В компании создается все больше документов, в том числе корпоративных, с электронными приложениями и видеозаписями. Объясняем, как их регистрировать в номенклатуре дел, необходимо ли оцифровывать бумажные документы, в каком формате хранятся аудиовизуальные материалы, как долго, нужно ли делать их опись и как именно. Поводом для написании статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
В организации формируются документы «гибридного» типа на бумажном и электронном носителях. СХЭД еще не внедрена. Документы регистрируются в СЭД, но аудиовизуальные документы с электронных носителей (диски, флешки) не переносятся в СЭД, а просто прикладываются к бумажным.
Для электронных носителей в номенклатуре дел мы установили тот же индекс дела, что и для бумажных, только с приставкой «э». Правильно ли это?
И как оформлять и учитывать несколько электронных носителей к одному делу?
Электронные приложения к протоколам и видеозаписи заседаний
В номенклатуре дел вы правильно индексируете с буквенным уточнением «э» (можно и «эд», «ЭД») ту часть гибридного дела, которая представляет собой 1-й том 1 и состоит только из:
-
электронных документов, созданных или полученных вами в статусе оригинала, а также
-
электронных копий тех документов, которые были созданы в статусе оригинала в бумажной форме.
В настоящее время в соответствии с Правилами 2023 года бумажные документы (формируются во 2-й том гибридного дела) должны быть оцифрованы для включения в состав 1-го электронного тома гибридного дела, т.е. предусматривается полное формирование документов дела в электронной форме (в 1-м томе: электронные подлинники + электронные копии).
Фрагмент документа
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)
159. В случае если документы дела, отнесенного к одному индексу и заголовку дела по номенклатуре дел, представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов, документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело на этапе его формирования в делопроизводстве. Электронные документы и электронные копии документов на бумажном носителе составляют первый (отдельный) том дела, документы на бумажном носителе формируются во второй и последующие тома.
В порядке исключения могут выделяться в отдельный том:
-
все приложения большого объема 2 к управленческим документам дела и
- электронные документы, специально и целевым образом созданные средствами технического документирования. Именно к таким относятся аудиовизуальные документы в разных форматах, оперативно записанные в момент их создания на технический носитель, чтобы документально зафиксировать факты во время проведения заседаний, в момент принятия решений.
В крупных корпорациях ведется аудиовидеозапись общих собраний акционеров, заседаний коллегиальных органов и проведения других значимых мероприятий с приглашением для съемки и фотографирования внешних профессиональных специалистов на основании договоров. А в иных организациях, как правило, системный администратор ИТ-отдела, осуществляет роль условного «оператора съемки» или «фотографа». Подчеркнем, что фото-, аудио- и видеодокументы создаются в результате целевого, специального документирования, поэтому:
- автор съемки или записи должен иметь полномочия на создание официальных аудио-, фото- и...
