Приказ об исполнении обязанностей относится к приказам по основной деятельности, он является организационным документом (с постоянным сроком хранения), а не приказом по личному составу о замещении, поскольку закрепляет делегирование на определенный период времени всей полноты полномочий по управлению организацией, которой в соответствии с уставом или положением о ней обладает первый руководитель (единоличный исполнительный орган).
Если в уставе организации зафиксировано, например, что «... на период временного отсутствия Председателя Правления приказом Председателя Правления назначается исполняющий его обязанности» (или «... на период своего временного отсутствия Председатель Правления назначает должностное лицо, временно исполняющее его обязанности...»; возможны и другие варианты регламентации формы делегирования полномочий в уставе организации), то в тексте приказа, оформляющего временное делегирование, фиксируется именно такое управленческое действие:
Пример 1. Фрагмент приказа о назначении исполняющего обязанности
В период временного исполнения обязанностей Первый заместитель Председателя правления Сидоров С.И. будет оформлять свою подпись на внутренних и внешних документах таким образом (документы оформляются на бланках Общества):
Пример 2. Подпись исполняющего обязанности
Если в уставе организации зафиксировано, что «... на период временного отсутствия Председателя Правления обязанности по управлению Обществом возлагаются на Первого заместителя Председателя Правления», то в приказе о делегировании оформляется именно такое действие:
Пример 3. Фрагмент приказа о возложении обязанностей на иное должностное лицо
В период срока действия подобного приказа внутренние и внешние документы организации будут подписываться:
Пример 4. Подпись заместителя отсутствующего должностного лица
Таким образом, при оформлении документов и их реквизитов рекомендуем всегда выявлять организационные основы конкретного процесса документирования и анализировать управленческую ситуацию. Потому что при решении вопроса о делегировании дополнительно должен учитываться и вопрос о необходимости выдачи доверенности в связи с делегированием прав (лимитов материальной ответственности) на заключение сделок (подписание договоров).
«Лучшие практики» организаций показывают, что даже при издании приказов о делегировании дополнительно почти всегда оформляется доверенность на период временного исполнения обязанности первого руководителя (единоличного исполнительного органа). А при заключении договоров при лимите сделки, в полном объеме соответствующем лимиту первого руководителя, в подписи временно исполняющего обязанности на договорах иногда указывается:
Пример 5. Подпись заместителя с данными доверенности на важнейших документах
В целом же должностные лица организации подписывают документы в соответствии с распределением обязанностей, которое устанавливается приказом или специальным организационным документом (разрабатывается положение) о системе делегирования полномочий в организации. Без оформления делегирования заместитель первого руководителя организации может подписывать документы в отсутствие руководителя только по тем вопросам, которые входят в его компетенцию.
Не допускается подписывать документы с проставлением перед наименованием должности косой черты или предлога «За».
Наименование должности при оформлении реквизита подпись необходимо оформлять полностью, т.е. так, как оно зафиксировано в штатном расписании организации, а на его основе – и в положении о структурном подразделении, положении о должности руководителя. Кроме того, полное оформление наименования должности в реквизите подпись отражает высокий статус должности и усиливает официальный характер документа. Поэтому если в устной речи допустимо употребить сокращенные наименования «Замминистра», «Замдиректора», «Первый зам.», то в официальных документах (и особенно как часть реквизита подпись) всегда следует оформлять:
Пример 6. Слово «заместитель» в подписи пишется без сокращений
