Квалифицированная электронная подпись физлица для работы – стоим на перепутье

Во многих организациях сейчас не понимают, что делать с усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) сотрудников (физлиц). Если с УКЭП юрлица все ясно, то с УКЭП сотрудников – нет. Согласно новым законодательным нормам:

  • с 1 июля 2020 года началась аккредитация удостоверяющих центров (УЦ) по новым правилам;
  • с 1 июля 2021 года УЦ, аккредитованные по старым правилам, теряют право на выпуск сертификатов ключей проверки подписи, т.е. они смогут работать только на обслуживание еще действующих сертификатов до 31 декабря 2021 года;
  • с 1 января 2022 года сертификаты ключей проверки подписи, выпущенные УЦ по старым правилам, прекращают свое действие;
  • с 1 января 2022 года УЦ, не прошедшие аккредитацию по новым правилам, прекращают свою деятельность.

Получается, что до 1 июля 2021 г. оформить УКЭП можно было в любом аккредитованном УЦ, а после этой даты – только в УЦ, получившем аккредитацию по новым правилам.

Перечень аккредитованных УЦ, опубликованный на сайте Минцифры, дан по состоянию на 2 июля 2021 года1. После 1 июля 2021 года там зарегистрировано только 2 УЦ, которые были аккредитованы по новым правилам в соответствии с решением Правительственной комиссии, уполномоченной на принятие решения об аккредитации удостоверяющих центров (протокол от 01.07.2021 № 5):

  • АО «Информационные технологии и коммуникационные системы» (АО «ИнфоТеКС»),
  • ПАО «Промсвязьбанк».

При этом, например, СКБ Контур еще 23.06.2021 сообщил, что его удостоверяющие центры СКБ Контур и «Сертум-Про» тоже прошли такую аккредитацию2. Однако пока на сайте Минцифры в перечне этих УЦ нет.

Что в этой связи организации стоит предпринять:

  • с 1 июля 2021 года руководитель юридического лица может обратиться в УЦ ФНС, чтобы получить электронную подпись юридического лица. С этим не стоит затягивать, поскольку в конце года из-за большого числа желающих могут возникнуть проблемы с ее оформлением и получением, а без этой подписи организация работать не сможет;
  • проверить срок действия всех остальных сертификатов ключа проверки ЭП, которые используются в вашей организации, и выявить те, срок действия которых заканчивается ранее 31 декабря 2021 года. Если такие сертификаты есть, то вам необходимо решить, как лучше действовать:
    • досрочно отозвать сертификаты и оформить новую УКЭП с сертификатом, срок действия которого позволит вам спокойно его использовать до 31 декабря, или
    • дождаться, когда срок действия сертификата истечет, и оформлять УКЭП в УЦ, получившем аккредитацию по новым правилам.

Отметим, что эти подписи юридического лица, выданные на сотрудников организации по старым правилам, можно будет использовать только до 31 декабря 2021 года.

И пока не до конца понятно, как быть с УКЭП физических лиц по новым правилам, чтобы не получилось провала после 31 декабря 2021 г. Ведь для работы в дополнение к УКЭП физлица надо иметь доверенность от организации, форму которой должны утвердить, но этого еще не сделали (хотя до 31 декабря 2021 г. еще вполне могут успеть).

Можно обсудить с юристами и руководством вопрос о том, подписи каких сотрудников в обязательном порядке нужно иметь в организации, чтобы не возникло больших проблем в момент перехода на новые правила (например, для главного бухгалтера, руководителя договорного отдела и т.д.).

Также стоит обсудить с конкретными сотрудниками вопрос о том, готовы ли они получить УКЭП физического лица и использовать в деловой деятельности организации. Поскольку законодательством не закреплена обязанность гражданина иметь УКЭП, с этим могут возникнуть трудности. Наверное, имеет смысл продумать вопрос о том, как сотруднику будут компенсироваться финансовые затраты на получение УКЭП в коммерческих УЦ или как иначе будет стимулироваться получение и использование в интересах организации таких подписей.

При этом важно понимать, что данный вид подписи – собственность физлица, которой он будет пользоваться не только при подписании документов на работе. Поэтому дополнительно и нужна доверенность от работодателя. По той же причине нельзя требовать у человека передачи ключевого носителя с закрытым ключом кому-либо из других сотрудников организации. Этой подписью может пользоваться только ее владелец, если только он не хочет крупных неприятностей на свою голову.

Реально оценить организационные, технические, финансовые меры, которые нужно будет осуществить в организации, можно будет только после выхода полноценной нормативно-правовой базы по данному вопросу, и, прежде всего, связанной с порядком использования доверенностей.

Сноски 2

  1. Скачать Список аккредитованных удостоверяющих центров можно здесь: https://digital.gov.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/. По данным на 14.07.2021 был опубликован список УЦ по состоянию на 02.07.2021, и он продолжает постоянно обновляться. Вернуться назад
  2. См.: https://ca.kontur.ru/Files/Modules/CaDocuments/Reshenie_ob_akkreditacii_udostoveryayushhikh_centrov_SKB_Kontur_i_Sertum-Pro_21.06.2021.pdf Вернуться назад
Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Про подпись на документе, которую можно заменить актом

Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому? Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД. Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.

Отстранение от работы невакцинированного сотрудника: основание и образцы документов

После Москвы все больше регионов вводит обязательную вакцинацию от коронавируса для работников определенных сфер деятельности. Рассказываем, кого работодателю придется отстранить от работы и под угрозой каких штрафов. Какие документы оформить, чтобы проверяющие «были довольны» и отстраненные сотрудники не смогли оспорить законность недопуска к работе и неначисления зарплаты за это время (показали образцы приказов, уведомления сотрудников, служебной записки, табеля учета рабочего времени и личной карточки).

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.