К сожалению, в настоящее время нет правого акта, который устанавливал бы единые требования к скреплению всех многостраничных документов или скреплению многостраничных документов, принадлежащих к одной системе документации.
Однако необходимо помнить, что в Российской Федерации нормы документирования управленческой деятельности на общегосударственном уровне устанавливаются децентрализованно. То есть требования к подготовке и оформлению документов разных видов устанавливаются разными законодательными и нормативными актами, которые издают разные государственные органы. Соответственно, требования по скреплению (прошивке) того или иного вида документа могут устанавливаться в отдельном правовом акте, а правила скрепления документов разных видов могут различаться, в том числе по тексту надписи, наносимому на наклейку, оттиску печати, подписывающим лицам и т.д.
Фрагмент документа
Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства», утвержденный приказом Минкультуры России от 28.12.2009 г. № 894
Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
46. Органы и организации, исполняющие полученные от Росархива и непосредственно из-за рубежа запросы, готовят архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
47. …В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (для государственных органов и органов местного самоуправления, государственных и муниципальных архивов) или печатью организации.
Фрагмент документа
Инструкция о порядке представления документов для получения лицензий, отчетов об исполнении выданных лицензий и требованиях к оформлению лицензий, заявлений на их получение и дополнительных перечней продукции военного назначения, утвержденная приказом ФСВТС России от 28.08.2009 г. № 59-од
2.3. Представляемые организацией-заявителем документы, состоящие более чем из одного листа, должны быть прошиты и пронумерованы, о чем на обороте последнего листа производится запись «В настоящем (наименование документа) пронумеровано, прошито и скреплено печатью (наименование организации-заявителя) (количество числом (словами) листов», которая заверяется подписью должностного лица организации-заявителя, уполномоченного подписывать заявления, и скрепляется печатью организации-заявителя…
6.3.5. В случае, если письмо ФСВТС России оформлено на нескольких листах, они должны быть прошиты и пронумерованы, о чем на обороте последнего листа производится запись «В настоящем письме пронумеровано, прошито и скреплено печатью ФСВТС России № (номер печати) (количество числом (словами) листов», которая заверяется подписью подписавшего письмо должностного лица и скрепляется его номерной печатью.
Фрагмент документа
Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 г. № 439 (ред. от 09.03.2010 г.)
4. Каждый документ, содержащий более одного листа, представляется в регистрирующий орган в прошитом, пронумерованном виде. Количество листов подтверждается подписью заявителя или нотариуса на обороте последнего листа на месте прошивки.
Отметим, что скрепление или прошивка листов многостраничного документа производится прежде всего для сохранения целостности документа и избежания возможности замены его отдельных листов. Поэтому если в правовом акте не устанавливаются требования по прошивке листов того или иного вида документа, а ваша организация желает скреплять листы документов данного вида, то в инструкции по делопроизводству (или ином локальном нормативном документе) нужно регламентировать порядок скрепления, указав, как это делается и какими сотрудниками. Чем четче и подробнее будет описана данная операция, тем лучше. Ведь это позволит скреплять документы данного вида однообразно и выделить ответственных лиц за данную операцию.
Обычно листы прошивают на два или четыре прокола (количество проколов для не очень «толстых» документов не имеет особого значения), после этого на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа документа наклеивается лист формата А7 (74 × 105 мм) или меньше, на котором указывают:
- количество прошитых листов (обычно цифрами и прописью),
- а также наименование должности лица, заверившего прошитие документа, его личную подпись и расшифровку подписи (это может быть как лицо, подписавшее документ, так и иной сотрудник, например, службы ДОУ),
- кроме того, при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, заверяющего скрепление документа, и оборотную часть последнего листа документа.
При прошивке многостраничных документов, составленных двумя или более организациями (например, договоров), на наклеиваемом листе должны указываться подписи и оттиски печати каждой из сторон.
Если существует правовой акт, действующий на уровне страны или распространяющийся на вашу организацию и устанавливающий требования по скреплению листов документа определенного вида, то ваша организация не может нарушать его положений. В данном случае в инструкции по делопроизводству (или ином локальном нормативном документе) нужно повторить требования данного правового акта. То есть если существует требование, что при скреплении листов должна использоваться печать организации, вы не можете заверять скрепление печатью подразделения. Дублировать требования правового акта в локальном нормативном документе нужно для того, чтобы все правила по оформлению документов, создаваемых в вашей организации, были сосредоточены в одном документе (или нескольких внутренних документах) и были доступны всем сотрудникам вашей организации.
