.
Одним из ключевых аспектов бюрократии является необходимость выполнения множества повторяющихся действий. Это может быть...
