Как оформить выписку из спецификации, если в нее нужно включить приложение? Как нумеровать страницы выписки?

Вопрос
Делаю выписку из спецификации, собираюсь в ней отразить титульный лист и одно из приложений спецификации. Какая нумерация листов должна быть в выписке? Приложение в выписке нумеровать за теми же номерами листов, что и в подлиннике документа, или в выписке должна быть самостоятельная нумерация листов?
Отвечает

Выписка – это копия части документа, заверенная в установленном порядке (ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

При оформлении выписки из документа необходимо перенести в ее заголовочную часть наименование автора в той форме, в какой это сделано в его подлиннике (полное наименование с указанием организационно-правовой формы; возможно наличие вышестоящей организации). Прописными (заглавными) буквами оформить наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ СПЕЦИФИКАЦИИ), дату и индекс спецификации как идентификационные реквизиты данного документа, а также гриф утверждения (если он был на подлиннике). В оформляющую часть выписки вносятся наименования должностей лиц, ­подписавших подлинник, и расшифровки их подписей (И.О. Фамилия).

А удостоверять выписку будет ваша подпись с указанием наименования должности, личного росчерка и расшифровки. Ниже подписи на следующей строке необходимо оформить дату, когда была сделана выписка, которая и будет датой выписки из спецификации. В Варианте 1 Примера 1 показана заверительная надпись, оформленная согласно п. 3.26 действующего пока ГОСТа Р 6.30-2003. Но уже сейчас его планируется изменить (читайте новость «Грядет новый ГОСТ об оформлении организационно-распорядительной документации», чтобы в заверительную надпись добавить информацию о местоположении оригинала, с которого изготовлена копия (см. Вариант 2 в Примере 1):

Пример 1. Заверительная надпись (обычно оформляется на одностраничной копии или выписке документа)

При необходимости выписка может быть удостоверена печатью. Как правило, в положении о службе делопроизводства (раздел «Права») фиксируется, что руководитель и уполномоченные сотрудники службы делопроизводства имеют право удостоверять копии и выписки из документов организации с заверением печатью данного подразделения или «главной» печатью организации.

Но копируется и удостоверяется в выписке, прежде всего, основной идентификационный реквизит документа – текст. Поэтому в вашем случае рекомендуем сначала оформить в содержательной части выписки название раздела специ­фикации и тот пункт текста, к которому сделано приложение и дана ссылка на него, а затем и само приложение. Заверительная надпись с вашей подписью, которая удостоверяет выписку и придает ей юридическую силу (Пример 1), оформляется в данном случае на последнем листе приложения, ради которого вы и оформляете выписку.

В подлиннике документа (спецификации) нумерация страниц должна быть оформлена в валовом порядке, начиная со страницы 2, т.е. приложения отдельно не нумеруются, а входят в общее количество листов документа. В выписке из спецификации нумерация страниц также должна быть самостоятельной и ­валовой, начиная со стр. 2, поэтому:

  • на стр. 1 выписки ее номер не проставляется, а начинают нумероваться последующие страницы: 2, 3, 4 и т.д. по порядку;
  • первой страницей выписки может быть титульный лист спецификации, только на нем необходимо правильно оформить название вида документа: вместо «СПЕЦИФИКАЦИЯ...» записать «ВЫПИСКА ИЗ СПЕЦИФИКАЦИИ...»;
  • на второй странице может быть указано наименование раздела спецификации и тот его пункт, к которому относится приложение; далее можно поместить подписи (без личных росчерков), если они были оформлены не на ­титульном листе, а после текста спецификации;
  • потом идут страницы приложения (тогда первая страница приложения скорее всего окажется 3-й страницей выписки) и на последней странице приложения оформляется заверительная надпись с подписью лица, сделавшего выписку из документа (Пример 1).

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа документа (п. 4.9 действующего ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Пример 2. Заверение сшива многостраничной выписки

Выписка из документа должна быть скреплена, а в случае необходимости и прошита (это делается обычно при представлении выписки во внешние организации): на обороте последнего листа документа оформляется удостоверительная надпись с указанием общего количества листов (цифрами и прописью), см. Пример 2. Ее также могут подписывать руководитель или уполномоченные сотрудники службы делопроизводства и заверять печатью данного подразделения или печатью организации. Обратите внимание: при заверении сшива (как в Примере 2) заверительная надпись оформляется на нем в обычном порядке.

Таковы общие правила оформления выписок из документов, которые сложились, в основном, при оформлении документов, относящихся к системе организационно-распорядительной документации.

Но рекомендуем всегда обращать внимание на то, к какой системе документации относится документ, с которым вы работаете. Спецификация может относиться к системам торговой, технологической, конструкторской и др. документации, в которых могут действовать иные правила дублирования и копирования документов. Например, действуют межгосударственные стандарты единой системы конструкторской документации (ЕСКД): ГОСТ 2.102-2013 «ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов», ГОСТ 2.502-2013 «ЕСКД. Правила дублирования», ГОСТ 2.602-2013 «ЕСКД. Эксплуатационные документы», в которых в зависимости от характера использования конструкторского документа устанавливаются некоторые особенности оформления ­дубликатов и копий / выписок, а также удостоверительных надписей.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?