Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации

В эпоху социально-экономической нестабильности особую актуальность приобретает сохранение архивных документов ликвидированных организаций, в том числе в результате ликвидации.

История сохранения и передачи на хранение в государственные и муниципальные архивы ¹ документов по личному составу, отражающих трудовые отношения работников и работодателей, как многое в нашей действительности, имеет корни в советской эпохе.

В далеком 1972 году постановлением Союзного Совмина было утверждено Положение, согласно которому доказательством стажа работника были определенные документы.

Администрация организации-работодателя совместно с фабричным, заводским, местным комитетом профсоюза в 10-дневный срок со дня поступления заявления соискателя пенсии оформляла необходимые документы о стаже и заработке и вместе с поданным заявлением и своим представлением направляла их в районный (городской) отдел социального обеспечения по месту жительства заявителя. А в случаях, когда обратившийся за назначением пенсии не имел, по мнению администрации и комитета профсоюза, права на пенсию, сообщала ему в письменной форме об отказе в представлении к назначению пенсии, с указанием причин отказа ³.

Согласно тому же Положению 1972 г., документы, необходимые для назначения пенсии, представлялись как в подлинниках, так и в копиях, засвидетельствованных в нотариальном порядке или районным (городским) отделом социального обеспечения. Документы о трудовом стаже представлялись обычно в подлинниках. Однако в тех случаях, когда доказательством стажа служила трудовая книжка, представлялась выписка из нее, засвидетельствованная администрацией предприятия, учреждения, организации по месту последней работы или районным (городским) отделом социального обеспечения. Копии трудового или послужного списка (это предшественники трудовой книжки) принимались только на бланке установленной формы ⁴.

Таким образом, основой пенсионной системы позднего периода истории СССР была вполне сложившаяся система документирования, базировавшаяся на документах по личному составу, хранившихся в основном в архивах самих организаций, реже – в так называемых объединенных ведомственных архивах (создавались по отраслевому принципу, например: торговли, бытового обслуживания, народного образования, колхозные и т.п.). Без особых изменений так было до конца СССР.

По сравнению с сегодняшним днем минималистическим выглядел набор архивных документов, подтверждающих стаж работы для начисления пенсии. В Перечне документов со сроками хранения 1988 г. ⁵ имелись кратковременные сроки хранения для многих документов по личному составу, которые в настоящее время предписано хранить гораздо дольше, например:

• табели учета рабочего времени имели срок хранения 1 год ⁶, а в настоящее время срок хранения – 5 лет (при обычных условиях труда) и при вредных, тяжелых или опасных условиях труда – 50/75 лет ⁷;
• трудовые книжки (невостребованные) имели срок хранения не менее 50 лет ⁸, в настоящее время – 50/75 лет ⁹;
• трудовые договоры имели срок хранения 5 лет ¹⁰, в настоящее время – 50/75 лет ЭПК ¹¹.

Это всего лишь несколько примеров увеличения сроков хранения документов по личному составу за 30 лет существования практики их приема в государственные архивы и муниципальные архивы.

Какие кадровые документы и куда сдавать

Начало созданию государственных архивов по хранению документов по личному составу было положено распоряжением российского Правительства № 781-р от 23.04.1992. В этом документе предписывалось: «Учреждениям государственной архивной службы осуществить меры по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидируемых предприятий, организаций, колхозов, совхозов и иных организационных структур, независимо от формы собственности, в случае отсутствия у них правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа» ¹².

Временное, по сути, решение, которым в архивы с постоянным сроком хранения форс-мажорно принимались документы пусть длительных, но все же временных сроков хранения, стало основой существующей ныне развитой сети государственных архивов кадровой документации (трудовых отношений, по личному составу и т.п.).

Сейчас Законом об архивном деле ¹³ для ликвидируемых организаций установлена обязанность по передаче документов в архив.

К сожалению, эта обязанность не сопровождается выделением бюджетных средств на упорядочение архивных документов. Это актуально для архивов организаций, ведущих свою историю с советского периода, а потому вынужденных брать на себя расходы по приведению в порядок документов, относящихся к государственной (муниципальной) собственности, хранящихся в архивах их организаций с советских лет. При этом расходы на упорядочение архивных документов по личному составу несет ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий.

В отдельных российских регионах в первом десятилетии этого века была предпринята попытка исправить положение и компенсировать из бюджета расходы конкурсных управляющих на архивную обработку документов по личному составу за советский период, однако, видимо, в силу экономии бюджетных средств такой порядок до наших дней не сохранился.

Теперь ответим на вопрос, какие кадровые документы нужно сдавать на государственное архивное хранение? Все, у которых не истекли сроки хранения на момент ликвидации организации, т.е. даже с кратковременными сроками, а не только 50/75 лет ¹⁴ – это следует из формулировок процитированной нами ч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле. Моментом ликвидации считается дата снятия юрлица с налогового учета в ФНС России.

Следующий вопрос – в какой архив будем сдавать документы? Формулировка в Законе об архивном деле «в соответствующий государственный или муниципальный архив» означает следующее:

• если организация уже является источником комплектования какого-то из этих архивов, то сдаем туда (даже если первоначальный адрес «прописки» изменился, например, с «московского» на «тюменский»);
• если организация на момент ликвидации не является источником комплектования государственного либо муниципального архива, то территориальную принадлежность она определяет по своему ИНН ¹⁵. На этой территории и надо искать государственный архив кадровой документации или муниципальный архив, который бы согласился заключить договор (возмездный или нет) на прием и принять документы ликвидируемой организации. Искать лучше через поисковую систему в Интернете. Ранее в рунете был единый ресурс, где были собраны все ссылки на интернет-адреса российских архивов. Сейчас придется вбивать запросы в обычный поисковик («Яндекс», «Гугл» или др.) и «шерстить» выдаваемые им страницы.
  В выбранный архив надо написать письмо о предстоящей передаче документов в упорядоченном виде по личному составу в связи с ликвидацией организации. Далее:
• с вами заключают договор и назначают куратора либо
• отказывают в приемке документов (мотивируя, например, отсутствием стеллажной площади). Если отказывает архив той территории, к которой вы относитесь, просите дать вам письменный отказ, возможно, что в нем укажут на другой более подходящий для этих целей архив вашего или соседнего региона ¹⁶.