Почему реквизит «отметка о наличии приложения» оформляется не так, как предписывает ГОСТ Р 6.30-2003: иногда слово «Приложение» пишется во множественном числе – «Приложения»?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 03 / 2012

Вопрос

Мы (Департамент управления делами) выписываем ваш журнал и всегда внимательно его изучаем. Огромное спасибо за прекрасное издание и полезную информацию! Однако у меня есть вопрос. Вернее, я хотела бы уточнить, почему в приведенных в разных номерах журнала примерах оформления писем реквизит «отметка о наличии приложения» оформляется не так, как предписывает ГОСТ: вы пишете слово «Приложения» вместо слова «Приложение»?

Отвечает

Наталия Лобанова

главный редактор журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

Вы правы относительно того, что ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует при оформлении отметки о наличии приложений писать слово «Приложение» в единственном числе, даже когда приложений несколько.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

<. .>

Мы у себя в редакции отдельно решали вопрос о том, чему следовать: указаниям этого ГОСТа (которые знают не все получатели писем) или правилам русского языка (которые известны большинству). Решили, что при наличии нескольких приложений будем писать слово «Приложения» во множественном числе. Аргументы следующие:

ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер.
К сожалению, разработчики нормативных документов в сфере управления документами иногда «балуют» нас своей неграмотностью (то новое наименование для ранее действующего реквизита придумают, то местоположение реквизитов перетасуют и т.д.). И в рассматриваемой ситуации, по нашему предположению, разработчики просто не обратили внимания на правила русского языка, приведя во всех примерах (с одним и несколькими приложениями) слово «Приложение» в единственном числе, а может быть, они стремились унифицировать элементы написания этого реквизита, но все равно получилось неграмотно.
Получателям писем, не знакомым с рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003, составитель письма может показаться не совсем грамотным человеком.

Поэтому мы решили в образцах документов в своем журнале следовать правилам русского языка при написании слова «Приложения» или «Приложение», а во всем остальном при оформлении этого реквизита – придерживаться рекомендаций ГОСТа.

Благодарим Вас за внимательность и этот вопрос. Профессионалов от дилетантов отличает как раз понимание тонкостей :)