Любой юрист может столкнуться с необходимостью собрать досье на контрагента, а руководитель – организовать этот процесс. Какие документы для снижения рисков обычно запрашивают перед заключением сделки? Как они должны быть заверены? Как фиксировать отказ предоставить часть (или все) документы в досье контрагента, чтобы объяснить их отсутствие? Какие еще сведения можно собирать в досье и сколько их потребуется хранить? Рассказываем также об ограничениях, связанных с конфиденциальностью некоторых из собираемых сведений. Даем совет, как можно «мягко» установить личность явившегося на переговоры человека, если прямо просить его продемонстрировать паспорт неудобно.
Полезная информация – один из самых дорогих ресурсов современного мира. Ее сбор и систематизация с развитием электронных технологий переходит из стадии ремесла в настоящее искусство. Правильно сформированное информационное досье позволяет здраво оценивать возможности партнеров не только при заключении, но и при исполнении ими сделки. Более того, в целом ряде случаев такое досье поможет избежать значительных налоговых рисков. В настоящей статье мы дадим нашим читателям несколько универсальных советов, которые помогут систематизировать работу по его формированию.
Цель создания досье
Главная цель сбора информации о контрагенте – минимизировать риски финансовых потерь своей организации. Данные риски имеют двойную природу.
Во-первых, это гражданско-правовые риски неисполнения контрагентом взятых на себя обязательств. Для их минимизации необходимо быть уверенным в том, что ваш контрагент (и его представитель):
- обладает правосубъектностью (зарегистрирован, имеет необходимые разрешения или лицензии на конкретные виды деятельности) и вы ведете переговоры с полномочным лицом;
- требуются ли с точки зрения внутреннего корпоративного контроля вашего партнера дополнительные мероприятия (одобрение крупных сделок, получение разрешения собственника имущества и т. п.);
- позволяет ли финансовая состоятельность контрагента исполнить сделку, и нет ли рисков признания партнера банкротом в ходе ее исполнения;
- насколько добросовестно контрагент ведет себя на рынке. Не было ли случаев недобросовестного хозяйственного поведения с его стороны.
Во-вторых, налоговые риски – связаны с тем, что налоговые органы могут привлечь организацию к ответственности 1, например, признав вашего контрагента фирмой-однодневкой, а хозяйственные операции фиктивными. Организация должна быть готова доказать, что налоговая выгода у нее возникла добросовестно. Для этого необходимо будет подтвердить:
- реальность проведения хозяйственной операции, наличие у нее коммерческой цели;
- отсутствие незаконных интересов вашей организации в сделке 2 (например, укрывательство от налогов).
Минимизация этих рисков осуществляется путем сбора всей доступной информации о вашем партнере и ее проверки через открытые информационные источники. Необходимо учитывать, что досье не должно быть статичным. Работать с ним необходимо на периодической основе, пополняя его новыми данными либо подтверждая актуальность уже имеющихся.
Досье электронное или бумажное?
Безусловно, в наше время большая часть данных уже хранится в электронной форме.
Вместе с тем есть достаточно большой объем документов, перевод которых в электронную форму ведет к безвозвратной утрате их ценности. Прежде всего речь идет об официальных «опечатанных» и заверенных документах. Электронная копия договора и договор с «живыми» подписями в суде – это две большие разницы. То же самое относится и к ряду документов, наличие которых необходимо в досье контрагента. Прежде всего речь идет об учредительных документах вашего партнера.
Кроме того, необходимо помнить, что открытые информационные базы меняются одновременно со сменой данных. Так, в открытых источниках вы не сможете получить информацию о бывших руководителях вашего партнера. Конечно, эти данные можно хранить и в электронной форме, но тогда перед предъявлением их третьему лицу или налоговым органам вы не сможете заверить их надлежащим образом. В таком случае лучше хотя бы сразу письменно фиксировать дату и способ получения соответствующей информации уполномоченным на это лицом (Пример 4). Поэтому мы рекомендуем хранить информацию в бумажной форме, если у организации нет возможности использовать электронные цифровые подписи. Если же они есть, то, конечно, такой архив рационально вести в виде электронных образов документов (заверенных электронных копий), тогда хранить лишнюю «макулатуру» не придется.
Срок хранения досье
Отдельно остановимся на сроках хранения документации в досье клиента....
