С января 2020 года вступили в силу изменения законодательства, связанные с переходом на так называемые электронные трудовые книжки. В чем суть новшеств? Как они повлияют на работу кадровиков и отразятся на интересах работников? Уйдут ли в прошлое привычные нам бумажные трудовые книжки? Как теперь сотрудники смогут подтвердить свой стаж? И какие обязанности возникнут у работодателей в связи с переходом на новые правила? Давайте разбираться уже сейчас. А в мартовском номере журнала мы подробно с примерами для разных ситуаций расскажем, как заполнить форму СЗВ-ТД и на что обратить внимание при ее подаче.
В декабре 2019 года Президент РФ подписал два федеральных закона, которые направлены на переход к электронным трудовым книжкам:
- от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
- от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”».
Зачем принимались эти законы?
Они были приняты в рамках утвержденной программы по развитию цифровой экономики России, о которой мы раньше уже писали. Данная программа предусматривает широкий перечень мероприятий. И такая системная цифровизация не обошла стороной трудовые правоотношения и кадровое делопроизводство. Оцифровать и перевести в электронный вид планируется данные не только из трудовых книжек, но и ряда других документов, оформляемых в рамках трудовых отношений с работниками. Поэтому кадровикам и всем работникам в целом стоит быть готовыми к соответствующим нововведениям и жизни в новых реалиях.
Многие полагают, что с принятием этих законов будут использоваться какие-то специальные электронные трудовые книжки, а бумажные будут отменены. Однако это не совсем так. Дело в том, что названные выше законы вообще не предусматривают такого понятия, как «электронная трудовая книжка». А ведение бумажных трудовых книжек прекратится только в отношении тех работников, которые не изъявят своего желания на продолжение ведения бумажной трудовой книжки в прежнем порядке.
Тем не менее новшества пугают как кадровиков, не готовых отказываться от документа, который использовался в нашей стране многие десятилетия, так и обычных работников, опасающихся, что теперь им нечем будет подтвердить свой трудовой стаж. Однако если внимательно изучить суть нововведений, то становится очевидным, что все не так страшно.
Что же конкретно предусматривают законы, связанные с переходом на новые правила? Начнем с того, что вносятся изменения в ст. 65 ТК РФ, которой установлен перечень документов для трудоустройства. Ранее данная норма предусматривала, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю наряду с прочими документами трудовую книжку установленного образца. Теперь, согласно новой редакции, наряду с трудовой книжкой или вместо нее работник будет предъявлять работодателю сведения о своей трудовой деятельности по установленной форме.
Что такое сведения о трудовой деятельности?
В новой статье 66.1 ТК РФ сказано, что сведения о трудовой деятельности – это основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (включающая сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора), которая представляется работодателем в информационную систему ПФР в соответствии с законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.
Как видно из приведенного понятия, сведения о трудовой деятельности – это почти все те же сведения, которые ранее вносились в бумажную трудовую книжку, но которые теперь будут включаться в информационную систему ПФР. Вот они-то, по сути, и являются так называемой электронной трудовой книжкой.
Однако не все сведения, которые ранее вносились в бумажную трудовую книжку, по новым правилам будут отражаться в ее электронной версии. Некоторые данные в информационную систему ПФР передаваться не будут (это касается, к примеру, сведений о награждениях).
Как сведения о трудовой деятельности появятся в информационной системе ПФР?
Сведения о трудовой деятельности сотрудников работодатели должны направлять в ПФР по специально разработанной форме, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» 1. Этот же документ содержит и порядок заполнения указанной формы (далее – форма СЗВ-ТД, Порядок заполнения формы СЗВ-ТД).
Документы по форме СЗВ-ТД должны представляться не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, в котором были проведены соответствующие кадровые мероприятия или работником подавалось заявление о продолжении ведения его трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности (п. 1.6 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).
Таким образом, в 2020 году работодатель впервые должен подать соответствующие сведения 17.02.2020, поскольку 15.02.2020 попадает на субботу – выходной день, а значит, крайний срок сдачи отчета смещается на понедельник – ближайший рабочий день (письмо ПФР от 07.04.2016 № 19/4844).
При представлении документа по форме СЗВ-ТД в отношении работника впервые работодатель одновременно должен передать сведения о его трудовой деятельности у данного работодателя по состоянию на 01.01.2020 (в этой же форме). Однако в некоторых исключительных случаях – если в течение 2020 года:
- в отношении работника не будут проводиться кадровые мероприятия (в связи с которыми сведения будут направляться в ПФР) и (или)
- от работника не поступит заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности,
такие сведения по состоянию на 01.01.2020 работодатель должен представить в ПФР не позднее 15.02.2021 (п. 1.7 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).
Кстати, с 01.01.2021 в ряде случаев документы по форме СЗВ-ТД придется подавать в ПФР в более сжатые сроки. В частности, в ситуациях приема на работу и увольнения сотрудника – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений. А в случае перевода на другую постоянную работу, подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой...
