Вы только пришли в организацию кадровиком и выяснили, что кадровое делопроизводство в ней практически отсутствует. Есть какие-то документы, в основном бухгалтерские, но в них абсолютно нет логики и порядка. С чего начать? Пойти традиционным путем, начав с разработки ЛНА, типовых форм трудовых договоров, и затем перейти к учетным документам, не получится. Ведь сотрудники уже трудятся, получают зарплату, ходят в отпуска. Поговорим о восстановлении кадрового делопроизводства в работающей организации. Автор предлагает алгоритм необходимого минимума действий, который сам неоднократно применял на практике во время восстановления кадрового делопроизводства в различных организациях. Статья поможет в работе как начинающим кадровикам, так и людям с опытом, столкнувшимся с неразберихой в кадровой документации по новому месту работы.
Начинать любое дело с чистого листа, как правило, гораздо проще, чем исправлять допущенные кем-то ошибки. Это в полной мере относится к ведению кадрового делопроизводства. И можно считать удачей, если оно в компании, в отдел персонала которой вы попали, вообще хоть как-то велось. Нередки случаи, когда в организации полностью или в значительной мере отсутствуют какие-либо кадровые документы. Что делать в подобной ситуации?
В целях раскрытия нашей темы под кадровым делопроизводством мы будем понимать массив обязательных документов, оформляющих трудовые отношения с работниками.
Условно все документы можно поделить на три больших блока, в зависимости от уровня действия и значимости.
При постановке кадрового делопроизводства впервые мы, как правило:
Однако при восстановлении кадрового делопроизводства зачастую идти приходится в обратном направлении. Рассмотрим ситуацию, когда у нас имеется организация, в которой работники уже трудятся достаточно продолжительное время. Они получают заработную плату, кто-то отгулял отпуск, а другие собираются это сделать. Однако на вопрос об оформлении сложившихся отношений мы в такой ситуации, в лучшем случае, получаем от бухгалтера кое-как подписанные по образцу из интернета трудовые договоры. Возможно, нам даже предоставят (если повезет) приказы о приеме на работу, составленные с помощью бухгалтерской программы, так как без составления такого приказа программа не позволит учитывать и начислять заработную плату.
Встречаются случаи, когда и приказов даже не существует (предыдущий бухгалтер, допустим, уничтожил документы и данные о них или они исчезли по иным причинам).
Возникает вопрос: с чего начать? Когда нет бумаг – начинайте с установления фактов. И главным фактом, который нам сможет помочь, является выплата (выдача) работникам денег. Как правило, бухгалтерские ведомости по заработной плате все-таки более или менее ведутся аккуратно. В крайнем случае можно запросить выписки из банка о перечисленной заработной плате. Отчетность во внебюджетные фонды также содержит интересующую нас информацию.
Шаг 1. Составляем список работников и на его основании начинаем восстановление документов
Для начала необходимо наметить отправную точку и составить список работников, которым начислялась заработная плата, в хронологическом порядке.
Допустим, ООО «Спецтранс» было зарегистрировано 3 февраля 2017 года. Тогда же были приняты на работу генеральный директор и главный бухгалтер.
Отправной точкой нашего «расследования» станет составление таблицы с указанными известными данными:
Далее мы изучаем все платежные ведомости о начисленной и выплаченной заработной плате. Нас интересует появление в них новых фамилий, изменения сумм, которые начислены работникам. Следует обращать внимание на то, чем вызвано каждое изменение оплаты труда: повышением заработной платы или это были разовые премии, отпускные, оплата больничных. Подобные сведения нам будут необходимы при составлении документов для отражения в приказах. Возможно, что принятые изначально на одну должность работники через какое-то время начинают фигурировать в имеющихся у вас документах с другими наименованиями должностей. Это также необходимо отмечать, поскольку, вероятнее всего, придется иметь дело с переводом, который не оформлен надлежащим образом.
Итак, проверив 2017 год, мы можем увидеть, например, следующую картину:
В процессе изучения документов об оплате труда нам следует выделять все моменты, которые позволят выявить факты:
- предоставления оплачиваемых отпусков (по ведомостям могли пройти начисления отпускных);
- отпусков без сохранения содержания;
- направления в командировки (если мы находим упоминания о выплатах суточных)
или свидетельствуют об иных периодах, когда работники по тем или иным причинам отсутствовали на рабочем месте (так как они влияют на ежегодный оплачиваемый отпуск, расчет стажа для отпуска и пр.).
В ходе этой кропотливой работы восстанавливаются табели учета рабочего времени, графики отпусков, записки-расчеты о предоставлении отпуска. Конечно, это можно сделать и позднее, но практика показывает, что возвращаться к этому делу будет сложнее, чем составить необходимые документы по ходу изучения ведомостей.
Таким образом, мы может проследить в хронологическом порядке, когда сотрудники принимались на работу, какая заработная плата им по факту начислялась. Это будет являться основой для перехода к следующим шагам – надлежащему оформлению уже сложившихся трудовых отношений с работниками.
Шаг 2. Составляем организационную структуру работодателя и утверждаем штатное расписание
После того как проведена работа по формированию списка работников и их «передвижений» внутри компании, нам следует приступить к оформлению организационной структуры работодателя 1 и штатного расписания.
Этот организационный момент требуется для того, чтобы определиться со штатным расписанием на стадии, предшествующей непосредственно составлению кадровых приказов. С руководителем компании, на основании имеющихся данных по заработным платам, следует обсудить, какие структурные подразделения уже имеются в компании, какой штат в них запланирован, как называются должности (профессии), которые включены в то или иное структурное...
