Естественное желание руководителей любого уровня – это экономия денежных средств организации. И, как правило, экономить начинают на заработной плате работников. Этот процесс имеет два направления: желание уволить «лишних» людей, а после их увольнения всю работу распределить между оставшимися. Чистка рядов, как правило, начинается с работников делопроизводственного аппарата. Для того чтобы защитить сотрудников ДОУ от неминуемого сокращения, а еще лучше – доказать работодателю, что службу необходимо расширять, Вам, конечно, потребуется знание основ нормирования труда.
Основными документами, регламентирующими деятельность работников в этой области, являются:
- Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23;
- Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72;
- Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152;
- Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57.
Хотелось бы также обратить Ваше внимание на выступления и публикации такого широко известного автора, как Янковая Валентина Федоровна (кандидат исторических наук, заместитель директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), доцент Государственного университета управления).
В соответствии с нормами времени на обработку входящих документов, установленных в разделе 5 Норм времени 2002 года (фрагмент этого документа см. ниже), рассчитаем, сколько рабочего времени ежедневно затрачивает сотрудник службы ДОУ на регистрацию входящей корреспонденции, если за год всего зарегистрировано 7139 документов данной группы.
Вычислим, какое количество входящих документов регистрируется в организации ежедневно (в среднем):
(7139 документов : 12 месяцев) : 21 рабочий день в месяце = 28 документов.
Рассчитаем, сколько времени, в соответствии с установленными нормами, должно быть затрачено сотрудником на выполнение данной работы:
28 документов : 10 документов (единица измерения для данной нормы) х 0,65 часа (норма времени) = 1,84 часа.
В итоге получается примерно 2 часа ежедневно.
Особое внимание уделите пункту «Содержание работы», в котором перечисляются виды работ, входящих в нормируемый процесс.
Фрагмент документа
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23
5. Обработка, регистрация, учет количества документов
5.1. Обработка поступающих документов
Содержание работы: прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, заполнение регистрационных карточек, штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю федерального органа исполнительной власти или его заместителям для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения.
Нормы времени на обработку входящих документов
Исполнители – работники канцелярии, экспедиции.
Единица измерения – десять документов.
Ссылка на утвержденные нормативы может Вам помочь при общении с руководством. Но при нормировании труда работников службы ДОУ необходимо учесть еще факт использования (или отсутствия) средств вычислительной техники, программного обеспечения, от этого во многом будет зависеть расчет норм выработки. Приведу пример.
Регистрация входящих документов может осуществляться как на бумажном носителе (в журнале регистрации, на регистрационных карточках), так и в электронном виде (в таблице, созданной средствами WORD или EXCEL, либо в специальной системе электронного документооборота). Естественно, время, затраченное на регистрацию одного и того же документа, в каждом из перечисленных вариантов окажется различным.
То же самое можно сказать и о характере работы различных сотрудников: один затрачивает на регистрацию документа меньшее количество времени, чем другой. Это зависит от индивидуальных способностей человека, а также от тех или иных технологий, которые он использует в своей работе. Например, если способности, опыт профессиональной деятельности у сотрудников одинаков, то стоит приглядеться к используемым приемам и методам труда.
Первым шагом на пути к нормированию труда сотрудников ДОУ может стать такой широко используемый метод, как фотографирование рабочего дня или какого-либо процесса. Лучше начинать с процессов.
Например, выбрать один бизнес-процесс: регистрация входящей корреспонденции (при этом лучше выбрать документы одной группы) и с секундомером в руках замерить время, потраченное вашими сотрудниками на его выполнение. Для ровного счета взять 10 документов (при этом обратите внимание на то, что человек имеет особенность уставать от выполнения монотонной работы). Замерить общее время, потраченное на регистрацию данных документов, а потом поделить на 10 – получится среднее время, потраченное на регистрацию одного документа.
Уверяю, что Вас удивит существенная разница между «лучшим» и «худшим» результатом даже одного работника. При этом результаты, полученные в начале и конце рабочего дня, будут также отличаться друг от друга.
После сравнения результатов рассчитайте средний показатель. Средний результат умножьте на среднее количество документов, которое поступает на регистрацию ежедневно. Так вы получите среднюю норму выработки. При этом необходимо учитывать и время, потраченное сотрудником на сортировку писем, на вскрытие конвертов, на изъятие документа из конверта и т.д. Еще прибавьте время перерывов и так далее.
Таким образом, Вы ответите на вопросы:
- как организован Ваш бизнес-процесс;
- выявите наиболее трудоемкие операции;
- выявите причины сбоев;
- изучите передовые методы труда.
И в зависимости от поставленной задачи (цели) рассчитаете необходимые нормы выработки, значительно улучшив работу подразделения.
