Top.Mail.Ru
Вы только пришли в организацию кадровиком и выяснили, что кадровое делопроизводство в ней практически отсутствует. Есть какие-то документы, в основном бухгалтерские, но в них абсолютно нет логики и порядка. С чего начать? Пойти традиционным путем, начав с разработки ЛНА, типовых форм трудовых договоров, и затем перейти к учетным документам, не получится. Ведь сотрудники уже трудятся, получают зарплату, ходят в отпуска. Поговорим о восстановлении кадрового делопроизводства в работающей организации. Автор предлагает алгоритм необходимого минимума действий, который сам неоднократно применял на практике во время восстановления кадрового делопроизводства в различных организациях. Статья поможет в работе как начинающим кадровикам, так и людям с опытом, столкнувшимся с неразберихой в кадровой документации по новому месту работы.

Начинать любое дело с чистого листа, как правило, гораздо проще, чем исправлять допущенные кем-то ошибки. Это в полной мере относится к ведению кадрового делопроизводства. И можно считать удачей, если оно в компании, в отдел персонала которой вы попали, вообще хоть как-то велось. Нередки случаи, когда в организации полностью или в значительной мере отсутствуют какие-либо кадровые документы. Что делать в подобной ситуации?

В целях раскрытия нашей темы под кадровым делопроизводством мы будем понимать массив обязательных документов, оформляющих трудовые отношения с работниками.

Условно все документы можно поделить на три больших блока, в зависимости от уровня действия и значимости.

При постановке кадрового делопроизводства впервые мы, как правило:

Однако при восстановлении кадрового делопроизводства зачастую идти приходится в обратном направлении. Рассмотрим ситуацию, когда у нас имеется организация, в которой работники уже трудятся достаточно продолжительное время. Они получают заработную плату, кто-то отгулял отпуск, а другие собираются это сделать. Однако на вопрос об оформлении сложившихся отношений мы в такой ситуации, в лучшем случае, получаем от бухгалтера кое-как подписанные по образцу из интернета трудовые договоры. Возможно, нам даже предоставят (если повезет) приказы о приеме на работу, составленные с помощью бухгалтерской программы, так как без составления такого приказа программа не позволит учитывать и начислять заработную плату.

Встречаются случаи, когда и приказов даже не существует (предыдущий бухгалтер, допустим, уничтожил документы и данные о них или они исчезли по иным причинам).

Возникает вопрос: с чего начать? Когда нет бумаг – начинайте с установления фактов. И главным фактом, который нам сможет помочь, является выплата (выдача) работникам денег. Как правило, бухгалтерские ведомости по заработной плате все-таки более или менее ведутся аккуратно. В крайнем случае можно запросить выписки из банка о перечисленной заработной плате. Отчетность во внебюджетные фонды также содержит интересующую нас информацию.

Шаг 1. Составляем список работников и на его основании начинаем восстановление документов

Для начала необходимо наметить отправную точку и составить список работников, которым начислялась заработная плата, в хронологическом порядке.

Допустим, ООО «Спецтранс» было зарегистрировано 3 февраля 2017 года. Тогда же были приняты на работу генеральный директор и главный бухгалтер.

Отправной точкой нашего «расследования» станет составление таблицы с указанными известными данными:

Далее мы изучаем все платежные ведомости о начисленной и выплаченной заработной плате. Нас интересует появление в них новых фамилий, изменения сумм, которые начислены работникам. Следует обращать внимание на то, чем вызвано каждое изменение оплаты труда: повышением заработной платы или это были разовые премии, отпускные, оплата больничных. Подобные сведения нам будут необходимы при составлении документов для отражения в приказах. Возможно, что принятые изначально на одну должность работники через какое-то время начинают фигурировать в имеющихся у вас документах с другими наименованиями должностей. Это также необходимо отмечать, поскольку, вероятнее всего, придется иметь дело с переводом, который не оформлен надлежащим образом.

Итак, проверив 2017 год, мы можем увидеть, например, следующую картину:

В процессе изучения документов об оплате труда нам следует выделять все моменты, которые позволят выявить факты:

  • предоставления оплачиваемых отпусков (по ведомостям могли пройти начисления отпускных);
  • отпусков без сохранения содержания;
  • направления в командировки (если мы находим упоминания о выплатах суточных)

или свидетельствуют об иных периодах, когда работники по тем или иным причинам отсутствовали на рабочем месте (так как они влияют на ежегодный оплачиваемый отпуск, расчет стажа для отпуска и пр.).

В ходе этой кропотливой работы восстанавливаются табели учета рабочего времени, графики отпусков, записки-расчеты о предоставлении отпуска. Конечно, это можно сделать и позднее, но практика показывает, что возвращаться к этому делу будет сложнее, чем составить необходимые документы по ходу изучения ведомостей.

Таким образом, мы может проследить в хронологическом порядке, когда сотрудники принимались на работу, какая заработная плата им по факту начислялась. Это будет являться основой для перехода к следующим шагам – надлежащему оформлению уже сложившихся трудовых отношений с работниками.

Шаг 2. Составляем организационную структуру работодателя и утверждаем штатное расписание

После того как проведена работа по формированию списка работников и их «передвижений» внутри компании, нам следует приступить к оформлению организационной структуры работодателя 1 и штатного расписания.

Этот организационный момент требуется для того, чтобы определиться со штатным расписанием на стадии, предшествующей непосредственно составлению кадровых приказов. С руководителем компании, на основании имеющихся данных по заработным платам, следует обсудить, какие структурные подразделения уже имеются в компании, какой штат в них запланирован, как называются должности (профессии), которые включены в то или иное структурное...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как составить справку для работника

Рассказываем о справках, которые могут составляться в организации (как внутренние, так и внешние). Разбираем порядок оформления информационных справок и справок по личному составу. Показываем обязательные и факультативные реквизиты. Приводим образцы справок, в том числе о факте работы, среднем ежемесячном доходе работника, факте предоставления отпуска.

Оформление снижения заработной платы

В прошлом номере мы рассказали о том, как можно уменьшить зарплату сотрудников и что необходимо при этом учитывать. Сейчас говорим об оформлении документов. Даем образцы, которые понадобятся, если решите уменьшить заработную плату по соглашению с работником или в одностороннем порядке – ​из-за изменения условий труда. С обоснованием, почему в отдельных ситуациях рекомендуем поступить определенным образом, а не иначе, в том числе со ссылками на практику судов и разъяснения Роструда. Узнаете, как это может быть связано с внесением изменений в локальные нормативные акты работодателя.

Заполняем раздел об отпуске в личной карточке работника

Практики не рекомендуют отказываться от личных карточек работников, тем более что их теперь можно вести в электронном виде. В этих документах собрано много важных сведений о работниках, с их помощью удобно отслеживать некоторые изменения, например, касательно учета предоставленных отпусков. Рассматриваем подробно и с образцами заполнения личной карточки по госкомстатовской унифицированной форме № Т-2, как вносить записи в раздел VIII «Отпуск» в различных ситуациях, изменять или исправлять их.

Новая форма сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) с 2023 года

C 2023 года действует множество обновленных кадровых форм, в том числе СТД-Р. Для начала напомним, кому и когда выдается СТД-Р (в т.ч. приведем образец заявления работника о выдаче ему сведений о трудовой деятельности). Далее расскажем, какие значимые изменения произошли, и выделим спорные вопросы (с рекомендациями по их разрешению). В завершение приведем образец заполнения новой формы СТД-Р, который можно использовать для выдачи работнику в день увольнения.

Тонкости ознакомления с кадровыми документами

Работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Помимо локальных нормативных актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить сотрудников, но уже после заключения трудового договора – в процессе работы в организации. Посмотрим, что это за документы, каким способом можно организовать ознакомление и в какие сроки, а также кто будет нести ответственность в случае несоблюдения этой обязанности.

Новая форма сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) с 2023 года

C 2023 года действует множество обновленных кадровых форм, в том числе СТД-Р. Для начала напомним, кому и когда выдается СТД-Р (в т.ч. приведем образец заявления работника о выдаче ему сведений о трудовой деятельности). Далее расскажем, какие значимые изменения произошли, и выделим спорные вопросы (с рекомендациями по их разрешению). В завершение приведем образец заполнения новой формы СТД-Р, который можно использовать для выдачи работнику в день увольнения.

Выдача СТД-Р при увольнении и во время работы

С 2020 года перечень документов, выдаваемых работнику при увольнении, пополнился сведениями о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Ответим на наиболее частые вопросы, которые волнуют кадровиков: кому выдавать такие сведения, в какие сроки и в какой форме, необходимо ли заявление от работника, как фиксировать выдачу документа: надо ли вести журнал об этом и брать с работника подпись, какая ответственность предусмотрена за невыдачу СТД-Р? В вашем распоряжении также будут образцы необходимых документов.

Когда может понадобиться обезличивание персональных данных

Как показывает практика, многие кадровые специалисты не до конца понимают, почему персональные данные нуждаются в защите и каким образом она должна быть организована. Остановимся на одном не самом очевидном моменте работы с персональными данными – ​обезличивании. Причем будем рассматривать персональные данные как сотрудников, так и клиентов организации, с которыми часто приходится работать тем же кадровикам.