Кадровым специалистам регулярно приходится составлять проекты документов и позже согласовывать с другими отделами и руководством. Показываем, как автоматизировать последовательное согласование проекта документа несколькими людьми при помощи режима рецензирования в Word. Даем практические советы: как включить данный режим и отслеживать его по тексту, как установить пароль на его отмену, как управлять визуализацией правок в тексте (включая удаление, добавление, изменение форматирования разными пользователями), как комментировать правки, отменять и применять их, как объединить правки из разных файлов в один, как определить, кто какие правки и когда вносил, и пр.
При подготовке проекта документа (положения, регламента, приказа, письма и т.п.) в большинстве случаев исполнитель должен согласовать его с коллегами, у которых может возникнуть необходимость внесения в текст своих изменений. Согласование может проводиться и со сторонними контрагентами, например, когда второй работодатель хочет скорректировать условия предложенного ему к подписанию соглашения о распределении возмещаемых работнику расходов при направлении его в командировку по основной работе и по совместительству.
Предложения по изменениям могут поступить к автору документа в 3 вариантах (способ внесения изменений рекомендуем оговорить заранее):
-
Отдельный файл, в котором будут перечислены необходимые изменения (либо комментарии указывают в специальном поле в СЭД);
-
Файл с включенным режимом рецензирования (в т.ч. в СЭД, Word), в котором правки отображаются в виде примечаний на полях справа, выносок исправлений, подчеркиваний, изменения цвета текста и т.п.;
-
Новая версия проекта документа, где правки внесены в текст и никак не выделены. Поэтому вам придется сравнивать полученный документ с исходной версией.
С 1-м вариантом все предельно понятно: автор самостоятельно вносит «ручками» предложенные его коллегами изменения в исходный проект и снова отправляет его на согласование (или игнорирует часть либо все предложенные правки). А при обработке вариантов 2 и 3 сначала нужно определиться с тем, кто и что изменил, чтобы потом принять или отклонить данные правки – эту работу можно автоматизировать, о чем мы и поговорим в данной статье.
Рассмотрим особенности работы с исправлениями в тексте на примере наиболее распространенного сегодня текстового редактора Word из пакета Microsoft Office (версия «Профессиональная плюс» 2019 года). Соответствующий инструментарий находится на вкладке «Рецензирование» (см. отметку «1» на ближайшем Рисунке 1, а также на Рисунок 2 – там содержимое вкладки видно целиком).
Если у вас более ранняя версия Word, то местоположение инструментов будет незначительно отличаться, поэтому также можете воспользоваться этой статьей. Если ваша компания перешла на отечественное офисное программное обеспечение (например, «МойОфис», «R7-Офис»), то поищите необходимую информацию в справке к вашему ПО по ключевым словам «внесение примечаний», «рецензирование», «внесение исправлений другим пользователем».
Активация и настройки режима рецензирования (записи исправлений)
Если необходимо, чтобы исправления отображались непосредственно в тексте документа, перед отправкой на согласование можно включить режим исправлений, для этого кликните левой кнопкой «мышки» на кнопку «Запись исправлений» в верхнем меню, чтобы активировать ее (шаги 1, 2 на Рисунке 1).
Рисунок 1. Активация кнопки «Запись исправлений» и установка запрета отключения исправлений на вкладке «Рецензирование» в верхнем меню MS Word
Удобные вам настройки отражения исправлений можно сделать изначально. Но когда с проектом документа поработает другой пользователь, он может их «сбить». Поэтому после того, как проект с правками вернется к вам, не забудьте проверить (и возможно повторить) необходимые вам настройки:
1. Режим просмотра исправлений выбираем из выпадающего списка (см. «5»...
