О приеме на работу в трудовой книжке: бумажной и электронной

Сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель ведет по новым правилам, называют электронной трудовой книжкой ⁴. По сути, вместо бумажной трудовой книжки появляется единая база данных о трудовой деятельности сотрудников, хранящаяся в ПФР. Формироваться она начала с 1 января 2020 года с помощью отчета по форме СЗВ-ТД (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). В нее передаются практически все сведения, которые учитываются в бумажной трудовой книжке ⁵. Это:

• информация о работнике;
• даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
• место работы;
• вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• вид поручаемой работы;
• основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
• причины прекращения трудового договора.

Подавать СЗВ-ТД в 2020 г. при приеме на работу нового сотрудника необходимо не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник принят на работу (п. 1.6 Порядка заполнения СЗВ-ТД). Например, вы приняли сотрудника на работу 03.11.2020. Отправить отчет на него необходимо не позднее 15.12.2020.  

А с 2021 г. сроки подачи СЗВ-ТД значительно сокращены, даже по сравнению с оформлением бумажной трудовой книжки. Так, при приеме на работу отчет придется подать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (другого документа, п. 1.8 Порядка заполнения СЗВ-ТД ⁶). Напомним, что приказ о приеме на работу должен быть издан не позднее трех дней со дня, когда сотрудник приступил к работе (ст. 68 ТК РФ). Таким образом, если нового сотрудника приняли на работу 11.01.2021, издали приказ о приеме на работу 13.01.2021, то отправить СЗВ-ТД в ПФР необходимо не позднее 14.01.2021.

Сдается СЗВ-ТД в территориальное отделение ПФР по месту учета работодателя (организации или ИП). Если численность работающих в компании 25 и более сотрудников, то подать отчетность необходимо в электронном виде (п. 1.9 Порядка заполнения СЗВ-ТД). Если менее, то работодатель может выбрать электронный или бумажный способ. На бумаге СЗВ-ТД подается лично, через уполномоченного представителя или заказным письмом с уведомлением по почте.

Ниже покажем схематично, какую трудовую книжку заводить работнику при приеме на работу (Схема).

Данные о работодателе указываются в каждом отчете по форме СЗВ-ТД (Пример 2). Как и в бумажной трудовой книжке, необходимо написать наименование организации в соответствии с учредительными документами (п. 2.1.2 Порядка заполнения СЗВ-ТД). Официальное уточнение, надо ли указывать и полное, и сокращенное наименование (при его наличии), не сделано. Полагаем, достаточно будет полного названия организации. Интересно, что в примерах заполнения СЗВ-ТД, которые представлены на сайте ПФР, наименование организационно-правовой формы указано в сокращенном виде: ООО «Прометей».

Отличие от бумажной трудовой состоит в том, что в СЗВ-ТД указываются также следующие данные о работодателе:

• регистрационный номер в ПФР (номер, присвоенный работодателю при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию. Он состоит из 12 цифр по формату ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ);
• ИНН и КПП.

Если работодатель – ​индивидуальный предприниматель, адвокат, нотариус, занимающийся частной практикой, глава крестьянского (фермерского) хозяйства, то фамилия, имя, отчество (при наличии) указываются полностью, без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Заполнить нужно будет и остальные данные (регистрационный номер и ИНН) (Пример 3).