Законодательство о персданных требует уничтожать сведения о не принятых на работу соискателях в течение 30 дней

В прошлом номере журнала мы рассказали о вступлении в силу нового Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, далее – Перечень). Согласно ст. 438 Перечня документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании) лиц, не принятых на работу, подлежат хранению в течение одного года. Вместе с тем Роскомнадзор еще в 2012 г. разъяснил, что такие сведения уничтожить нужно в течение 30 дней. Единственное исключение – случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе, где срок хранения персональных данных соискателя равен 3 годам (см. п. 5 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее – Разъяснения).

Получается конфликт двух документов. В связи с этим в ведомство поступил вопрос: каким документом следует руководствоваться при определении сроков хранения документов лиц, не принятых на работу, чтобы избежать ответственности за нарушение законодательства об архивном деле и в области персональных данных.

Интересно, что прямого ответа на вопрос специалисты Роскомнадзора не дали (письмо от 02.03.2020 № 13677-02-11/77). Как отмечено в письме, при подготовке Разъяснений ведомство опиралось на ч. 4 ст. 21 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персданных). Согласно данной норме, в случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан их уничтожить или обеспечить их уничтожение в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения цели их обработки. Чиновники также напомнили, что согласно ч. 2 ст. 1 Закона о персданных его положения не распространяются на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные архивных документов.

Если же говорить об архивном документе, то им признается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Роскомнадзор уточнил, что архивному документу присваиваются реквизиты, позволяющие идентифицировать информацию, зафиксированную на материальном носителе в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Видимо, по мнению Роскомнадзора, не все сведения о соискателях, содержащиеся в заявлениях, анкетах, справках, копиях документов, удостоверяющих личность, и о трудовой деятельности, квалификации, образовании не принятого на работу соответствуют этим критериям. Причем ответа, каким документом, устанавливающим сроки хранения, все-таки следует пользоваться организациям, в письме так и не дано.

По общему правилу, если по одному и тому же документу в разных нормативных актах установлены различные сроки хранения, то приоритет имеет тот, что большей юридической силы. Если они равнозначны, то – специальный нормативный правовой акт. Вместе с тем специалисты рекомендуют ориентироваться на тот документ, где указан более продолжительный срок хранения. В нашей же ситуации это не выход, поскольку сведения о непринятом кандидате содержат персональные данные, а законодательство довольно строго с правилами их хранения и обработки. Возможно, сделать выбор помогут нормы, устанавливающие ответственность за нарушение законодательства об архивном деле и в области персональных данных. Напомним: по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов грозит предупреждение или штраф на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц – от 300 до 500 руб.; а по ст. 13.11 КоАП РФ за обработку персданных в случаях, не предусмотренных законодательством в области персональных данных, может грозить предупреждение или штраф на должностных лиц – от 5000 до 10 000 руб.; на юрлиц – от 30 000 до 50 000 руб.

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Какие документы следует издать организации по поводу обязательной вакцинации?

Какие документы необходимо оформить в связи с требованием властей обязательно вакцинировать 80% работников?

Как составить приказ о работе в период объявленных президентом нерабочих дней?

Знаем, что работники пожаловались в ГИТ, что мы работали в период объявленных президентом нерабочих дней (входим в перечень). Каких-либо документов мы не составляли. Но понимаем, что как минимум необходим приказ. Как его составить, что в нем написать?

9 изменений, вступающих в силу в начале 2022 года

Выделим основные изменения в трудовом законодательстве в 2022 году, о которых работодателям надо знать и к которым лучше подготовиться. В частности, затронем порядок расчета и уплаты пособий, выдачи больничных, привлечения к административной ответственности за передачу неверных сведений в ФСС РФ, квотирования рабочих мест для инвалидов и охрану труда. Поговорим и о том, какие важные поправки на дату передачи статьи в печать только планируются законодателем.

Нюансы трудовых отношений с совместителями

Трудоустройство по совместительству на сегодняшний день получает все большее распространение. Это и понятно: в условиях общего снижения доходов люди стараются больше работать как у своего основного, так и у других работодателей. Поэтому кадровики все чаще сталкиваются с необходимостью учета особенностей работы по совместительству. В статье рассказываем: какие запреты и ограничения установлены в этой связи в трудовом законодательстве; что делать, если сотрудник при приеме на работу скрыл свой статус; какие документы он должен предоставить при трудоустройстве; нужно ли подтверждать, что у него есть основная работа; каким образом заполнять на совместителя СЗВ-ТД и табель учета рабочего времени; нужно ли вносить записи в бумажную трудовую книжку; как предоставляется отпуск, рассчитывается зарплата, оформляется командировка и какие другие особенности работы совместителей нужно знать. Приводим образцы формулировок для документов, которыми можно воспользоваться на практике.

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Шесть вопросов об отпуске без сохранения зарплаты

К нам в редакцию часто поступают вопросы от читателей по поводу оформления и предоставления отпусков «за свой счет». Например, такой: организация решила провести капитальный ремонт в здании офиса и отправить всех работников в отпуск без сохранения зарплаты на время ремонта. Как правильно это оформить? Или вот такой: в каких случаях работодатель обязан предоставить отпуск без сохранения заработка, помимо перечисленных в статье 128 ТК РФ? Поскольку вопросов по теме накопилось немало, мы решили разделаться с ними одним махом и написали полноценную статью об отпуске без сохранения заработка. Она привлекательна тем, что описывает реальные проблемы, возникающие у ваших коллег на практике. Поэтому вполне возможно, что и вы найдете в ней свою ситуацию, над выходом из которой ломаете голову в данный момент.

Штатное расписание в вопросах и ответах

Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов. Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.

Сверхурочная работа и работа в выходные дни: проблемы применения законодательства

Рассмотрены коллизионные вопросы, связанные с оплатой, а также ограничением по количеству часов сверхурочной работы и работы в выходные дни. На конкретных примерах показано, как вычислить размер заработной платы сотрудника при суммированном учете рабочего времени в случае, если он ­работал сверхурочно.