Top.Mail.Ru
Простая электронная подпись (ПЭП) – наиболее простой и дешевый вид подписи с использованием кодов, паролей и иных средств. Если соблюсти требования к ее применению, то она будет признана аналогом собственноручной, а электронный документ, подписанный ПЭП, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Автор рассказывает об опыте внедрения и работы с ПЭП в крупной компании. Приводит наглядные схемы с описанием ключевых особенностей, а также образец локального нормативного акта – правил применения простой электронной подписи.

В период пандемии жесткие ограничительные меры доходчиво продемонстрировали необходимость перехода на электронный документо­оборот с использованием электронных подписей. Преимущества использования ЭП очевидны: экономия времени, надежность. Но ключевое преимущество электронной подписи перед обычной в том, что многие процессы можно осуществлять дистанционно. Сотрудникам нет необходимости приходить в офис, тратить время на подписание документов, ждать курьеров. Применение электронной подписи позволило многим работникам перейти на гибридный режим работы или остаться на «удаленке» даже после окончания пандемии.

В нашей компании вопросы применения электронной подписи были проработаны заранее, она активно использовалась в нескольких ключевых процессах документооборота. На их основе мы быстро перестроили оставшиеся процессы, что позволило продолжать удаленную работу с документами без существенных изменений бизнес-процессов и дополнительных затрат на курьеров, распечатку и перемещение бумаги.

В России в электронном документообороте законодатель разрешает нам использовать 3 вида подписи (см. Схему 1):

  • простую (ПЭП),
  • усиленную неквалифицированную (УНЭП) и
  • усиленную квалифицированную (УКЭП) 1.

Медали за заслуги в бесперебойной работе делопроизводства в дистанционном режиме в первую очередь достойна простая электронная подпись. Но давайте разберемся, так ли уж она проста? 

Схема 1. Основные характеристики 3 видов электронной подписи

Особенности простой электронной подписи

Простая электронная подпись – электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом 2. По своей сути ПЭП – это известные только владельцу логин и пароль, подтвержденные в информационной системе.

Но простая электронная подпись имеет низкую степень защиты. ПЭП уязвима, поэтому подходит не для всех процессов. Ее самое слабое место – это человеческий фактор (например, вы можете забыть заблокировать компьютер или выбрать простой пароль, который легко подобрать злоумышленнику).

В каких процессах наиболее эффективно применять ПЭП?

В первую очередь во всех процессах внутреннего документооборота.

Подойдет ли ПЭП для конкретных задач прохождения документов в компании, можно определить, сформулировав ответ на вопрос: если в каком-либо процессе вас устраивает бумажный документ без печати, подписанный собственноручно ответственным лицом, то для этих целей вам подойдет электронный документ с простой электронной подписью.

При работе в системе электронного документооборота (СЭД) простую электронную подпись можно задействовать практически на всех этапах работы с документом:

  • согласование – на стадии разработки документа ПЭП может использоваться для подтверждения согласия с ним ответственных лиц;
  • подписание – использование ПЭП существенно экономит время работников;
  • постановка поручений и их исполнение – ПЭП обеспечивает оперативное рассмотрение, надлежащее исполнение поручений и их контроль;
  • ознакомление с документами и резолюциями – работники посредством ПЭП подтверждают ознакомление с ключевыми документами в компании.

Много лет назад мы начинали внедрение ПЭП с процесса «Электронная служебная записка», где на всех этапах прохождения документа была задействована ПЭП. Это был первый документ в компании, который не требовал распечатки на бумаге (см. Схему 2).

Затем мы внедрили ПЭП в процессе «Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника». В итоге время на выпуск приказа сократилось в 3 раза (см. Схему 3).

На наш взгляд, лучше всего начинать переход на электронный документооборот с внедрения простой электронной подписи.

Схема 2. Процесс «Электронная служебная записка с применением ПЭП»

Схема 3. Процесс «Приказ об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника с применением ПЭП»

Как придать юридическую значимость применению ПЭП в компании?

Обязательное условие для внедрения ПЭП – подготовка регламентных документов. Это самый важный и сложный этап, который требует серьезного рассмотрения.

Для наилучшей проработки вопроса в группу по разработке нормативного документа, определяющего применение ПЭП в компании, стоит включить:

  • работников, отвечающих за информационную безопасность,
  • делопроизводителей,
  • юристов,
  • кадровых работников.

Основные этапы:

  1. Необходимо провести анализ и определить информационные системы (ИС), в которых пользователи могут применять ПЭП для электронных документов.
  2. Можно проанализировать документы, которые образуются в результате деятельности компании и прописать доступные действия с ними: какие документы и на каких этапах их жизненного цикла в соответствии с локальными нормативными актами можно «подписывать», «согласовывать», с какими можно «ознакомиться» с помощью ПЭП.
  3. Возможность использования ПЭП в качестве замены собственноручной подписи на электронных документах должна быть прописана в трудовом договоре с...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Может ли работник у второго работодателя подписывать документы электронной подписью, выданной по основному месту работы?

Работник, трудящийся дистанционно по совместительству на 0,5 ставки, имеет квалифицированную электронную цифровую подпись от основной организации (в сертификате указана данная организация). Может ли работник у второго работодателя подписывать документы электронной подписью, выданной по основному месту работы? Имеет ли работник право переслать ее для работы в Единой информационной системе в сфере закупок другому работодателю?

Нужны ли подписи в приказе, отменяющем предыдущий, с которым сотрудники были ознакомлены под подпись?

Был издан приказ, и с ним были ознакомлены сотрудники под подпись (собственноручную). Потом потребовалось отменить первоначальный приказ. Надо ли на отменяющем приказе оформить подписи об ознакомлении тех же лиц, что были ознакомлены с первым (отмененным) приказом?

Особенности дистанционной работы

С момента внесения в ТК РФ первых норм о дистанционной работе прошло уже 10 лет. За это время законодатель успел принять масштабные изменения в регулирование дистанционного труда (в 2021 году), а судебная практика – ​выработать подходы по спорным вопросам. Роструд и Минтруд России тоже не остались в стороне, отвечая на многочисленные запросы как работников, так и работодателей, кадровиков. Ведь данный вид занятости оказался очень востребован на практике. Поэтому мы решили с учетом уже имеющегося массивного багажа знаний заново исследовать эту тему. Начиная с подробного и системного разбора, что относится к дистанционной работе и когда она возможна, на какой срок можно ее установить и когда можно комбинировать с другими видами занятости, каков порядок взаимодействия при обмене и ознакомлении с документами с дистанционным сотрудником (даем удобную таблицу, которую можно использовать как шпаргалку в работе), каковы особенности обеспечения работника оборудованием, как прописывается в трудовом договоре место работы дистанционщика, а также что еще необходимо учесть в нынешних реалиях. И заканчивая новыми готовыми образцами трудового договора (вместе с чек-листом по его составлению) и дополнительного соглашения о дистанционной работе к (ранее заключенному) трудовому договору, а также приказа о временном переводе на удаленку.

Как знакомить работников с кадровыми приказами

Одна из будничных обязанностей кадровика – ​ознакомление работников с кадровыми документами. В частности, с приказами. Особенно доставляет хлопот, когда работника нет здесь и сейчас или он отказывается даже смотреть в сторону приказа. Ситуация осложняется тем, что в ТК РФ упоминаются только некоторые виды приказов (и распоряжений). А правила доведения их до сведения работника предусмотрены и вовсе в двух случаях. Как быть кадровику? Когда и при каких условиях можно оставить документ без ознакомительной подписи? Возможно ли вовсе отказаться от ознакомления работников с некоторыми видами приказов? Читайте, как правильно знакомить работников с приказами на бумаге и когда этим можно пренебречь. Пользуйтесь выверенными образцами записей на различных приказах об обстоятельствах невозможности ознакомить с документами работников под подпись, а также акта об отказе об ознакомлении.

Как перейти на электронные кадровые документы

Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – ​22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в .

Как грамотно составить служебную записку

Чем служебная записка отличается от докладной и объяснительной? Какие реквизиты должны быть в служебной записке? Как их регистрировать? Каков порядок передачи (по электронным каналам связи, лично, через секретаря и пр.)? Сколько нужно их хранить? В статье даны ответы на самые необходимые вопросы, которые могут возникнуть у отдела кадров.

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Как знакомить работников с кадровыми приказами

Одна из будничных обязанностей кадровика – ​ознакомление работников с кадровыми документами. В частности, с приказами. Особенно доставляет хлопот, когда работника нет здесь и сейчас или он отказывается даже смотреть в сторону приказа. Ситуация осложняется тем, что в ТК РФ упоминаются только некоторые виды приказов (и распоряжений). А правила доведения их до сведения работника предусмотрены и вовсе в двух случаях. Как быть кадровику? Когда и при каких условиях можно оставить документ без ознакомительной подписи? Возможно ли вовсе отказаться от ознакомления работников с некоторыми видами приказов? Читайте, как правильно знакомить работников с приказами на бумаге и когда этим можно пренебречь. Пользуйтесь выверенными образцами записей на различных приказах об обстоятельствах невозможности ознакомить с документами работников под подпись, а также акта об отказе об ознакомлении.