Как подтвердить налоговый статус работника

Для расчета налога на доходы физических лиц важно определить налоговый статус работника. Другими словами, является ли он резидентом РФ или нет. От ответа на этот вопрос зависит ставка налога (из данного правила есть исключения, мы их отметим) и предоставление стандартных налоговых вычетов. При этом налоговый статус зависит от количества дней, проведенных в РФ. Разберемся, какими документами можно подтвердить нахождение работника в России.

Налоговые резиденты

Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Период нахождения физического лица в РФ не прерывается на время выезда за границу для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения, а также для исполнения трудовых или иных обязанностей, связанных с выполнением работ (оказанием услуг) на морских месторождениях углеводородного сырья (п. 2 ст. 207 НК РФ).

Для определения налогового статуса гражданство физического лица значения не имеет (письма Минфина России от 05.05.2015 № 03-04-05/25727 и от 03.04.2015 № 03-04-05/18625). Так что налоговыми резидентами РФ, как и нерезидентами, могут быть граждане любых государств (письмо Минфина РФ от 14.08.2009 № 03-08-05).

Учтите, что резидентство зависит от фактического времени пребывания на территории РФ, а не от времени официального трудоустройства (письмо Минфина России от 03.04.2015 № 03-04-05/18625).

Подсчет упомянутых выше 183 дней производится работодателями на дату фактического получения работником дохода (письмо ФНС ­России от 02.03.2015 № ОА-3-17/779@).

В расчет берут 12-месячный период, в т.ч. начинающийся в одном и заканчивающийся в следующем календарном году (письма ФНС России от 29.04.2015 № ОА-4-17/7402@ и Минфина России от 31.03.2015 № ­03-04-05/17664).

183 дня исчисляют путем суммирования всех календарных дней, в которые физлицо находилось в РФ в течение 12 следующих подряд месяцев (письма ФНС России от 22.08.2012 № ЕД-4-3/13897@ и Минфина России от 29.06.2015 № 03-04-05/37275). При этом требований о непрерывности течения указанных 183 дней положения Кодекса не содержат (письма ФНС России от 10.06.2015 № ОА-3-17/2276@ и от 27.06.2014 № ­ОА-3-17/2137).

Дни въезда на территорию России и выезда из нее рассматриваются в качестве дней нахождения в РФ (письма ФНС РФ от 10.06.2015 № ОА-3-17/2276@, от 01.04.2009 № ШС-17-3/72@, от 24.04.2015 № ОА-3-17/1702@).

При выезде физлица за пределы РФ для прохождения лечения в период нахождения на территории РФ могут быть включены дни, в течение которых налогоплательщик оформлял обязательные разрешительные документы на лечение (письмо Минфина России от 02.07.2015 № ­03-04-05/38173).

Кто отвечает за неправильный статус

Минфин России в письме от 12.08.2013 № 03-04-06/32676 сказал, что ответственность за правильность определения налогового статуса физлица – получателя дохода, исчисление и уплату налога в соответствии с его налоговым статусом лежит на работодателе.

Поэтому при наличии оснований считать, что гражданин РФ может не являться налоговым резидентом, работодатель вправе запросить у физического лица соответствующие документы или их копии. Нотариальное заверение копий таких документов, а также нотариальное заверение их перевода на русский язык не требуется. В случае если физическое лицо не представляет запрашиваемые документы, налоговый агент вправе применить к выплачиваемым этому физическому лицу доходам налоговую ставку и порядок расчета налоговой базы, предусмотренные для лиц, не являющихся налоговыми резидентами.

Установление налогового статуса физических лиц – получателей дохода производится работодателем самостоятельно исходя из особенностей каждой конкретной ситуации (письмо Минфина РФ от 16.03.2012 № ­03-04-06/6-64).

Подтверждающие документы

В законодательстве не прописан перечень документов, подтверждающих нахождение физических лиц на территории РФ (письма ФНС России от 05.03.2013 № ЕД-3-3/743@ и Минфина России от 13.01.2015 № ­03-04-05/69536). Поэтому рассмотрим разъяснения чиновников.

Паспорт

Документами, подтверждающими фактическое нахождение физлица на территории РФ, являются, прежде всего, копии страниц паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы ­(письмо ФНС России от 10.06.2015 № ОА-3-17/2276@).

Между тем не всегда отметка о пересечении границы ставится в паспорт. Причем это касается как ближнего зарубежья, так и дальнего. К примеру, по внутреннему российскому паспорту можно въезжать в Абхазию, Белоруссию, Казахстан и Киргизию. Если же говорить о дальнем зарубежье, то многие страны не ставят выездной штамп (Новая Зеландия, США, Великобритания и т.д.). Посмотрим, как подтвердить ­налоговый статус в этих случаях.

Иные документы

Примерный перечень подтверждающих документов был изложен в письмах ФНС России от 10.06.2015 № ОА-3-17/2276@, от 19.12.2014 № ОА-4-17/26338, от 22.10.2014 № ОА-3-17/3584@, от 05.03.2013 № ­ЕД-3-3/743@, от 22.01.2013 № ЕД-3-3/150@, Минфина России от 13.01.2015 № ­03-04-05/69536, от 25.12.2014 № 03-04-05/67311, от 26.04.2012 № ­03-04-05/6-557. Документами, подтверждающими ­фактическое нахождение физлица на территории РФ, являются:

• сведения из табеля учета рабочего времени;
• данные миграционных карт;
• документы о регистрации по месту жительства или пребывания;
• справки с предыдущих мест работы;
• справки из учебных заведений;
• квитанции о проживании в гостиницах.

Также это могут быть иные документы, оформленные в порядке, регламентированном законодательством РФ, на основании которых можно установить длительность фактического нахождения физического лица в России (письма УФНС России по г. Москве от 15.03.2012 № ­20-14/022432@ и ФНС РФ от 22.07.2011 № ЕД-4-3/11900@).

Если речь идет не об отметке в паспорте, то чаще всего нахождение в России подтверждается совокупностью документов (например, из списка, указанного выше). К примеру, сами по себе не доказывают ­нахождение в РФ:

• уведомление о прибытии в место пребывания (письмо Минфина России от 19.12.2014 № 03-04-06/65970);
• вид на жительство (письмо Минфина России от 25.12.2014 № 03-04-05/67311);
• регистрации (временная / постоянная) по месту жительства в РФ и свидетельство о постановке физлица на учет в налоговом органе (письмо Минфина России от 13.01.2015 № 03-04-05/69536).

Документы на лечение и обучение

Как мы уже говорили, период нахождения физлица в РФ не прерывается на время его выезда за границу для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения (п. 2 ст. 207 НК РФ).

Под обучением понимается процесс освоения обучающимся физическим лицом образовательной программы, а не оказания услуг по преподаванию педагогическим работником (письмо Минфина России от 27.05.2013 № 03-04-05/19093).

Документами, подтверждающими нахождение на обучении, могут являться копии страниц загранпаспорта со специальными (учебными) визами и отметками органов пограничного контроля о пересечении границы, а также копии договоров с иностранными образовательными и иными организациями об оказании соответствующих услуг (письмо ФНС России от 28.05.2013 № ОА-4-13/9604).

Подтвердить нахождение физлица на лечении могут договоры с медицинскими учреждениями, справки, выданные медицинскими учреждениями, свидетельствующие о проведении лечения, с указанием времени проведения лечения, а также копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы (письмо Минфина РФ от 26.06.2008 № 03-04-06-01/182).

Отметим, что ограничения по возрасту, по видам учебных заведений, учебных дисциплин, лечебных учреждений, видам заболеваний, а также по перечню зарубежных стран, в которых граждане могут проходить лечение или обучение (менее шести месяцев), в законодательстве не установлены. Данный вывод прозвучал в письме ФНС РФ от 23.09.2008 № ­3-5-03/529@.

Учтите, что дни проживания за границей в целях краткосрочного (менее шести месяцев) обучения / лечения учитываются при подсчете дней нахождения в РФ только в случае, если физлицо выезжает для обучения / лечения из РФ и возвращается в РФ после прохождения обучения / лечения (письмо Минфина России от 26.09.2012 № ­03-04-05/6-1128).

Когда не важен налоговый статус

Минимальный налог вне зависимости от статуса

В некоторых случаях вне зависимости от налогового статуса физлица работодатель рассчитывает налог на такого работника исходя из ставки 13%. Речь здесь идет о следующих ситуациях:

• работа по найму, осуществляемая в РФ гражданами Республики Беларусь, Республики Казахстан и Республики Армения (п. 73 Договора о Евразийском экономическом союзе от 29.05.2014¹ – далее Договор);
• трудовая деятельность по найму в РФ на основании патента, выданного в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 № ­115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской ­Федерации» (п. 3 ст. 224 и ст. 227.1 НК РФ);
• трудовая деятельность в качестве высококвалифицированного специалиста в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 № ­115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в ­Российской ­Федерации» (п. 3 ст. 224 НК РФ);
• трудовая деятельность участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом, а также членов их семей, совместно переселившихся на постоянное место жительства в РФ (п. 3 ст. 224 НК РФ);
• исполнение трудовых обязанностей членами экипажей судов, плавающих под Государственным флагом РФ (п. 3 ст. 224 НК РФ);
• трудовая деятельность иностранных граждан или лиц без гражданства, признанных беженцами или получивших временное убежище на территории РФ в соответствии с Федеральным законом от 19.02.1993 № 4528-1 «О беженцах» (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Один человек, а ставки разные

Как видите, налоговый статус иностранца не всегда влияет на ставку налога по НДФЛ. Всегда надо рассматривать в качестве кого прибыл иностранный гражданин в Россию. К примеру, налогообложение доходов физлиц, выехавших из Донецкой и Луганской областей Украины, зависит, прежде всего, от времени их пребывания в РФ. В то же время, если указанные граждане получили в РФ статус беженцев, то доходы от осуществления трудовой деятельности независимо от пребывания в РФ облагаются по ставке 13% (письма Минфина России от 03.04.2015 № 03-04-05/18625, от 11.03.2015 № 03-04-05/12859 и от 29.01.2015 № 03-04-05/3267). Если гражданин утрачивает статус беженца, но при этом не является налоговым резидентом РФ, то его доходы подлежат налогообложению по ставке 30% (письмо ФНС России от 06.03.2015 № БС-4-11/3628@).

Как видите, статус налогового резидента всегда актуален.

Приведем еще один пример. Налогообложению по ставке 13% подлежат не любые доходы, получаемые высококвалифицированным специалистом, а только от осуществления трудовой деятельности в РФ (письмо Минфина России от 17.03.2015 № 03-04-06/14003). Если такой сотрудник не является налоговым резидентом, то суммы оплаты организацией расходов на провоз багажа от места проживания до места работы, стоимости обучения, аренды жилого помещения и автомобильной парковки облагаются по ставке 30% (письма Минфина России от 02.04.2015 № ­03-04-06/18278 и от 16.12.2014 № 03-04-06/64843).

Стандартные вычеты и налоговый статус

При расчете налога доходы работников, облагаемые по ставке, предусмотренной в п. 1 ст. 224 НК РФ (13%), можно уменьшить на сумму полагающихся налоговых вычетов (п. 3 ст. 210 НК РФ). Это право реализуется налогоплательщиками независимо от их гражданства и места ­регистрации (письмо УФНС России по г. Москве от 29.02.2012 № ­20-14/14805@).

Учитывая, что в данной норме отсылка идет именно на определенный пункт НК РФ, а не просто на ставку налога, можно сделать вывод, что для получения вычета необходимо быть налоговым резидентом РФ.

К примеру, если иностранный гражданин, признаваемый беженцем или получивший временное убежище на территории России, не является налоговым резидентом РФ, и его доходы облагаются по ставке 13% (согласно п. 3 ст. 224 НК РФ), то налоговые вычеты не предоставляются. Когда указанное лицо станет налоговым резидентом РФ и его доходы будут облагаться по ставке 13%, установленной п. 1 ст. 224 НК РФ, ему могут быть предоставлены вычеты по НДФЛ (письмо ФНС России от 30.10.2014 № БС-3-11/3689@).

Приведем еще один пример. Доходы в связи с работой по найму в РФ, полученные гражданами республик Беларусь, Казахстан и Армения, с 1 января 2015 г. облагаются по ставке 13%. Тем не менее положение Договора о применении к доходам граждан этих государств налоговых ставок, предусмотренных для налоговых резидентов государств-членов, не означает, что эти граждане автоматически признаются резидентами в соответствующем государстве. Вопросы признания физического лица налоговым резидентом какого-либо из государств-членов Договором не регулируются. В этих целях используются положения национального законодательства (письмо Минфина России от 09.04.2015 № ­03-04-06/20223).