Top.Mail.Ru
Вопрос
Номенклатура дел с прошлого года сильно изменилась (из-за неправильности составления прошлой), изменились также и индексы дел. Как теперь указывать в ней переходящие дела, если индекс теперь совсем другой?
Отвечает

Задан очень хороший вопрос. Действительно, если изменений индексов в номенклатуре дел нет, то в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел на очередной год вносится простая запись, например: «Переходящее с 2010 года». Если изменения коснулись небольшого количества индексов, то запись уточняется: «Переходящее с 2010 года, индекс № 01-12», т.е. в примечании закрепляется соответствие индексов дел по предыдущей и по новой утверждаемой номенклатуре дел. Если же изменения в номенклатуре дел очень серьезные, то работа усложняется.

Вспоминаем теорию вопроса. Номенклатура дел является многофункциональным документом, и в данной ситуации необходимо вспомнить, что она является важнейшим классификационным справочником, который используется для систематизации документального фонда организации. В процессе развития, ведения и изменения любого классификатора его актуальность обеспечивается с помощью справочного аппарата, в том числе, справочных таблиц, которые называются обычно таблицами соответствия.

В случае существенного изменения и главной таблицы, и конкретной нумерации дел (индексов дел) в конкретной номенклатуре дел рекомендуем разработать Таблицу соответствия индексов переходящих дел, в которой фиксируются индексы переходящих дел по утвержденным номенклатурам дел на предыдущие годы (см. Пример 1). В Таблице соответствия графа 2 «Заголовок дела» является факультативной, но мы рекомендуем ее внести и заполнять, несмотря на определенную трудоемкость. Заголовки дел уточняются и редактируются ежегодно, отражая фактический состав документов дела, и реальный заголовок облегчит в последующем поиск документов и формулирование (а также аннотирование) заголовков дел в процессе составления годовых разделов описей дел.

Таблица соответствия может быть оформлена как приложение к новой номенклатуре дел и утверждена в ее составе.

Пример 1. Таблица соответствия индексов переходящих дел

Поскольку у Таблицы соответствия нет обязательной утвержденной формы, на практике можно встретить таблицы с иной последовательностью граф.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?