Какие документы подшиваются в одно дело и как это отразить в заголовке

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 4 / 2026

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.

Вопросы о составе документов дела, об их формировании и зачастую переформировании обычно возникают при разработке номенклатуры дел и потом при подготовке описей дел для передачи на архивное хранение.

Мы рекомендуем обратить внимание на действующую нормативную базу и методические рекомендации, которые помогут практикам правильно формировать дела, формулировать заголовки дел, уточнять номенклатуру дел подразделения / организации в течение года ее действия (т.к. может измениться состав документов) и – главное – облегчить процесс оформления описей дел в процессе подготовки документов к передаче в архив.

Определимся с терминологией

Формированием дел называется процесс группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация этих документов внутри дела. Новый терминологический ГОСТ Р 7.0.8-2025 в определении данного термина учитывает и формирование электронных дел.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

104 (электронное) дело: Физически обособленная или логически определенная единица классификации и систематизации в документальном фонде организации, включающая документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, имеющих одинаковый срок хранения <. . .>

109 формирование (электронного) дела: Группирование документов в (электронное) дело и их систематизация.

В номенклатуру дел вносятся названия видов первичных комплексов документов, которые отражают участок или вопрос деятельности организации. Первичный комплекс – это обобщенное родовое наименование совокупности документов, образовавшихся в процессе решения конкретного вопроса. А сложным комплексом является архивный фонд организации.

Вопросы о первичных и сложных комплексах разработаны недостаточно, поэтому в настоящее время обобщающим названием первичного комплекса стал термин «дело». В словаре по управлению документами термин «дело» определялся как «совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную обложку»¹. Упоминание обложки в определении термина представляется сомнительным, но смысловая основа формирования дел закреплена правильно. Действующий ГОСТ Р 7.0.8-2025 определяет термин «дело» с определенной наукообразностью (см. выше).

Специалистам служб делопроизводства и практикам в структурных подразделениях необходимо знать виды первичных комплексов, с которыми они ежедневно работают и названия которых отражаются в номенклатуре дел:

Таблица 1. Отличия различных видов первичных комплексов документов (дел)

Вид первичного комплекса документов	Состав документов	Пример заголовка в номенклатуре дел
Дело	Совокупность документов, возникших по одному и тому же вопросу деятельности	Документы о проведении оценки деятельности структурных подразделений (программа, график и др.)
Наряд	Совокупность документов одного и того же наименования вида	Служебные записки о проведении мероприятий по независимой оценке компетенций работников
Переписка	Совокупность документов, возникших в процессе обмена информацией и документами	Переписка с кадровыми службами органов местного самоуправления о передаче личных дел муниципальных служащих
Досье	Совокупность документов, относящихся к одному и тому же объекту (юридическому или физическому лицу)	Личные дела работников

Правила группировки документов в дела

Правила группировки документов в дела изложены в нормативном правовом акте, обязательном для всех организаций, – в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила работы архивов организаций). Основные требования хорошо известны:

«в пределах архивного фонда единицы хранения систематизируются по структурному, хронологическому, функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному, номинальному, авторскому, корреспондентскому, географическому признакам или их сочетанию» (п. 46), при группировке документов в дела пользуются теми же признаками;
в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, закрепленному номенклатурой дел;
в дела группируются документы одного календарного года (и перечислены возможные исключения);
документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела (в дело формируются документы одинакового срока хранения либо хранят его по «старшему» сроку входящих в его состав взаимосвязанных документов) и т.п.

Эти правила группировки соблюдаются на первом этапе экспертизы ценности документов, когда разрабатывается номенклатура дел организации на следующий календарный год. И потом номенклатура дел фактически отвечает на вопрос, какие документы можно формировать в одно дело в конкретной организации.

Номенклатура дел разрабатывается службой делопроизводства и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Рекомендуем обратить внимание на четкие правила группировки документов в дела, разработанные для государственных организаций:...