Во многих организациях сейчас не понимают, что делать с усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) сотрудников (физлиц). Если с УКЭП юрлица все ясно, то с УКЭП сотрудников – нет. Согласно новым законодательным нормам:
- с 1 июля 2020 года началась аккредитация удостоверяющих центров (УЦ) по новым правилам;
- с 1 июля 2021 года УЦ, аккредитованные по старым правилам, теряют право на выпуск сертификатов ключей проверки подписи, т.е. они смогут работать только на обслуживание еще действующих сертификатов до 31 декабря 2021 года;
- с 1 января 2022 года сертификаты ключей проверки подписи, выпущенные УЦ по старым правилам, прекращают свое действие;
- с 1 января 2022 года УЦ, не прошедшие аккредитацию по новым правилам, прекращают свою деятельность.
Получается, что до 1 июля 2021 г. оформить УКЭП можно было в любом аккредитованном УЦ, а после этой даты – только в УЦ, получившем аккредитацию по новым правилам.
Перечень аккредитованных УЦ, опубликованный на сайте Минцифры, дан по состоянию на 2 июля 2021 года. После 1 июля 2021 года там зарегистрировано только 2 УЦ, которые были аккредитованы по новым правилам в соответствии с решением Правительственной комиссии, уполномоченной на принятие решения об аккредитации удостоверяющих центров (протокол от 01.07.2021 № 5):
- АО «Информационные технологии и коммуникационные системы» (АО «ИнфоТеКС»),
- ПАО «Промсвязьбанк».
При этом, например, СКБ Контур еще 23.06.2021 сообщил, что его удостоверяющие центры СКБ Контур и «Сертум-Про» тоже прошли такую аккредитацию. Однако пока на сайте Минцифры в перечне этих УЦ нет.
Что в этой связи организации стоит предпринять:
- с 1 июля 2021 года руководитель юридического лица может обратиться в УЦ ФНС, чтобы получить электронную подпись юридического лица. С этим не стоит затягивать, поскольку в конце года из-за большого числа желающих могут возникнуть проблемы с ее оформлением и получением, а без этой подписи организация работать не сможет;
- проверить срок действия всех остальных сертификатов ключа проверки ЭП, которые используются в вашей организации, и выявить те, срок действия которых заканчивается ранее 31 декабря 2021 года. Если такие сертификаты есть, то вам необходимо решить, как лучше действовать:
- досрочно отозвать сертификаты и оформить новую УКЭП с сертификатом, срок действия которого позволит вам спокойно его использовать до 31 декабря, или
- дождаться, когда срок действия сертификата истечет, и оформлять УКЭП в УЦ, получившем аккредитацию по новым правилам.
Отметим, что эти подписи юридического лица, выданные на сотрудников организации по старым правилам, можно будет использовать только до 31 декабря 2021 года.
И пока не до конца понятно, как быть с УКЭП физических лиц по новым правилам, чтобы не получилось провала после 31 декабря 2021 г. Ведь для работы в дополнение к УКЭП физлица надо иметь доверенность от организации, форму которой должны утвердить, но этого еще не сделали (хотя до 31 декабря 2021 г. еще вполне могут успеть).
Можно обсудить с юристами и руководством вопрос о том, подписи каких сотрудников в обязательном порядке нужно иметь в организации, чтобы не возникло больших проблем в момент перехода на новые правила (например, для главного бухгалтера, руководителя договорного отдела и т.д.).
Также стоит обсудить с конкретными сотрудниками вопрос о том, готовы ли они получить УКЭП физического лица и использовать в деловой деятельности организации. Поскольку законодательством не закреплена обязанность гражданина иметь УКЭП, с этим могут возникнуть трудности. Наверное, имеет смысл продумать вопрос о том, как сотруднику будут компенсироваться финансовые затраты на получение УКЭП в коммерческих УЦ или как иначе будет стимулироваться получение и использование в интересах организации таких подписей.
При этом важно понимать, что данный вид подписи – собственность физлица, которой он будет пользоваться не только при подписании документов на работе. Поэтому дополнительно и нужна доверенность от работодателя. По той же причине нельзя требовать у человека передачи ключевого носителя с закрытым ключом кому-либо из других сотрудников организации. Этой подписью может пользоваться только ее владелец, если только он не хочет крупных неприятностей на свою голову.
Реально оценить организационные, технические, финансовые меры, которые нужно будет осуществить в организации, можно будет только после выхода полноценной нормативно-правовой базы по данному вопросу, и, прежде всего, связанной с порядком использования доверенностей.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
