Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» установлено, что на основе утвержденных Правил федеральные органы исполнительной власти издают инструкции по делопроизводству (п. 2 и 3 Постановления и п. 3 Правил). В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» данное требование должно соблюдаться исполнительными органами в субъектах Российской Федерации и органами местного самоуправления (п. 2 ст. 11). Остальные организации руководствуются этим как лучшей практикой, т.к. данное требование для них необязательно.
Традиционно основным внутренним нормативным документом организации, устанавливающим требования к созданию документов и технологиям их обработки, является инструкция по делопроизводству. В ней устанавливаются:
- принципы организации делопроизводства,
- правила составления и оформления основных видов документов,
- общие правила предварительного рассмотрения и маршрутизации документов и особенности их обработки в зависимости от документопотоков, деятельность руководства по рассмотрению документов, проставлению резолюций и установлению сроков исполнения, работа исполнителя с документами и т.п.
К инструкции прилагаются:
- образцы и формы документов,
- учетно-регистрационные формы (все виды карточек),
- справочники и классификаторы,
- схемы документопотоков и др.
В процессе разработки инструкций по делопроизводству советуем руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
Но модернизация коснулась и регламентации делопроизводства. Рекомендуем обратить внимание на лучшие практики некоторых организаций, в которых за образец разработки и оформления инструкции по делопроизводству взяты Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция создается как краткий технологический документ самого высокого уровня в данной предметной области, в структуре которого пять основных тематических разделов. Как и в Правилах делопроизводства, в данных разделах закрепляются принципиальные организационные основы, на которых разрабатываются четкие технологические требования к выполнению конкретных делопроизводственных операций на различных участках работы с документами.
В развитие инструкции по делопроизводству разрабатывается система регламентов, правил и даже стандартов (СтП), например:
- регламент/правила издания распорядительных документов на основе единоначалия;
- общие правила согласования документов;
- регламент/правила договорной работы;
- правила регистрации поступающих и отправляемых документов;
- правила/регламент приема и отправки корреспонденции через отделения почтовой связи;
- стандарт (СтП) «Составление и оформление служебных записок» и т.п.
Структура подобной системы регламентации может устанавливаться в политике управления документами в соответствие с ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007 или в соответствующем стандарте предприятия (СтП).
В процессе разработки регламентирующих документов по делопроизводству необходимо также учесть, что официальный управленческий документ находится в сфере регулирования трех систем стандартов:
- стандарты серии ИСО 27000 – информационная безопасность;
- стандарты будущей серии 30300, основанной на требованиях к управлению документами на базе ИСО 15489 (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007);
- стандарты серии ИСО 9000 – система менеджмента качества (ГОСТ Р ИСО 9000-2008 и ГОСТ Р ИСО 9001-2008).
Каждая система (семейство) стандартов имеет свою предметную область регулирования и свою собственную сферу применения. Стандарты системы менеджмента качества направлены на регламентацию и управление процессами создания продукции в любом секторе промышленности или экономики (не устанавливаются требования к самой продукции) и обеспечение благодаря этому устойчивости качества продукции в соответствии с обещаниями бренда и требованиями потребителей. В системе менеджмента качества большую роль играют документы как средство фиксации информации о продукции. Политика организации в области управления качеством документируется, аудит проводится на основе действующих регламентов и стандартов, технологические процедуры документируются в спецификациях, схемах, чертежах и т.п., но сами документы не являются предметом непосредственного регулирования в данной системе стандартов, к документам не может быть применено в прямом смысле слова понятие «продукт» и не могут быть установлены потребительские свойства в аспекте качества документа. Отдел менеджмента качества не может проверять оформление распорядительных документов или устанавливать какие-либо требования к их форме, но вот отдел делопроизводства может разработать единую унифицированную форму для издания распоряжений, которыми начальники цехов устанавливают производственные режимы, вносят в них изменения или как-то иначе регулируют производственные процессы, определяющие качество продукции.
Во взаимодействии с отделом менеджмента качества рекомендуем разработать политику управления документами в соответствии с требованиями ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007, политику информационной безопасности, политику в области качества продукции. На основе этих политик далее можно будет разрабатывать уже систему регламентирующих технологических, производственных, научно-технических и организационных документов.
