Любой кадровик знает, что есть учетные книги (журналы), которые вести в отделе кадров надо обязательно. Причем за их отсутствие (или нарушение правил их ведения) и он сам (как ответственное лицо) и организация могут быть оштрафованы. Начиная с этого номера мы публикуем цикл статей, в котором расскажем, какие книги учета и журналы, находящиеся в ведении отдела кадров, должны быть в организации обязательно, а какие рекомендуется иметь для облегчения работы. И начнем с основного «наболевшего» – книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Рассмотрим, как ее заполнять и хранить, на какие моменты при внесении записей стоит обратить внимание, как можно ее дополнить и пр. А в следующих номерах разберемся с приходно-расходной книгой по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, журналами регистрации медосмотров и несчастных случаев на производстве.
Какие книги учета и журналы бывают
Работа специалиста по персоналу – это не только общение с людьми, собеседования, организация обучения работников, изучение условий их труда, способов мотивации и адаптации, это и большой объем бумажной (или уже, во многом, электронной) работы. Специалист по персоналу осуществляет ведение канцелярских дел, как называет делопроизводство словарь Ожегова. Более современные официальные правила и инструкции по делопроизводству определяют делопроизводство как деятельность, обеспечивающую создание официальных документов и организацию работы с ними 1. Вот про организацию работы с документами у нас и пойдет речь.
В рамках кадрового делопроизводства мы ежедневно готовим и выпускаем множество документов. Это приказы, договоры, графики, отчеты, инструкции и пр. Сотрудникам отдела приходится работать также с многочисленными ситуациями и фактами, подлежащими документированию (несчастными случаями, командировками, проверками государственных органов). Все это необходимо как-то учитывать, систематизировать, создать и отладить систему, при которой будет исключена возможность утери какой-либо информации или носителя. Кроме того, на хранении в отделе персонала находятся важные документы – трудовые книжки работников, надлежащий учет которых прямо предписан законодательством.
В большинстве случаев учет документации ведется с использованием книг учета (регистрации), в которые в сплошном порядке записываются поступающие на хранение либо созданные документы. В настоящий момент часть этих книг и журналов может быть переведена в электронный формат, те же, в которых требуется проставление подписи работников (как, например, в книге учета движения трудовых книжек), по-прежнему ведутся в бумажном виде с соблюдением установленных к ним требований.
Таблица 1. Обязательные книги учета и журналы в работе кадрового специалиста
| № |
Вид документа |
Ссылка на нормативный правовой акт, предусматривающий обязанность ведения книги (журнала) учета |
| 1 |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них |
Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 2252. Форма утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»3 (приложение № 3) |
| 2 |
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее |
Пункт 40 Правил. Форма утверждена постановлением Минтруда РФ № 69 (приложение № 2) |
| 3 |
Журналы:
– регистрации предрейсовых, предсменных медицинских осмотров;
– регистрации послерейсовых, послесменных медицинских осмотров |
Пункт 14 Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденного приказом Минздрава России от 15.12.2014 № 835н |
| 4 |
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве |
Часть 1 ст. 230.1 ТК РФ. Форма утверждена постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73 |
Для специалистов по охране труда (либо в отделе кадров, если его сотрудникам делегированы и эти функции) необходимы также журналы регистрации вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте. Их ведение предусмотрено абз. 5 п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного постановлением Минтруда России, Минобразования России от 13.01.2003 № 1/29.
Рекомендованными и / или упомянутыми в том или ином виде в нормативных правовых актах являются журналы, указанные в Таблице 2.
Таблица 2. Рекомендованные и не обязательные журналы
| № |
Вид документа |
Ссылка на нормативный правовой акт, упоминающий возможность ведения книги (журнала) учета |
| 1 |
Журнал учета проверок |
Упоминание о его возможном ведении в организациях встречается в ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Типовая форма утверждена приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141 (приложение 4) |
| 2 |
Журналы
– учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации;
– учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы |
С 19.10.2015 данные журналы обязательными не являются, но если ведутся, то допустимо их заполнять по ранее утвержденным формам.
Типовые были утверждены ныне не действующим приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н |
| 3 |
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами |
В ч. 3 ст. 68 ТК РФ установлена обязанность ознакомить работников с локальными актами, принятыми у работодателя. Обязанности оформлять ознакомление именно в специальных журналах нет, однако на практике данный способ часто используется ввиду его удобства |
| 4 |
Журнал учета выданных направлений на медицинский осмотр |
Абзац 13 п. 8 Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н. Напрямую ведение учета путем фиксации выданных направлений в журнале не предписано, но этот способ на данный момент является одним из самых удобных, поэтому используется достаточно часто |
Кроме вышеперечисленных, в работе специалиста по персоналу активно используются:
- журналы учета приказов (реестр приказов по номеру и названию);
- журналы учета должностных инструкций (используемые также для ознакомления работников с ними);
- журналы учета трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним.
Крупные отделы персонала ведут также журналы учета входящей и исходящей кадровой корреспонденции (чаще всего в электронном виде либо в специализированных программах автоматизированного документооборота).
В тех случаях, когда бухгалтерия щедро делится своими обязанностями с кадровиками, на них частенько перекладывают функцию по учету и выдаче расчетных листков работникам, получающим заработную плату в безналичной форме. В этом случае им необходимо выдавать расчетные листки и фиксировать факт выдачи, что также может быть сделано в соответствующем журнале учета.
Теперь приступим к более детальному изучению упомянутых журналов и книг. Начнем с книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее.
Мнение эксперта
Светлана Глотова, к.и.н., доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ
У кадровых специалистов может возникнуть вопрос, как правильно называть регистрационные формы – книги или журналы? Чтобы ответить на него, следует обратиться к Перечню УД. В статьях которого эти разновидности регистрационных форм, как правило, перечислены через запятую. Например, в статье 258 названы «книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля распорядительных документов по личному составу», а в статье 695 – «книги, журналы, карточки учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений». Таким образом, при регистрации одних и тех же видов документов могут применяться как книги, так и журналы регистрации или учета. Следовательно, эти понятия синонимичны и организация вправе самостоятельно определять ту форму, с помощью которой она будет вести учет документов и событий. Однако следует иметь в виду, если название и форма журнала или книги определены в каком-либо правовом акте, как в случае с книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее, то называть их нужно в точном соответствии с этим правовым актом.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее
Необходимость ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей установлена п. 40 Правил, отказаться от ее ведения работодатель не вправе 4.
Требования к оформлению
Форма книги учета трудовых книжек утверждена приложением № 3 к Постановлению Минтруда РФ № 69. Книга ведется на бумажном носителе, она должна быть:
- пронумерована,
- прошнурована,
- заверена подписью руководителя организации,
- а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.
Проставление печати организации на сшивке книги возможно, если такая печать у работодателя имеется 5.
Вопрос о целесообразности скрепления книг именно сургучной печатью или пломбой давно обсуждается в профессиональных кругах. Многие высказывают...
