В конце года в компаниях составляется номенклатура дел на следующий календарный год. Причем немалую роль в этом играют структурные подразделения, в том числе отдел кадров, который создает номенклатуру своего подразделения и предоставляет ее для включения в сводную номенклатуру дел организации. Рассказываем, что должна сделать кадровая служба, как определяются списки дел и сроки их хранения, какова последовательность размещения заголовков дел, как заполняется номенклатура. Приводим пример номенклатуры дел отдела кадров.
Зачем нужна номенклатура дел организации и подразделений
Обязанность организации по сохранности архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение нормативных сроков их хранения установлена Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Номенклатура дел – это оптимальный инструмент для систематизации документального фонда организации. В терминологическом ГОСТ Р 7.0.8-2013 1 мы видим следующее определение: «номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения».
Номенклатура дел включает в себя документы по всем направлениям деятельности организации. Она помогает обеспечить учет документов, быстрый поиск дел и соблюдение сроков хранения. Сроки хранения документов устанавливаются на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов (в т.ч. типовых 2 и ведомственных перечней документов со сроками хранения).
Обязательно ли ведение номенклатуры дел? Вести номенклатуру дел в организации предписывают Правила 2023 года 3.
Рисунок. Процесс составления сводной номенклатуры дел
Сводную номенклатуру дел организации, как правило, ведет подразделение документационного обеспечения управления (ДОУ). Она составляется на календарный год, при утверждении в конце года вводится в действие с 1-го января следующего календарного года и подлежит ежегодной корректировке.
Сводная номенклатура дел создается на основании номенклатур дел структурных подразделений, которые утверждаются их руководителями. Номенклатуры дел структурных подразделений передают данные о ведущихся делах службе ДОУ в удобном формате, на основании которого:
- данные из номенклатуры дел структурного подразделения переносятся в сводную номенклатуру дел организациии и являются одним из ее разделов;
- руководитель структурного подразделения подписывает свою номенклатуру дел, что устанавливает его ответственность за поданные в службу ДОУ сведения.
Кадровая служба также создает номенклатуру дел своего подразделения и предоставляет ее для включения в сводную номенклатуру дел организации. Кадровые документы есть в каждой организации, на их отражении в номенклатуре дел мы и сосредоточимся.
Определение списка дел кадровой службы и их сроков хранения
В кадровой службе создается и хранится большое количество документов: локальные нормативные акты, организационные документы, приказы по личному составу, трудовые договоры, трудовые книжки и пр. Срок хранения многих из них составляет 50/75 лет, обеспечивая таким образом социальные права граждан.
Для составления номенклатуры дел кадровой службы необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности данного структурного подразделения. Для определения их сроков хранения в основном используется типовой Перечень 2019 года. В нем приведен список разновидностей документов и их сроки хранения. Для составления номенклатуры дел кадровой службы используются, как правило, разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение».
Но, отталкиваясь от формулировок Перечня 2019 года, заголовки дел и их сроки хранения все-таки приходится формулировать самостоятельно – простым копированием это сделать невозможно. См. Пример 6 с номенклатурой дел кадрового подразделения и Пример 1, чтобы сравнить:
- как может быть сформулирован заголовок дела в номенклатуре;
- что при этом написано в графе «Вид документа» Перечня 2019 года в той статье, на которую ссылается номенклатура дел.
Как правило, в одно дело помещают документы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, отдельно надлежит хранить приказы по личному составу, документирующие:
- прием, перемещение, совмещение, совместительство, перевод, увольнение, оплату труда, поощрение, изменение персональных данных, отпуска по уходу за ребенком, по беременности и родам, отпуска без сохранения заработной платы и пр., у которых срок хранения 50/75 лет;
- ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, дежурства, командировки, служебные проверки, у которых срок хранения 5 лет, и
- дисциплинарные взыскания, у которых срок хранения 3 года.
В итоге в номенклатуре дел кадровой службы будут сформированы как минимум 3 разных дела с приказами по личному составу – см. Пример 1.
Пример 1. Дела с приказами по личному составу в организации, где нет вредных и опасных условий труда
Индекс дела |
Заголовок дела |
Количество томов (частей) |
Срок хранения и № статьи по перечню |
Примечания |
08-03 |
Приказы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, совместительство, перевод, увольнение, оплата труда, поощрение, изменение персональных данных, отпуска по уходу за ребенком, по беременности и родам, отпуска без сохранения заработной платы) |
|
50 л. ЭК, ст. 434 а |
|
08-04 |
Приказы по личному составу (ежегодные оплачиваемые отпуска, отпуска в связи с обучением, дежурства, командировки) |
|
5 л., ст. 434 б, г |
|
08-05 |
Приказы по личному составу (дисциплинарные взыскания) |
|
3 г., ст. 434 д |
|
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
№ статьи |
Вид документа |
Срок хранения документа |
Примечания |
434 |
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: |
|
(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет |
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; |
50/75 лет ЭПК |
б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; |
5 лет (1) |
в) о служебных проверках; |
5 лет |
г) о направлении в командировку работников; |
5 лет (1) |
д) о дисциплинарных взысканиях |
3 года |
В статье 434 типового Перечня 2019 года перечислено больше разновидностей приказов, но в номенклатуре дел конкретного структурного подразделения или организации стоит учитывать только те документы, которые у нее реально образуются.
Например, если в организации есть работники с вредными...
