Анализ практических ситуаций: что делать с документом при замене ответственного

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 7 / 2025

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Что делать, когда оформлено множество приказов, где работник назначен контролирующим лицом, а он потом переводится в другой филиал? Если работника уволили, а потом оформили обратно на работу в ту же организацию и на ту же должность? Если переименовали структурное подразделение, которое под старым названием значится в ЛНА?

На старую должность пришел новый работник

Вопрос в тему

Разъясните, пожалуйста, ситуацию: главный инженер филиала А переведен на должность директора филиала Б. Нужно ли переиздавать приказы филиала А на нового главного инженера? Их большое количество, в них на бывшего главного инженера возложены обязанности по контролю за исполнением приказов.

Нет, переиздавать приказы о возложении контроля за исполнением ранее изданных приказов на вновь принятого сотрудника, который занял должность главного инженера, не нужно.

В системе управления и системе контроля исполнения принятых управленческих решений главная и определяющая роль принадлежит функции, полномочиям по занимаемой должности, которая отражается в ее наименовании. То есть контролером является главный инженер по своей должности, а не персоналия (Кузнецов, Петров, Сидоров, Иванов).

Контролируется обычно соблюдение требований технологических и технических документов, внедренных в организации (стандарты, технические условия), ЛНА¹ (включая стандарты предприятия), контролируется исполнение поручений и заданий, которые непосредственно были даны главному инженеру как ответственному исполнителю, а также контролируется исполнение главным инженером делегированной ему первым руководителем собственно контрольной функции, когда в приказах формулируется пункт, например: «Возложить контроль за исполнением приказа на главного инженера Симонова В.В.».

Рекомендуем службе делопроизводства участвовать в ориентационной программе нового руководителя, назначенного на должность главного инженера. Используя возможности СЭД и регистрационно-контрольных карточек, специалист по контролю исполнения / контрольная служба организации может составить справку о ЛНА, приказах и других документах (планы, политики и т.п.), которые:

находятся на исполнении по должности главного инженера, с названием видов документов, сроков их исполнения или актуализации;
фамилиями руководителей подразделений, оперативное руководство которыми осуществляет главный инженер,
и т.п. сведениями.

Это поможет новому главному инженеру оперативно включиться в систему контроля исполнения и осуществлять не только текущий, но и предварительный (особенно по ЛНА) и последующий виды контроля (по конкретным заданиям и поручениям).

Совместно с кадровой службой проверьте, внесены ли в должностную инструкцию главного инженера или в его трудовой договор полномочия по осуществлению контрольных функций (непосредственно по должности и в рамках делегирования полномочий).

Работника уволили и тут же приняли обратно

Вопрос в тему

Приказом общества работник получил право на возмещение расходов на такси, использованное в служебных целях. В приказе указана как должность лица, так и его Ф.И.О. Данный работник уволился, а на следующий день вновь трудоустроился на ту же должность и в ту же компанию.

Что необходимо предпринять в данной ситуации: переиздать приказ, отменив предыдущий; внести изменения в предыдущий приказ; издать новый приказ, не отменяя предыдущий? Имеет ли значение, какой период времени прошел между увольнением и трудоустройством работника? Учитывается ли в подобных ситуациях, какой именно приказ издан – управомочивающий / обязывающий / о возмещении расходов?