Отслеживаем неисполненные поручения уволенного исполнителя

За контроль исполнения поручений и документов в срок часто в организации ответственен отдел делопроизводства. Как отделу кадров взаимодействовать с отделом делопроизводства в случае увольнения сотрудника, за которым числятся неисполненные поручения и ответы на документы? Как мотивировать руководителей структурных подразделений выполнять свою часть работы? Когда составляется акт приема-передачи документов и дел, а также как в таких ситуациях помогут отчет об исполнительской дисциплине и служебная записка?
Вопрос в тему
Куда: kadry@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Уволился работник. Остались незавершенные дела, в частности письма вышестоящих организаций, которые требуют ответа, и неисполненные приказы – ​срок еще не подошел. Плюс какие-то письма информационного характера (без срока исполнения, но важные для работы) были расписаны на уволившегося работника. Вопрос: как правильно, наиболее эффективно и с наименьшими усилиями оформить факт того, что теперь всем этим должен заниматься новый работник? Отдельно история с приказами, отдельно с письмами-запросами.

К сожалению, увольнение может произойти довольно внезапно, отдел делопроизводства (просто не узнает в нужный момент о готовящемся увольнении и не инициирует передачу всех незавершенных дел (даже если это не его задача, но контроль исполнения документов на нем, соответственно это в интересах отдела). Как быть, если работник уволился, а новый еще не принят на эту позицию? И, когда новый, наконец, пришел, как оформить все незавершенные дела на него?

Если коротко, то за это должны отвечать руководители структурных подразделений, а не отдел делопроизводства. В частности, согласно классической делопроизводственной технологии, ответственный за документационное обеспечение управления (специалист или подразделение) осуществляет сроковый контроль. А контроль по существу остается за руководителем (именно управленец назначает исполнителя, оценивает качество выполнения поручения).

Рассмотрим подробнее, как может действовать работодатель в подобной ситуации.

Организационный порядок

Обратите внимание, что организационные основы делопроизводства, вопросы ответственности и контроля исполнения, который является одной из операций технологии делопроизводства, регламентируются в настоящее время:

  • Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018; далее – ​Примерная инструкция);
  • Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71; далее – ​Правила делопроизводства);
  • Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199; далее – ​Методические рекомендации).

Методическими рекомендациями предусматривается, что ответственность за делопроизводство должна быть закреплена Инструкцией по делопроизводству конкретной организации, которая является локальным нормативным актом (п. 3.1). Необходимо также исходить и из того, что в должностных инструкциях и трудовых договорах каждого сотрудника в любой организации устанавливается обязанность соблюдать требования локальных нормативных...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 840 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

И все-таки они «сгорают», или Когда суды отказывают в компенсации за отпуск

Обязан ли работодатель выплачивать компенсацию за все накопленные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при увольнении и можно ли этого избежать? ТК РФ требует выплаты за все неиспользованные отпуска, однако судебная практика последних лет показывает, что при определенных условиях суды отказывают работникам в таких компенсациях. Ключевой критерий – наличие злоупотребления правом со стороны сотрудника. Особенно это касается руководителей, главных бухгалтеров, кадровиков и иных лиц, которые имели реальную возможность влиять на графики отпусков и оформление документов. Если суд установит, что работник целенаправленно копил отпуска годами, не имея уважительных причин, и потребовал компенсацию при увольнении, – в иске откажут. Показываем это на примерах конкретных дел, где суды встали на сторону работодателя.

Дистанционное увольнение: нужно ли отправлять копию приказа?

Работник находится на дистанционной работе. Не имеет возможности ознакомиться с приказом об увольнении. В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ поставлена надпись на приказе: «Сотрудник находится на дистанционной работе и не имеет возможности ознакомиться с приказом». Нужно ли в таком случае отправлять сотруднику копию приказа?

Зачем включать дела уволенных в номенклатуру?

Зачем в номенклатуру включать дела уволенных сотрудников? Такие дела включают в опись дел по личному составу.

Когда работник может оспорить увольнение по соглашению сторон

Увольнение по соглашению сторон в теории позволяет работнику и работодателю завершить трудовые отношения без конфликтов и судебных разбирательств. На практике расторжение трудового договора по соглашению сторон долгое время считалось наиболее безопасным для работодателя видом увольнения. Однако в последние годы в России наблюдается тенденция восстановления судами работников, уволенных по соглашению сторон. В статье рассматриваем ключевые аспекты таких изменений судебной практики и на что теперь обращают внимание судьи. Выясняем, насколько безопасно заключать соглашения о расторжении трудового договора без выплат выходного пособия работникам или предоставления каких-либо иных гарантий, увольнять одним днем; как относится суд к попытке работника отозвать в одностороннем порядке подписанное им соглашение об увольнении. На примерах конкретных судебных дел поймете, как не надо делать. А наши рекомендации и формулировки для соглашения о расторжении трудового договора и уведомления работнику с разъяснением последствий увольнения помогут сделать все как надо.

Правила исчисления сроков, связанных с увольнением

В прошлых номерах журнала мы изучили общие правила исчисления сроков в трудовом праве, а также сроки исковой давности по трудовым спорам. Теперь проанализируем сроки, связанные с увольнением работника. Ведь вопросы расторжения трудовых договоров в случае конфликта чаще всего доходят до суда, который рассматривает действия работодателя и работника под микроскопом. В частности, разъясним правила о двухнедельном сроке предупреждения об увольнении, сроке уведомления о сокращении; расскажем о тонкостях прекращения срочного трудового договора и сроке окончательного расчета с сотрудником, а также что грозит в случае задержки платежей.

Выдача СТД-Р при увольнении и во время работы

С 2020 года перечень документов, выдаваемых работнику при увольнении, пополнился сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ответим на наиболее частые вопросы, которые волнуют кадровиков: кому выдавать такие сведения, в какие сроки и в какой форме, необходимо ли заявление от работника, как фиксировать выдачу документа: надо ли вести журнал об этом и брать с работника подпись, какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р? В вашем распоряжении также будут образцы необходимых документов.

Отправка документов работнику почтой

Как можно отправить документы работнику почтой? Когда это обязательно, а когда речь идет лишь о целесообразности? Какие виды отправлений бывают? Как подтвердить отправку, где хранить такие документы? Эти и другие практические вопросы мы рассматриваем в статье.

Как грамотно составить служебную записку

Чем служебная записка отличается от докладной и объяснительной? Какие реквизиты должны быть в служебной записке? Как их регистрировать? Каков порядок передачи (по электронным каналам связи, лично, через секретаря и пр.)? Сколько нужно их хранить? В статье даны ответы на самые необходимые вопросы, которые могут возникнуть у отдела кадров.