В прошлом номере мы начали рассматривать обязательные журналы и книги учета, которые связаны с кадровой работой. В первой статье мы рассказали про книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в нее. Теперь изучим приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Она должна вестись бухгалтерией (или генеральным директором при отсутствии бухгалтера), но отдел кадров запрашивает бланки и получает их для работы, поэтому рассмотрим основные правила ее ведения и хранения.
В каких ситуациях может потребоваться бланк трудовой книжки
Обратимся к ТК РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).
Трудовой кодекс Российской Федерации Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
…При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка. В случае если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
Статья 66. Трудовая книжка
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника…
Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225
…8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
…38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Из вышеперечисленных норм мы видим, что бланк трудовой книжки может потребоваться:
- когда работник поступает на работу впервые либо
- в случае утери работником трудовой книжки и необходимости оформления ее дубликата.
Бланк вкладыша в трудовую книжку понадобится в случае, когда трудовая книжка закончилась, записи в ней делать уже негде и нужно ее официальное продолжение.
Бланк трудовой книжки и вкладыша в нее
Изготавливает бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку Объединение «Гознак» Минфина РФ 1. Закупаются бланки работодателем самостоятельно, что фиксируется в приходно-расходной книге. В нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет в свободной форме о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (Пример 1). Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (Пример 2).
Пример 1. Отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в нее
