Как оптимизировать регистрацию и нормоконтроль документов: метод дробления и автоматизация (часть 2)

Основная задача нормоконтроля – исключение ошибок

Причины, по которым нормоконтролеры пропускают или не замечают ошибки, допущенные исполнителями при подготовке организационно-распорядительных документов (ОРД):

• Ошибки при проверке и редактировании ОРД могут быть связаны с неправильным пониманием правил деловой переписки или спешкой при проверке текста, когда важное письмо поступает на проверку в последние минуты рабочего дня.
• Низкая концентрация внимания при проверке больших объемов документов (когда за день проверяешь сотню документов и телефон разрывается от нетерпеливых исполнителей, которые кричат: «Срочно, срочно!»).
• Поверхностное ознакомление с текстом и устранение только очевидных композиционных / орфографических ошибок.
• Недостаточно глубокое знание локальных нормативных актов компании и отраслевых норм.
• Ложное представление о квалификации и степени ответственности исполнителей: «У нас все работники с высшим образованием, все грамотные, самостоятельно проверяют свои письма и несут ответственность за написанное».

Принципы работы грамотного нормоконтролера:

• Аккуратность и скрупулезность при работе с документом.
• Совершенствование профессионального уровня:
• постоянное изучение информации из проверенных источников;
• периодическое повышение квалификации;
• ведение учета и анализ выявляемых ошибок – создать и постоянно обновлять базу знаний для исполнителей, например в виде реестра наиболее распространенных ошибок в письмах и приказах. «Новинки» из нее можно периодически рассылать исполнителям;
• соревнование – отличный способ повысить интерес исполнителей к грамотному оформлению документов, поэтому можно проводить дни грамотности, оформив это в виде познавательного вебинара и увлекательного квеста (как пример – изучение правил выбора сказуемого в деловом письме, где участникам в текстах предстоит выбрать правильные варианты, а неправильные исправить). Соревноваться могут как команды подразделений компании, так и индивидуальные участники. Главное, задать правила и заинтересовать руководство в необходимости повышения уровня грамотности исполнителей.
• Принцип однократности проверки ошибок. Основная идея заключается в том, что документ проходит полную проверку 1 раз одним специалистом. После завершения проверки документ считается согласованным нормоконтролером.
  Преимущества принципа однократности:
• экономия ресурсов – сокращение числа повторных проверок снижает затраты времени и трудозатраты работников компании;
• документ быстрее проходит процедуру разработки, ускоряя процессы принятия решений;
• повышается ответственность – «все нужно сделать сейчас, потом никто доделывать / переделывать не будет». Принцип однократности проверки требует высокого уровня квалификации нормоконтролеров (корректоров), строгого соблюдения регламентов и четкой организации процесса проверки. Поэтому важно поддерживать высокий стандарт внутренней дисциплины.
• Исполнитель по замечаниям нормоконтролера корректирует документ лишь 1 раз. Все дальнейшие доработки выполняются самим проверяющим-нормоконтролером без дополнительной передачи (отклонения на доработку) исполнителю, если ошибки и недочеты пропущены нормоконтролером на 1-м этапе проверки и изменения незначительны.
• Доведение замечаний и предложений до исполнителя:
• нормоконтролер не несет ответственности за выбор и полноту содержания принятых в проверяемых документах решений, но должен довести свои замечания до исполнителя;
• информировать исполнителей об ошибках в проектах документов можно в любой принятой в компании форме обратной связи, например:
• в режиме рецензирования документа (функция Word),
• по электронной почте или в СЭД,
• лично по телефону.
• Объективность. Нормоконтролер не должен поддаваться давлению в отношении внесения изменений в документ по итогам проверки. Он должен выдать полный (по его мнению) арсенал правок. А...