Top.Mail.Ru
Любой юрист может столкнуться с необходимостью собрать досье на контрагента, а руководитель – организовать этот процесс. Какие документы для снижения рисков обычно запрашивают перед заключением сделки? Как они должны быть заверены? Как фиксировать отказ предоставить часть (или все) документы в досье контрагента, чтобы объяснить их отсутствие? Какие еще сведения можно собирать в досье и сколько их потребуется хранить? Рассказываем также об ограничениях, связанных с конфиденциальностью некоторых из собираемых сведений. Даем совет, как можно «мягко» установить личность явившегося на переговоры человека, если прямо просить его продемонстрировать паспорт неудобно.

Полезная информация – ​один из самых дорогих ресурсов современного мира. Ее сбор и систематизация с развитием электронных технологий переходит из стадии ремесла в настоящее искусство. Правильно сформированное информационное досье позволяет здраво оценивать возможности партнеров не только при заключении, но и при исполнении ими сделки. Более того, в целом ряде случаев такое досье поможет избежать значительных налоговых рисков. В настоящей статье мы дадим нашим читателям несколько универсальных советов, которые помогут систематизировать работу по его формированию.

Цель создания досье

Главная цель сбора информации о контрагенте – ​минимизировать риски финансовых потерь своей организации. Данные риски имеют двойную природу.

Во-первых, это гражданско-правовые риски неисполнения контрагентом взятых на себя обязательств. Для их минимизации необходимо быть уверенным в том, что ваш контрагент (и его представитель):

  • обладает правосубъектностью (зарегистрирован, имеет необходимые разрешения или лицензии на конкретные виды деятельности) и вы ведете переговоры с полномочным лицом;
  • требуются ли с точки зрения внутреннего корпоративного контроля вашего партнера дополнительные мероприятия (одобрение крупных сделок, получение разрешения собственника имущества и т. п.);
  • позволяет ли финансовая состоятельность контрагента исполнить сделку, и нет ли рисков признания партнера банкротом в ходе ее исполнения;
  • насколько добросовестно контрагент ведет себя на рынке. Не было ли случаев недобросовестного хозяйственного поведения с его стороны.

Во-вторых, налоговые риски – ​связаны с тем, что налоговые органы могут привлечь организацию к ответственности 1, например, признав вашего контрагента фирмой-однодневкой, а хозяйственные операции фиктивными. Организация должна быть готова доказать, что налоговая выгода у нее возникла добросовестно. Для этого необходимо будет подтвердить:

  • реальность проведения хозяйственной операции, наличие у нее коммерческой цели;
  • отсутствие незаконных интересов вашей организации в сделке 2  (например, укрывательство от налогов).

Минимизация этих рисков осуществляется путем сбора всей доступной информации о вашем партнере и ее проверки через открытые информационные источники. Необходимо учитывать, что досье не должно быть статичным. Работать с ним необходимо на периодической основе, пополняя его новыми данными либо подтверждая актуальность уже имеющихся.

Досье электронное или бумажное?

Безусловно, в наше время большая часть данных уже хранится в электронной форме.

Вместе с тем есть достаточно большой объем документов, перевод которых в электронную форму ведет к безвозвратной утрате их ценности. Прежде всего речь идет об официальных «опечатанных» и заверенных документах. Электронная копия договора и договор с «живыми» подписями в суде – ​это две большие разницы. То же самое относится и к ряду документов, наличие которых необходимо в досье контрагента. Прежде всего речь идет об учредительных документах вашего партнера.

Кроме того, необходимо помнить, что открытые информационные базы меняются одновременно со сменой данных. Так, в открытых источниках вы не сможете получить информацию о бывших руководителях вашего партнера. Конечно, эти данные можно хранить и в электронной форме, но тогда перед предъявлением их третьему лицу или налоговым органам вы не сможете заверить их надлежащим образом. В таком случае лучше хотя бы сразу письменно фиксировать дату и способ получения соответствующей информации уполномоченным на это лицом (Пример 4). Поэтому мы рекомендуем хранить информацию в бумажной форме, если у организации нет возможности использовать электронные цифровые подписи. Если же они есть, то, конечно, такой архив рационально вести в виде электронных образов документов (заверенных электронных копий), тогда хранить лишнюю «макулатуру» не придется.

Срок хранения досье

Отдельно остановимся на сроках хранения документации в досье клиента....

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Сколько хранить госконтракты и договоры, связанные с закупками

Рассказываем о сроках хранения государственных и муниципальных контрактов, а также договоров, заключенных по результатам закупок организациями с госучастием и их дочерними компаниями (федеральные законы № 44‑ФЗ и № 223‑ФЗ). Объясняем, почему нельзя руководствоваться только ст. 224 и 225 Перечня управленческих документов, где предусмотрен срок хранения 5 лет ЭПК? Какие более длительные сроки хранения установлены в профильном законе и постановлении Правительства РФ? Как срок хранения зависит от носителя договора (бумажного или электронного)? Как отразить дела с договорами и допсоглашениями, заключенными на бумаге и оставшимися в вашей организации, а также заключенными в электронном виде и хранящимися на электронной торговой площадке?

Как проверить иностранного контрагента

Приводим подробную инструкцию, как самостоятельно проверить иностранного контрагента и снизить риски при принятии решения о заключении с ним договора. Узнаете, какие публичные и частные сервисы, базы данных в Интернете для этого использовать. Наши подробные рекомендации, адаптированные под условия заключения сделок в конкретной организации, можно включить в локальный нормативный акт или иной организационно-распорядительный документ, посвященный вопросам проверки благонадежности иностранных партнеров в рамках договорно-правовой работы.

Учет военнообязанных, сверка и отчетность в военкомат

Частичная мобилизация, объявленная в конце сентября Президентом РФ, выявила, что многие организации либо совсем не ведут воинский учет, либо делают это из рук вон плохо. А ведь военно-учетная работа – это обязанность всех работодателей, независимо от форм собственности. Если компания не делает этого или подает ошибочные сведения, то может попасть под штрафные санкции. Рассказываем, что понимается под воинским учетом, какие документы следует оформлять, как отчитываться перед военкоматами, как сверять с ними сведения.

Будет ли притворной сделка по бесплатному пользованию оборудованием при условии покупки расходников, если они прописаны другим договором?

Может ли быть заключен договор безвозмездного пользования между юридическими лицами, по условиям которого ссудодатель передает ссудополучателю оборудование, ссудополучатель обязуется закупить у ссудодателя определенное количество расходного материала для работы данного оборудования, если условия о продаже расходного материала закреплены в отдельном договоре поставки? Будет ли данная сделка являться притворной?

Коммерческий кредит с процентами: как прописать в договоре

В гражданском обороте обычной практикой является предоставление поставщиками и исполнителями своим клиентам отсрочки или рассрочки платежа за реализуемые по договорам товары, работы или услуги с фиксацией общего лимита финансирования, а также срока или графика, в рамках которых покупатель или заказчик могут не вносить оплату. Покупатель со своей стороны тоже может проавансировать поставщика, перечислив ему всю или часть оплаты до момента отгрузки товара, в результате чего поставщик оперативно получает средства для пополнения своих оборотных активов. По общему правилу такое пользование деньгами является бесплатным, однако в своем договоре стороны могут предусмотреть и иное. Расскажем, что представляет собой коммерческий кредит, когда он возможен и на каких условиях, а также дадим советы, как прописать его в договоре, чтобы вторая сторона не могла оспорить взыскание с нее процентов. Тем более что сейчас в условиях, когда партнеры сплошь и рядом просят отсрочку и рассрочку по оплате, кредиторам стоит заранее позаботиться о своих интересах и заложить в договоры выгодные для них условия. А покупателям, перечислившим аванс, желательно подстраховаться на случай недобросовестности поставщиков.

Будет ли притворной сделка по бесплатному пользованию оборудованием при условии покупки расходников, если они прописаны другим договором?

Может ли быть заключен договор безвозмездного пользования между юридическими лицами, по условиям которого ссудодатель передает ссудополучателю оборудование, ссудополучатель обязуется закупить у ссудодателя определенное количество расходного материала для работы данного оборудования, если условия о продаже расходного материала закреплены в отдельном договоре поставки? Будет ли данная сделка являться притворной?

Как проверить иностранного контрагента

Приводим подробную инструкцию, как самостоятельно проверить иностранного контрагента и снизить риски при принятии решения о заключении с ним договора. Узнаете, какие публичные и частные сервисы, базы данных в Интернете для этого использовать. Наши подробные рекомендации, адаптированные под условия заключения сделок в конкретной организации, можно включить в локальный нормативный акт или иной организационно-распорядительный документ, посвященный вопросам проверки благонадежности иностранных партнеров в рамках договорно-правовой работы.

Особенности оформления счета-договора

Нередко для оформления договорных отношений стороны используют счет-договор. Об этом просят контрагенты или организация выбирает такой договор как наиболее простой и быстрый способ закрепления договоренностей на бумаге. Объясняем, что такое счет-договор (и счет-оферта), в каких случаях его можно использовать, какие риски существуют, а также приводим образцы для поставки товаров и оказания услуг, которыми можно воспользоваться на практике.