Курс на цифровизацию экономики, заданный Правительством РФ, распространяется на все большее количество отраслей и бизнес-процессов. В частности, в последнее время сразу несколько событий поспособствовало расширению сферы применения электронных подписей (ЭП) среди работодателей. В прошлом году из-за вынужденного перехода на дистанционную работу. В этом – на фоне эксперимента Минтруда России по внедрению электронного кадрового документооборота. Ведь после того, как он будет признан успешным, кадровые документы уйдут в цифру. Каким работодателям может быть выгодно оформление электронных подписей своим работникам? Какие виды ЭП существуют? На какой период выдаются и где их можно использовать? Нужно ли что-то менять в случае переименования должности сотрудника или избрания другого генерального директора, подписывающего ЭП документы от имени организации? Сколько это стоит, и какие изменения с ЭП произойдут в ближайшее время? Каков сейчас порядок хранения электронных документов? Будут ли в этом направлении какие-то законодательные дополнения? Об этом и многом другом журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» поговорил с исполняющим обязанности директора Удостоверяющего центра компании СберКорус Алексеем Апкаликовым.
– Алексей, заметили ли вы рост интереса работодателей к получению электронных подписей в Удостоверяющем центре в связи с последними изменениями в ТК РФ о дистанционной работе и продолжающимся экспериментом по переходу на электронные кадровые документы?
– Изготовлением сертификатов ключа проверки электронной подписи СберКорус (ранее – «КОРУС Консалтинг СНГ») занимается с 2008 года. За это время нашим Удостоверяющим центром выдано более 1,5 миллиона электронных подписей, и количество заявок растет ежегодно. Причин тут несколько, и главная из них – четкий курс на цифровизацию, заданный Правительством России и государственными сервисами. Все идет в цифру, и спрос на электронные услуги будет только расти, поскольку все больше государственных органов переводят свою работу в онлайн.
Сначала электронные подписи стали эффективным инструментом бизнеса – и основными заказчиками подобных услуг были представители B2B-сегмента , которым электронный документооборот существенно упрощал взаимодействие с контрагентами. Затем начала расти доля B2G , ведь электронные услуги стали неотъемлемой частью взаимодействия бизнеса с госорганами в части сдачи отчетности. И, наконец, в последние годы мы получили мощный приток заявок со стороны физических лиц, отметили развитие сегмента C2G .
Безусловно, пандемия и массовый переход бизнеса на дистанционную работу стали дополнительным стимулом для цифровизации: в 2020 году мы отметили двукратный прирост заявок на изготовление сертификатов электронной подписи по сравнению с предыдущим годом. Благодаря январским поправкам к ТК РФ официальный статус «удаленного сотрудника» уже сегодня является достаточным основанием для подписания кадровых документов в электронном виде с использованием электронной подписи. И если для некоторых документов достаточно таких общедоступных средств подтверждения, как пара логин / пароль или смс – иными словами, простой электронной подписи (ПЭП), – то подписать с сохранением юридической значимости трудовой или ученический договор, а также договор о материальной ответственности и любые поправки к ним получится только усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которая обеспечит неизменность подписанного документа. Отсюда – рост интереса к услугам удостоверяющих центров.
Подведение итогов эксперимента Минтруда России по 122‑ФЗ , которого мы ожидаем в ноябре 2021 года, эти процессы ускорит многократно . Ведь если эксперимент будет признан удачным, применение кадрового электронного документооборота (КЭДО) станет абсолютно законным, а в перспективе – и вовсе обязательным для всех российских компаний.
И это будет большим подспорьем для бизнеса. Недавно вместе с сервисом Работа.ру мы провели опрос более тысячи российских работодателей, в ходе которого затрагивалась тема документооборота с удаленными сотрудниками. Треть респондентов (36%) отметили, что с переходом на «дистанционку» документооборот стал более сложным и трудозатратным: 6% компаний привлекают для этого курьеров, 5% пользуются услугами почты, а 19% опрошенных указали, что для обмена документами даже дистанционным сотрудникам все же приходится посещать офис. Остальные компании комбинируют эти варианты. В этой связи не удивительно, что почти 40% работодателей, участвовавших в исследовании, в ближайшее время планируют внедрять КЭДО, чтобы оптимизировать временные и финансовые затраты. И мы, конечно, готовимся к всплеску заявок на изготовление сертификатов электронной подписи.
– Сейчас практически не встретить компанию, у генерального директора которой не было бы усиленной квалифицированной электронной подписи, ведь большинство отчетности в госорганы подается в электронном виде. А вот с электронными подписями для работников знакомы не многие работодатели. Расскажите, каким именно компаниям может быть выгодно получить УКЭП на своих работников?
– Изготовление УКЭП на сотрудника в первую очередь рекомендовано компаниям с большим объемом поставок, что напрямую влияет на объем первичной документации. Ведь если процессы подписания «первички» не будут оптимизированы, это негативно скажется на сроках отгрузки или поставки товаров. Конечно, профильным специалистам проще подписывать такие документы в электронном виде.
Часто компании с большими объемами поставок оформляют электронные подписи на сотрудников массово – это в том числе решает проблему частой смены подписантов. В СберКорусе для этого есть web-сервис «Корпоративный личный кабинет удостоверяющего центра» (ЛКУЦ). Сервис позволяет значительно ускорить процесс получения сертификатов электронной подписи, ведь теперь создавать заявки на выпуск, аннулировать и продлевать ЭП сможет сам работодатель, точнее, назначенный работодателем администратор системы, который будет контролировать жизненный цикл всех сертификатов компании, а удостоверяющий центр – проводить необходимые проверки сведений и документов. Приезжать в удостоверяющий центр сотрудникам не потребуется, поэтому только экономия на логистике может достигать 30%. При этом компания сможет вести реестр всех своих ЭП, четко понимая, кому из сотрудников и зачем выдан сертификат.
Сервисом ЛКУЦ пользуется практически весь российский ритейл – и производители, и торговые сети. С 2020 года нашими постоянными клиентами также стали медицинские организации – регулятор обязал их использовать электронные подписи в работе с медицинскими документами.
– Если работодатель еще не решился или сомневается, нужны ли ему электронные подписи (и какие именно) для сотрудников, какие аргументы могут его переубедить?
– При выборе типа электронной цифровой подписи компаниям в первую очередь нужно задуматься о целях ее использования. Важно понимать, что выдача УКЭП жестко регулируется федеральным законом, требует соблюдения определенных правил, предполагает финансовые вложения со стороны компании. И в ряде случаев получение такой подписи будет просто избыточным. Например, если компания задумывается о переводе в электронный формат кадровых документов и ЭП на сотрудников нужна исключительно для этих целей, целесообразнее будет дождаться подведения итогов эксперимента Минтруда РФ и вступления в силу соответствующего закона, который легализует использование в КЭДО усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). По уровню криптографической защиты она, кстати, ничем не отличается от УКЭП, просто ее использование ограничено определенными сервисами.
К сожалению, пока использование УНЭП в кадровом электронном документообороте легитимно только для компаний, подпадающих под действие 407‑ФЗ или участвующих в эксперименте Минтруда России. Однако уже в текущем году ее применение может стать массовым. Большинство представленных сегодня на рынке сервисов КЭДО ориентированы именно на работу с УНЭП.
Переход на электронный документооборот – это и прозрачность, и скорость, и сокращение ошибок, и снижение расходов на бумагу, курьеров, транспортировку, и многие другие очевидные преимущества. А вот какую именно подпись выбрать для сотрудников – зависит от задач бизнеса. УКЭП универсальна, ее использование не ограничено какой-то одной сферой. УНЭП идеально подойдет компаниям, которым подпись нужна исключительно для нужд КЭДО – и для них это отличная возможность оптимизировать расходы.
– Какие электронные подписи есть по субъектам владения? Если мы говорим о подписи физического лица, то что в подпись входит? Фамилия, имя, отчество, должность, наименование организации?
– На законодательном уровне закреплены два типа владельца сертификата электронной подписи. Во-первых, это юридическое лицо. В соответствии с пунктами 2, 3 части 2 статьи 17 63‑ФЗ , квалифицированный сертификат юридического лица должен содержать информацию о наименовании, местонахождении, государственном регистрационном номере и идентификационном номере налогоплательщика владельца квалифицированного сертификата. В такой сертификат наряду с данными организации вносятся и данные физического лица, которое без доверенности может действовать от ее имени (Ф.И.О., СНИЛС, должность).
И второй тип субъекта – это физическое лицо, которое выступает с сертификатом уже от своего имени, а не от имени организации. Такая подпись включает данные о Ф.И.О., СНИЛС, ИНН.
Есть гибридный вариант – подпись индивидуального предпринимателя. Дополнительно к данным физического лица такой сертификат должен содержать основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя – владельца квалифицированного сертификата. Поскольку сфера его применения – сделки с юрлицами или госорганами.
– Может ли сотрудник, получивший подпись у работодателя, использовать ее где-то еще? Например, для подписания документов от своего имени не в качестве работника этой организации, а в иных (личных) ситуациях?
– Использование подписи юридического лица в личных целях невозможно. Она используется только для заверения сделок от имени компании. Но если электронная подпись выпускается на физическое лицо – никаких ограничений по сферам применения нет. Если работодатель выдал такую подпись своему сотруднику, он может подписывать ею любые документы, если способ ее применения не ограничен конкретной системой. Равно как и использовать электронную подпись при оформлении кредита, обращении в суд, регистрации недвижимости или получении налогового вычета.
При этом нужно различать подписи, которые выдаются сотруднику «физически», то есть на токене, и подписи, которые хранятся на защищенных ресурсах удостоверяющего центра, то есть облачные подписи. Первый тип отделим от работодателя – сотрудник может принести токен к себе домой и использовать для подписания, например, налоговой декларации или личных сделок в Росреестре. Облачная подпись всегда ограничена контуром программного обеспечения работодателя – с 01.01.2021 в Закон об электронной подписи добавили такой вид квалифицированной электронной подписи и описали требования к ее применению и созданию .
– Вы сказали, что в подпись включается должность сотрудника, что происходит при ее изменении? Придется перевыпустить подпись?
– При смене любого реквизита сертификата требуется его перевыпуск, точнее – создание нового сертификата. Другой вопрос, что, как мы говорили ранее, подпись физического лица не включает данные о должности – этот параметр указывается только в случае, если субъектом владения является организация.
– Если сотруднику выдана УКЭП, но он увольняется, каков порядок действий работодателя? Что с подписью происходит? Ее нужно отозвать или она может остаться у уволенного сотрудника?
– Если сотрудник, которому выдана УКЭП, увольняется, работодателю нужно обратиться в удостоверяющий центр для отзыва сертификата. В противном случае нет никаких гарантий того, что бывший работник не воспользуется этой подписью для совершения неправомерных действий от имени организации. Хотя в нашей практике были и обратные кейсы – когда юридическое лицо забирало подпись уволившегося сотрудника и продолжало подписывать ею документы. В целом контроль количества электронных подписей, их оперативного перевыпуска или прекращения действия – это прямая задача работодателя и сотрудника. Владелец сертификата должен обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать их использование без его согласия .
– Алексей, расскажите, каков порядок получения электронных подписей работодателем для своих работников? Каков порядок взаимодействия с удостоверяющим центром? На какой срок может быть оформлен сертификат?
– В настоящее время в России работает порядка 500 коммерческих удостоверяющих центров, поэтому на старте проекта нужно проанализировать рынок на предмет качества и состава услуг. Выбранный поставщик поможет определиться с подходящими тарифами в зависимости от сфер применения электронной цифровой подписи. После стандартной процедуры подписания договора и оплаты счета запускается процесс подготовки заявительных документов от имени руководителя организации. По итогу владельцу сертификата нужно будет лично явиться в удостоверяющий центр для прохождения процедуры идентификации.
Если мы говорим про УКЭП для юридического лица, стоимость сертификата стартует от 2000 рублей, а дальше все зависит от комплекта – говорим ли мы только про сам сертификат или сертификат и лицензию «КриптоПро CSP», будет ли подпись использоваться только для регистрации юрлица, ИП или кассы, или закупок на коммерческих площадках. Итоговая стоимость может достигать 5000 рублей. Сертификат на физическое лицо обойдется дешевле – от 1000 рублей.
Чаще всего сертификаты оформляются сроком на 1 год, хотя технически максимальный срок действия ключа электронной подписи можно установить на 15 месяцев. Но удостоверяющий центр способен изготовить сертификат на 15 месяцев только при наличии такого тарифа в прайсе.
– Какова процедура передачи подписи работнику? Как она выглядит?
– На самом деле у сотрудника нет никакой «физической» подписи – ее нельзя увидеть или пощупать. Есть – инструмент для ее создания. Удостоверяющий центр создает сертификат ключа проверки электронной подписи к соответствующему ему ключу подписи. Ключ подписи и является инструментом для создания электронной подписи к электронному документу. То есть это некая информация в электронном виде, набор байтов. Она может храниться в облаке (такой вариант возможен для УНЭП) или записываться на внешний носитель, чаще всего USB-носитель, или токен. Внешне он выглядит как флешка, но по факту содержит микросхему и предполагает двухфакторную процедуру идентификации, обеспечивающую защиту от кражи или порчи информации: для работы необходимо вставить токен в USB-разъем компьютера и ввести пароль.
– У вас есть сервис электронного кадрового документооборота. Что он из себя представляет? Кому может быть интересен? Можно ли им пользоваться уже сейчас, пока не внесены изменения в ТК РФ? Какие документы можно подписывать?
– Сервис кадрового электронного документооборота мы запустили в апреле этого года. КЭДО от СберКоруса – это облачное решение, позволяющее работать с кадровыми документами в онлайн-режиме: с трудовыми договорами, заявлениями сотрудников, приказами и распоряжениями, журналами техники безопасности, актами, графиками сменности, табелями учета рабочего времени и другими документами. Сервис будет интересен компаниям, в штате которых работает более 10 сотрудников – при этом усиленная неквалифицированная подпись будет выпускаться для них бесплатно. Генерация УНЭП будет происходить прямо внутри сервиса: ответственное лицо компании будет предварительно загружать в сервис список сотрудников, которые пройдут процедуру аутентификации при помощи SberID и получат свою УНЭП. При использовании УНЭП мы гарантируем неизменность и юридическую значимость документа, подтверждаем авторство подписанта – то есть обеспечиваем все, что необходимо для взаимодействия с контролирующими органами.
Сервис позволит взаимодействовать с сотрудниками из любой точки мира, предотвратит утерю документов и поможет сохранить их первоначальный вид, даст возможность вносить все необходимые корректировки в режиме онлайн за 1-2 минуты. А еще через сервис можно вносить данные о внешних сотрудниках организации (работающих на аутсорсе, по договору гражданско-правового характера), что серьезно упростит взаимодействие с самозанятыми.
Начать работу в системе компания сможет почти мгновенно – благодаря преднастроенной интеграции с 1С: ЗУП, обеспечивающей автоматический импорт данных о сотрудниках. К другим учетным системам – SAP, 1C, Босс-Кадровик, Битрикс – можно будет подключиться через API.
Пока нашим сервисом могут воспользоваться только компании, подпадающие под 407‑ФЗ, то есть имеющие в штате сотрудников с официальным статусом «дистанционных», а также участники эксперимента Минтруда России. После подведения итогов эксперимента и вступления в силу соответствующего закона сервисом сможет воспользоваться любая компания, работающая на территории РФ.
– Многие эксперты говорят о том, что основная проблема с электронными кадровыми документами заключается в сложности их долговременного хранения. Как происходит хранение электронных документов?
– Хранение документов, в том числе электронных, – это обязанность работодателя, закрепленная на законодательном уровне. Причем храниться они должны в виде, доступном для чтения, и с подтвержденным фактом подписания. То есть если мы говорим о бумаге – это подписи и печати, если об электронных документах – электронные архивы на съемных носителях или серверах компании.
Однако если посмотреть на проблему более глубоко, окажется, что проверка подлинности электронной подписи возможна только в момент действия сертификата. А что делать, если нам нужно доказать легитимность подписи после истечения ее срока действия?
Многие поставщики предлагают специализированные сервисы – архивы, где на электронную подпись клиента накладывается электронная подпись владельца сервиса. Тем самым он гарантирует подлинность и актуальность документов, то есть по сути выступает как нотариус.
В целом пока деятельность по хранению электронных документов никак не регулируется, отдельных требований к ним нет. И оператор КЭДО не отвечает перед законом за сохранность документов. Хранение документов оператором – это просто услуга в рамках сервиса, но не обязанность.
Проблема хранения электронных документов известная, законодательно ее будут решать. Ожидается, что какие-то варианты будут предложены уже после публикации результатов эксперимента Минтруда России.
– Есть такой вид подписи, как подпись юридического лица, куда физическое лицо не вписывается. Расскажите о ней, пожалуйста, подробнее. В каких случаях она может пригодиться? Кто в компании может ее использовать и на каких документах? Можно ли ее передавать между сотрудниками?
– «Обезличенная» электронная подпись без указания физического лица может использоваться только в автоматизированных системах. Например, она широко применяется в технологических процессах при оказании государственных или муниципальных услуг, когда объем подписаний огромен, но при этом нет необходимости отразить Ф.И.О. подписанта. Чаще всего это разного рода технологические квитанции. Владельцем такой подписи единолично признается исполнительный орган – если иное не прописано в локальных нормативных документах. Применение обезличенной подписи между контрагентами невозможно – указание конкретного физлица в B2B-процессах является обязательным. Однако допустимо ее использование на внутренних документах. Как правило, такая подпись оформляется на генерального директора и передача ее запрещена – она может использоваться только владельцем, пусть и в автоматическом формате.
– Алексей, и в заключение расскажите, какие изменения в электронных подписях недавно произошли или произойдут в ближайшее время, на которые организациям необходимо обратить внимание?
– Главные поправки в Закон об электронной подписи были внесены еще в конце 2019 года Законом № 476‑ФЗ . Далее они постепенно, в несколько этапов вступают в силу: в июле 2020 года, в январе 2021, оставшийся пакет поправок вступит в силу в январе 2022 года. По сути, Федеральная налоговая служба РФ станет монополистом по выдаче электронных цифровых подписей для юрлиц и ИП: получить УКЭП руководители организации и индивидуальные предприниматели смогут только в удостоверяющем центре ФНС России и его доверенных лицах, которых будет не больше пары десятков. Важно, что оформление электронной подписи в ФНС России или у доверенных лиц должно быть бесплатным.
Второй аспект повышения доверия к электронной подписи – ужесточение требований регулятора к удостоверяющим центрам, число которых сократится, так как для выдачи сертификатов физлицам после 1 июля 2021 г. необходимо пройти аккредитацию удостоверяющего центра по новым требованиям. СберКорус сохранит за собой статус аккредитованного удостоверяющего центра – мы проходим под требования регулятора.
Также с 1 января 2022 года потеряет юридическую силу понятие «сотрудник юридического лица» и возрастет роль подписи физического лица. Теперь такая подпись в бизнес-процессах организации будет сопровождаться машиночитаемой доверенностью. То есть при каждом подписании работник должен прикладывать отдельный файл, формат и требования к которому пока не утверждены, и только после этого легитимно совершать действия по подписанию. Каждая машиночитаемая доверенность при этом заверяется сертификатом электронной подписи юридического лица – то есть, по сути, директором компании. Получается, что сотрудник сможет использовать в работе личную электронную подпись, а мандатом на право действовать от имени организации станет машиночитаемая доверенность.
Беседовала Наталья Свистунова
