Рассказываем, когда необходимо заявление для составления графика отпусков, по какой форме его составлять (даем традиционный и рекомендуемый формуляры), какие реквизиты и сведения в него необходимо включать, когда лучше оформить отметку о приложении, а когда перечислить основания в тексте, как регистрировать заявление и в какой срок его потребуется рассмотреть, когда работодатель не сможет отказать в просьбе работнику. Показываем разные варианты составления заявления о планировании ежегодного оплачиваемого отпуска (многодетного родителя, нового специалиста за 1 год работы, с разбивкой на части, не по графику и пр.).
Легальное определение понятия «заявление» содержится в ст. 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» 1: «просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц».
Закон № 59-ФЗ устанавливает ряд требований к письменным обращениям граждан, которые справедливы и в отношении заявлений (ст. 7):
- указание должности лица, которому адресовано обращение;
- указание своей фамилии, имени, отчества (при наличии);
- изложение сути заявления;
- простановка личной подписи и даты написания заявления.
Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации (ст. 8 Закона № 59-ФЗ), обязательному объективному, всестороннему и своевременному рассмотрению (ст. 9, 10). В то же время заявления, составляемые работниками организации в адрес работодателя, существенно отличаются от заявлений, направляемых на имя должностных лиц государственных органов и органов местного самоуправления. В частности, установленные ст. 8 и 12 Закона № 59-ФЗ сроки регистрации письменного обращения в течение 3 дней с момента поступления в организацию и рассмотрения обращения в течение 30 дней со дня регистрации, очевидно, не могут применяться в деятельности обычных организаций при обращении работника к работодателю.
ТК РФ содержит мало предписаний по срокам реагирования на заявления работников (они касаются конкретных ситуаций, не связанных с отпуском), например, если:
- работник организации (текущий или бывший) запросит документы или их копии, связанные с работой, то организация должна предоставить ему их в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ);
- работодатель не отреагирует на заявление работника о возмещении ущерба в течение 10 дней со дня его поступления, работник может обратиться в суд (ст. 235 ТК РФ). Поэтому на такое заявление ответить явно стоит раньше.
То есть общего правила с определением срока ответа (или другой реакции) на заявление работника в ТК РФ нет.
Строго говоря, Закон № 59-ФЗ касается публично-правовой сферы, а заявления работников оформляются в рамках трудовых отношений, на которые он не распространяется. Но в организации должен быть порядок в работе с документами (в т.ч. с зявлениями), поэтому работодателю целесообразно:
- определить в Инструкции по делопроизводству 2, в каких ситуациях работники имеют право подавать заявления;
- разработать трафаретные формы или образцы (примеры) этих заявлений для уменьшения ошибок составления и ускорения документооборота;
- разработать регистрационную форму для учета заявлений работников;
- установить срок регистрации заявлений работников;
- установить срок и порядок рассмотрения заявлений работников.
Когда необходимо заявление
Вопрос о ситуациях, при которых работники имеют право подавать заявления, на первый взгляд кажется очень простым: обращаемся к статьям ТК РФ и выявляем предусмотренные законом случаи письменного обращения работников к работодателю. Но сравнительный анализ формулировок, содержащихся в нормах ТК РФ, показывает, что решать этот вопрос непросто. Так, согласно ч. 1 ст. 128 ТК РФ от работника требуется письменное заявление с просьбой о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты. А вот отпуска по беременности и родам (ч. 1 ст. 255 ТК РФ) и по уходу за ребенком (ч. 1 ст. 256 ТК РФ) предоставляются по заявлению женщины, но в этих случаях ТК РФ не устанавливает необходимость именно письменного заявления.
Более того, в ч. 4 ст. 153 ТК РФ говорится о предоставлении работнику, трудившемуся в выходной или нерабочий праздничный день, другого дня отдыха по желанию работника, а не по заявлению.
Примеры многообразия формулировок ТК РФ можно было бы продолжить. Так что правовое регулирование ситуаций с заявлениями работников лучше установить на локальном уровне – в локальных нормативных актах работодателя. Это позволит избежать споров с работниками на тему:
- писать заявление или заявлять о чем-то устно,
- а может быть, составлять документ «пожелание» (встречается в некоторых организациях, которые придают особое значение этому термину в текстах ряда статей ТК РФ) или все же назвать документ «заявление».
По какой форме составлять заявление
В сложившейся практике считается, что...
