Как перестать тратить время впустую при закрытии вакансий и научиться работать с точностью хорошо отлаженного механизма? Использовать тайм-менеджмент!
Говорим о трех типичных ошибках кадрового специалиста, съедающих время, и на реальных кейсах демонстрируем, как один правильно заданный вопрос на собеседовании или вовремя проясненное требование руководителя экономят дни работы.
В вашем распоряжении – пять рабочих инструментов (от организации дня по матрице Эйзенхауэра до чек-листов и делегирования). Они помогут вам успевать делать важное и оставаться профессионалом, у которого есть время не только на бумажную работу, но и на живое общение с сотрудниками.
Что такое тайм-менеджмент
Как следует из названия, буквально этот термин означает управление временем. Речь идет не о фантастике, а о том, как расходовать время более эффективно.
Главное в работе кадрового специалиста – то, что ему приходится работать с людьми. В случае работы с механизмами все гораздо проще: нажал кнопку – и прибор работает. Что же касается людей, то они обладают собственным сознанием и, к сожалению, не всегда соблюдают договоренности.
Например, вы назначили собеседование на 15:00, а кандидат взял и опоздал на 30 минут. Это накладывает определенные рамки на то, как менеджеру по персоналу планировать свою работу.
Именно в подборе персонала непредсказуемость человеческого фактора проявляется ярче всего. Кандидат может опоздать, передумать, не выйти в первый день – и каждый такой сбой запускает цепочку потерянного времени. Поэтому рекрутинг требует особого подхода к управлению временем.
Три ошибки, которые съедают наше время
Почему рекрутинг требует особого подхода? Подбор персонала – это ключевой этап в работе HR, от которого зависят все остальные: адаптация, обучение, мотивация и даже то, насколько легко или сложно будет расставаться с сотрудником в будущем. Поэтому именно здесь ошибки управления временем обходятся дороже всего. Давайте разберем три самые частые из них:
- подбираем на вакансию не того, кто на самом деле требуется, а того, кого сказал начальник;
- не можем закрыть вакансию;
- не получается грамотно провести собеседование.
Далее разберем в деталях, почему это – ошибки именно с точки зрения управления временем и как их исправить.
Ошибка 1. Подбираем на вакансию не того, кто требуется
С точки зрения тайм-менеджмента это ошибка, потому что все последующие этапы – собеседования, тестовые задания, повторный поиск – умножаются на неверный вводный критерий. Вы тратите часы и дни на заведомо бесплодную работу.
Здесь поможет инструмент «Правильная постановка цели», о котором мы поговорим более подробно в разделе «Пять приемов тайм-менеджмента для HR». Прежде чем подавать объявление о вакансии или просматривать уже опубликованные резюме, надо четко понять, кто именно требуется компании. Информация, которую сообщает начальник, может не соответствовать действительности. Менеджер по персоналу должен уметь деликатно выводить руководителя на те истинные требования к кандидату, без которых вакансию качественно не закрыть.
В кадровом агентстве работали над «простой» задачей: найти помощника руководителя. Требования, которые озвучил директор, были самыми обычными. Но одно собеседование за другим проваливались. Формально все соискательницы подходили под озвученные критерии.
Ясность наступила лишь тогда, когда пришла девушка очень маленького роста. Оказалось, что директор неосознанно искал сотрудницу ниже себя ростом и этот невысказанный критерий оказался решающим.
Если вы не будете прояснять подобные моменты, будете делать в разы больше работы, чем на самом деле требуется. Научившись деликатно собирать такую информацию, вы сэкономите много времени не только себе, но и своему руководству.
Ошибка 2. Не можем закрыть вакансию
Очень часто проблемы с закрытием вакансий возникают, когда руководителю требуется кандидат с несочетаемыми качествами.
Руководитель отдела хотела взять на вакансию своего знакомого. Поэтому она так сформулировала критерии отбора, чтобы под них гарантированно никто не подошел, кроме этого человека. Рекрутер работал вхолостую.
Это манипулятивный подход. Лучше честно обсудить ситуацию: если знакомый действительно подходит – взять его, а если нет – аргументированно объяснить, почему не стоит этого...
